Prozessmanagement, Anträge und Formulare sind unverzichtbar im Verwaltungshandeln – und lassen sich nun nahtlos in eine Software integrieren. Eine neue Schnittstelle ermöglicht es, formcycle als Erweiterungsmodul für die PICTURE-Prozessplattform zu nutzen. Mit dieser Verknüpfung von Prozessmanagement und Formularen können Verwaltungen ihre Abläufe weiter digitalisieren, optimieren und sinnhaft verknüpfen.

Münster, den 27.03.2025 – Die PICTURE GmbH stellt mit der PICTURE-Prozessplattform eine leistungsstarke Lösung zur Verfügung, die öffentliche Verwaltungen bei der Dokumentation, Analyse und Optimierung strukturierter Arbeits- und Entscheidungsprozesse unterstützt. Sie ermöglicht die systematische Erfassung, transparente Darstellung und kontinuierliche Verbesserung aller relevanten Geschäftsprozesse, wodurch Effizienz gesteigert und Verwaltungsabläufe nachhaltig optimiert werden können. Viele dieser Prozesse basieren auf Formularen. Aus diesem Grund haben sich PICTURE und der formcycle-Hersteller XIMA Media zusammengeschlossen und eine Schnittstelle zwischen der PICTURE-Prozessplattform und dem digitalen Formularsystem formcycle, realisiert. Diese Partnerschaft schafft einen echten Mehrwert für Verwaltungen, indem sie den Prozessfluss effizienter gestaltet und Medienbrüche reduziert.

Durch diese Schnittstelle können Nutzende ihren formcycle-Katalog direkt in die Prozessplattform importieren. Der Katalog umfasst alle im Formular- und Workflow-Designer erstellten Formulare sowie kuratierte Formular-Vorlagen aus speziellen Formular-Stores, beispielsweise dem FIM-Portal oder dem DigitalStore des Bayerischen Landkreistages. Durch diese Integration können Verwaltungen nicht nur bestehende Prozesse verbessern, sondern auch neue, innovative Workflows implementieren, die den digitalen Wandel weiter vorantreiben.

Nach dem Import steht das Inhaltsverzeichnis des Katalogs in der PICTURE-Prozessplattform zur Verfügung. Prozessmodellierende können bereits bei der Modellierung gezielt passende Formulare und Assistenten auswählen und mit dem Prozessschritt verknüpfen. Lesende gelangen über veröffentlichte Links direkt zur digitalen (Live-)Fassung des Formulars, wodurch Anträge per Mausklick aus der Prozessplattform gestellt werden können. Diese nahtlose Verknüpfung ermöglicht nicht nur eine schnellere Bearbeitung, sondern auch eine transparente und nutzerfreundliche Verwaltung.

„Wir freuen uns, unseren Kunden mit formcycle die Möglichkeit zu bieten, ihr Prozess- und Formularmanagement nahtlos zu verknüpfen“, so Dr. Thorsten Falk, Geschäftsführer der PICTURE GmbH. „Im Verwaltungsalltag können sie so wertvolle Ressourcen sparen. Die Effizienzsteigerung, die wir durch diese Integration erzielen, ist ein großer Gewinn für Behörden sowie für die Bürgerinnen und Bürger.“

„Die Schnittstelle zur PICTURE-Prozessplattform bietet unseren Kunden aus dem öffentlichen Sektor einen erheblichen Mehrwert“, freut sich auch Thomas Löwe, Leiter der Produktentwicklung von formcycle. „Durch die Verbindung unserer Systeme können Behörden ihre Prozesse agiler gestalten und einfacher an neue Anforderungen anpassen. Dies ist ein wichtiger Schritt in Richtung einer zukunftsfähigen digitalen Verwaltung.“

Die Verknüpfung von PICTURE und formcycle markiert einen weiteren Meilenstein in der Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung. Durch die Kombination von Prozessmanagement und digitalen Formularlösungen entsteht eine leistungsfähige, ganzheitliche Lösung, die Verwaltungsprozesse vereinfacht und beschleunigt.

Verwaltungen, die die Schnittstelle nutzen möchten, können sich unter kundenbetreuung@picture-gmbh.de informieren.

Über die PICTURE GmbH

Die PICTURE GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes und unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Münster (Westfalen), das sich mit einem Team aus über 60 Branchen- und Methodenexpert*innen und einem umfangreichen Lösungsportfolio auf Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor spezialisiert hat.

Seit Gründung im Jahr 2008 haben wir deutschlandweit über 350 Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Wir bieten mit der Kombination aus erfahrenen Mitarbeitenden, selbst entwickelten und betriebenen Softwarewerkzeugen, einem Schulungsprogramm sowie einem umfangreichen Werkzeugkoffer aus Methoden, Inhalten und Hilfsmitteln alle Bestandteile zur Problemlösung aus einer Hand, was in dieser Form einmalig für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist.

Im Ergebnis unterstützen und befähigen wir Organisationen, Führungskräfte und Mitarbeitende im öffentlichen Sektor dabei, ihre Aufgaben motivierter, zielgerichteter, kostengünstiger, in höherer Qualität, schneller und/oder rechtssicherer erledigen zu können.

Über formcycle

Die Low-Code Plattform formcycle ist eine leistungsstarke Software zur Erstellung, Verwaltung und Automatisierung von digitalen Formularen und Workflows. Sie ermöglicht es Unternehmen und Verwaltungen, Formulare individuell zu gestalten, Eingaben effizient zu verarbeiten und automatisierte Prozesse zu steuern.

Mit formcycle können Nutzer:innen:

• Eingaben validieren und automatisch weiterverarbeiten
• Workflows definieren und Formulare in bestehende Systeme integrieren
• Daten sicher speichern und weiterleiten

Die Software wird häufig in der öffentlichen Verwaltung, im Bildungsbereich und in Unternehmen eingesetzt, um digitale Antragsprozesse zu optimieren und Papierformulare zu ersetzen.