Digitalisierung von E-Akte bis OZG
„Digitalisierung ist ein weites Feld – wir verschaffen Ihnen prozessorientiert den Überblick.“
Martin Instinsky, Bereichsleiter Beratung
Martin Instinsky,
Teamleiter Beratung
OZG-Quickcheck
Mehr Klarheit, mehr Nutzen und weniger Arbeit durch das OZG
Welche Leistungen sind für uns OZG-relevant, welche lohnen sich für uns und in welcher Reihenfolge sollten wir sie wie weit ausbauen?
Fragen Sie sich das auch? Dann ist der OZG-Quickcheck genau das Richtige für Sie…
Ich kam, sah und digitalisierte
Digitalisierungsstrategien prozessorientiert entwickeln
Welche Prozesse können von der Digitalisierung am meisten profitieren und wo fangen wir an?
Wie ist das optimale Zusammenspiel zwischen Portal, E-Akte und Fachverfahren?
Sie hätten am liebsten eine Digitalisierungsstrategie per Knopfdruck? Dann sichern Sie sich unsere Unterstützung…
Automatisierter Unsinn bleibt Unsinn
Prozesse optimieren und (dann) digitalisieren
Eine Software ist nur so gut, wie der organisatorische Ablauf, den sie unterstützt. Daher lohnt sich fast immer eine Prozessoptimierung im Vorfeld eines IT-Projekts.
Und die Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sondern der Nutzen für Kunden und Verwaltung sollte stets im Vordergrund stehen. Auch das erreichen Sie über eine Prozessoptimierung…
OZG-Quickcheck: mehr Klarheit, mehr Nutzen
und weniger Arbeit durch das OZG
Sie wollen das OZG umsetzen und stehen vor großen Fragen?
- Welche Prozesse sind OZG relevant?
- Welche Prozesse sind für unsere Bürgerinnen und Bürger besonders wichtig?
- Welche Prozesse bringen uns die meisten Serviceverbesserungen oder Einsparungen?
- Gibt es schon fertige Lösungen, die wir übernehmen können?
- Wie gut sind wir eigentlich schon in der Umsetzung und mit welchem Stand wären wir zufrieden?
Mit dem OZG-Quickcheck liefern wir Ihnen die Antworten
- Das OZG ist komplex: Der Quickcheck deckt auf, welche Prozesse für Ihre Verwaltung relevant sind und wo sie verortet sind.
- Alle Leistungen werden Sie nicht rechtzeitig umsetzen können – das ist auch nicht sinnvoll. Der Quickcheck sagt Ihnen, welche Leistungen am meisten nachgefragt werden UND Ihnen den meisten Nutzen stiften.
- Keine Verwaltung fängt bei Null an. Wir stellen Ihren aktuellen Reifegrad der OZG-Leistungen fest und zeigen Ihnen auf, wie viel noch zu tun ist.
- Nicht immer ist die maximale Ausbaustufe sinnvoll – der OZG-Quickcheck zeigt Ihnen auf, welche Leistung sinnvoll zu welcher Stufe ausgebaut werden sollte.
- Nicht zuletzt gibt es für viele Leistungen schon fertige Lösungen. Wir bringen unsere Erfahrungen aus hunderten Digitalisierungsvorhaben mit ein und zeigen auf, welche bestehenden Landes- oder Bundeslösungen für Ihre Verwaltung passen.
- Am Ende steht ein realistischer Umsetzungsplan für das OZG – Sprechen Sie uns an.
Vorgespräch
Verfahren klären
Basisdaten erheben
Datenerhebung im Workshop
OZG-Leistungen auf Fachämter abbilden
Fachämter auswählen
Datenerhebung mit Fachämtern
Priorisierungszahlen erheben
Reifegradanalyse
Daten auswerten
Reifegrad ermitteln
Umsetzungskonzeptionierung
Empfehlung ermitteln
Umsetzungsschritte festlegen
Präsentation für Verwaltungsspitze
Potenziale und Nutzen vorstellen
Vorhaben umsetzen
Ich kam, sah und digitalisierte:
Digitalisierungsstrategien prozessorientiert entwickeln
Wenn Sie viele Prozesse digitalisieren möchten, kann es schnell unübersichtlich werden
- In den meisten Verwaltungen gibt es weit über 1.000 unterschiedliche Geschäftsprozesse
- Diese Prozesse unterscheiden sich in ihrem technischen Reifegrad
- Jeder Prozess hat unterschiedliche Potenziale für die Digitalisierung
- Es gibt viele Prozesse, die fachlich ähnlich sind und gemeinsam digitalisiert werden könnten – Diese Synergieeffekte bleiben allerdings häufig unerkannt und damit ungenutzt.
- Es besteht bereits eine Vielzahl von Fach- und Querschnittsverfahren in den Verwaltungen– teilweise werden sie jedoch noch nicht zu 100% genutzt – teilweise fehlen Schnittstellen
- Häufig stehen zentrale Basisdienste zur Verfügung, z.B. auf Bundes-, oder Landesebene oder durch den IT-Dienstleister – häufig sind diese jedoch entweder nicht bekannt oder es fällt schwer, diese Dienste in die eigenen Geschäftsprozesse zu integrieren.
Häufige Resultate sind
- Es wird deutlich weniger digitalisiert, als möglich und sinnvoll wäre.
- Es wird an den falschen Stellen in der falschen Reihenfolge digitalisiert.
- Es werden Einzellösungen entwickelt, die nicht übertragbar und damit sehr teuer sind.
- Die Führungskräfte haben keine Übersicht über den aktuellen Digitalisierungsfortschritt ihrer Prozesse und ihrer Verwaltung.
Ein Prozessregister liefert die Digitalisierungsstrategie per Knopfdruck
- Wo fangen wir an und in welcher Reihenfolge arbeiten wir in den nächsten Jahren an unseren Prozessen?
- Welche unserer Prozesse eigenen sich besonders für die Digitalisierung und lassen sich schnell umsetzen?
- Welche Fachbereiche, Mitarbeitende und Prozesse nutzen die gleichen Fachverfahren und IT-Basiskomponenten und sollten zusammen betrachtet werden?
- Welche Leistungen werden von welchen Kundengruppen wie nachgefragt und welches Potenzial besteht für die digitale Umsetzung?
Beispiel Nutzwertanalyse
Beispiel Umsetzungsstand der Basiskomponente „E-Payment“
- Gibt es Prozesse, in denen heute schon komplett digital gearbeitet wird und was kann man daraus lernen?
- Wo gibt es Lücken in unserem IT-Bebauungsplan (z.B. fehlende Verfahren oder Schnittstellen), die für die Digitalisierung zu schließen sind?
- An welchen Stellen können wir zentrale Basisdienste optimal in unsere Prozesse einbinden?
- Wie ist unser aktueller Digitalisierungsgrad und welche Fortschritte haben wir gemacht?
Automatisierter Unsinn bleibt Unsinn:
Prozesse optimieren und (dann) digitalisieren
Vom Antrag bis zum Bescheid medienbruchfreie Leistungserbringung
Mit unseren Kunden digitalisierten wir bereits tausende Verwaltungsleistungen. Dabei ist Digitalisierung kein Selbstzweck, sondern der Nutzen für Kunden und Verwaltung steht im Vordergrund. Leider wird viel zu oft unter Digitalisierung ausschließlich das Bereitstellen von PDF-Formularen auf Webseiten verstanden und die eigentlichen Prozessabläufe werden ohne Änderung weitergelebt. Wir sind davon überzeugt, dass durch elektronische Verwaltungsarbeit enorme Potenziale für Effektivität und Effizienz geweckt werden. Man muss die Prozesse nur zu Ende denken!
So gehen wir vor
- Wir analysieren die vollständigen Abläufe entlang der gesamten Prozesskette in Ihrem Haus.
- Wir untersuchen Ihre Abläufe zuerst auf organisatorische Verbesserungspotenziale und erst danach auf technische.
- Wir dokumentieren Ihre Ist- und Sollprozesse in einer leicht verständlichen und für die digitale Umsetzung idealen Form: Mit der PICTURE-Methode.
- Ihre Prozessbeschreibungen können direkt in Ihre E-Akte/DMS und auch sonstige Systeme übernommen und umgesetzt werden.
- Ihre Prozessbeschreibungen stehen Ihnen auch nach der Optimierung und Digitalisierung dauerhaft als Dokumentation in der PICTURE-Prozessplattform zur Verfügung.
Das bringen wir mit
- Ein erfahrenes Team mit klarem Branchenfokus auf die öffentliche Verwaltung
- Umfangreiche Projekterfahrung aus der Optimierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen für Kommunen, Bundes- und Landesverwaltungen
- Einen bewährten Methodenbaukasten für die organisatorische Prozessverbesserung und Digitalisierung
- Ideale Voraussetzungen für die Umsetzung von OZG und Single Digital Gateway durch Prozessbeschreibungen gemäß dem Föderalen Informationsmanagement (FIM) und BPMN 2.0
- Eine umfangreiche Datenbank mit Musterprozessen anderer Verwaltungen, von denen auch Sie bei der Digitalisierung profitieren können.
