Münster/Diez, 01. April 2025 – Die Verbandsgemeinden Diez, Kaisersesch, Montabaur und Weißenthurm haben sich zusammengeschlossen, um ihre Verwaltungsprozesse effizienter zu gestalten. Im Rahmen des Projekts „Prozessoptimierung durch interkommunale Kooperation der Verbandsgemeinden Diez, Kaisersesch, Montabaur und Weißenthurm“ (OPTIKOM) arbeiten sie in den kommenden zwei Jahren an einer gemeinsamen Wissensdokumentation ihrer Prozesse. Die Münsteraner PICTURE GmbH begleitet das Projekt als externer Experte; das Land Rheinland-Pfalz stellt Fördermittel zur Verfügung.

Im Februar fand die Auftaktveranstaltung in Diez statt: Vor der historischen Kulisse des Grafenschlosses trafen die Projekt- und Büroleitungen der vier Verbandsgemeinden und die Expertinnen und Experten der PICTURE GmbH zusammen. Gemeinsam legten sie erste konzeptionelle Grundlagen fest und formulierten die Ziele des Projekts.

Im Fokus steht die Wissensdokumentation von Prozessen, um die Abläufe transparenter zu machen. Dies erleichtert die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und verhindert Wissensverluste, wenn Personen die Verwaltung verlassen. Um die Digitalisierung weiter voranzutreiben, gilt es außerdem die Prozesse hinsichtlich ihres Digitalisierungspotenzials zu priorisieren. Ein weiteres Ziel ist der Aufbau einer Datenbank für kritische Notfall-Szenarien: Tritt ein Szenario wie ein IT-Ausfall ein, sollen kritische Prozesse herausgefiltert und Abläufe für den Notfall festgelegt werden, um schnell und sicher reagieren zu können. Mittelfristig sollen im Projekt Lösungen entstehen, die potenziell auch für weitere Verbandsgemeinden Nutzen stiften können.

„Selbst kleine Verbandsgemeinden sind für mehr als 1.000 unterschiedliche Prozesse verantwortlich. Diese zu dokumentieren, zu optimieren und zu digitalisieren birgt enormes Verbesserungspotenzial – erfordert jedoch auch Ressourcen, die viele kleine Kommunen allein nicht aufbringen können“, berichtet Barbara Krischke, Digitalisierungsbeauftragte der Verbandsgemeinde Diez und Initiatorin des OPTIKOM-Projekts. „Genau dort setzt die interkommunale Zusammenarbeit an“, erklärt Sara Dresselhaus, Senior-Beraterin der PICTURE GmbH. „Durch das Bündeln von Ressourcen können die Gemeinden ihre Prozesse schneller optimieren. Die gemeinsame Modellierung von Abläufen spart Zeit und ermöglicht einen arbeitsteiligen Ansatz. Langfristig entstehen außerdem stabile Netzwerke, die über das Projekt hinaus bestehen bleiben und den kontinuierlichen Austausch zwischen den Kommunen fördern“.

Im Austausch mit den anderen beteiligten Verbandsgemeinden soll im OPTIKOM-Projekt ein gemeinsames Prozessregister entstehen. Dieses steht am Ende allen Beteiligten zur Verfügung und vereint die teils unterschiedlichen Entwicklungsstände im Prozessmanagement. Dazu sind während der zweijährigen Projektlaufzeit regelmäßige Prozesswerkstätten, Workshops und Schulungen geplant.

Auch Hendrik Woltering, Teamleiter Beratung bei der PICTURE GmbH, blickt zuversichtlich auf das Projekt: „Seit Jahren begleiten wir interkommunale Kooperationsprojekte in verschiedenen Bundesländern. Es ist immer wieder toll zu sehen, wie gerade kleinere Kommunen ihre Kräfte vereinen und wie viel sie gemeinsam erreichen. Ich freue mich, das mit OPTIKOM nun auch in Rheinland-Pfalz ein interkommunaler Leuchtturm erstrahlt.“

Über die PICTURE GmbH

Die PICTURE GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes und unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Münster (Westfalen), das sich mit einem Team aus über 60 Branchen- und Methodenexpert*innen und einem umfangreichen Lösungsportfolio auf Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor spezialisiert hat.

Seit Gründung im Jahr 2008 haben wir deutschlandweit über 350 Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Wir bieten mit der Kombination aus erfahrenen Mitarbeitenden, selbst entwickelten und betriebenen Softwarewerkzeugen, einem Schulungsprogramm sowie einem umfangreichen Werkzeugkoffer aus Methoden, Inhalten und Hilfsmitteln alle Bestandteile zur Problemlösung aus einer Hand, was in dieser Form einmalig für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist.

Im Ergebnis unterstützen und befähigen wir Organisationen, Führungskräfte und Mitarbeitende im öffentlichen Sektor dabei, ihre Aufgaben motivierter, zielgerichteter, kostengünstiger, in höherer Qualität, schneller und/oder rechtssicherer erledigen zu können.