PICTURE-PROMPT

Komplexe Planung umsetzbar verdichtet in 6 Wochen

Es gibt viele Themen wie z.B. Wissensmanagement, OZG, E-Akte oder Stellenmanagement, bei denen Prozessmanagement unterstützen kann.

Bei der Einführung ergeben sich viele Fragen, z.B. nach dem Personalbedarf oder einem Rollenkonzept.

Als Ergebnis der Prozessmanagement Potenzialanalyse (PROMPT) erhalten Sie Antworten…

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Strategische Prozessregister

Wissen, wo die Reise hin geht

Beantworten Sie sich die Fragen, „was“ für Prozesse Sie im Haus haben und „welche“ davon für Ihre Fragestellungen in welcher Priorität relevant sind.

Wir bringen 80% der relevanten Prozesslisten mit, den Rest passen wir mit Ihnen gemeinsam an.

So sind Sie immer den Herausforderungen in IT, Organisation und Demografie einen Schritt voraus.

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Prozesse dokumentieren & optimieren

1.000-fach bewährt mit der PICTURE-Methode

Prozesse werden von Menschen dokumentiert und optimiert.

Mit der PICTURE-Methode bringen wir Menschen aus Organisation, IT und Fachbereich zusammen und führen sie intuitiv und schnell zum fachlichen Austausch – denn darum geht es.

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Vom Strohfeuer zum Leuchtturm

Prozessmanagement fest verankern

Damit Ihre Erfolge im Prozessmanagement nachhaltig Bestand haben ist es wichtig, das Thema fest in der Organisation zu verankern.

Denn ein Projekt aufzusetzen geht schnell – einen dauerhaften Kulturwandel in der Organisation herbeizuführen dauert in der Regel 3-5 Jahre – doch es lohnt sich…

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Gemeinsam statt einsam

Coaching und Projektarbeit im Partnermodell

Manchmal ist aller Anfang schwer – wir geben Ihnen Starthilfe im Prozessmanagement und begleiten Sie auf Wunsch dauerhaft auf Ihrem Weg zum Prozessprofi.

Mit unserer Erfahrung und vielen Tipps und Tricks – als Ihr Partner auf Augenhöhe.

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Wo fange ich an?

PICTURE-PROMPT – Ihr einfacher Einstieg ins Prozessmanagement

PROMPT – Die Prozessmanagement-Potenzialanalyse

Mit PICTURE PROMPT bieten wir Ihnen einen Wegweiser, der Sie durch die Fülle der Fragen zu Anfang eines Projekts führt. Die Prozessmanagement-Potenzialanalyse unterstützt Sie darin, sich ein klares Bild von Ihrer organisationsweiten Ausgangssituation zu verschaffen.

Am Ende der Potenzialanalyse erhalten Sie ein belastbares Umsetzungskonzept zur Einführung von Prozessmanagement. Es besteht aus einem Rollenkonzept, einem Ausbildungsprogramm, einer Personal- und Kostenkalkulation (auf mehrere Jahre ausgelegt) sowie einer Darstellung des erforderlichen Werkzeugbedarfs.

Das Ergebnis präsentieren wir der Projektgruppe und der Hausleitung: Es bringt für Sie Erwartungen und Ressourcen in Einklang und schafft so einen gangbaren und realistischen Weg zur Umsetzung ihrer Treiberthemen mit Hilfe des Prozessmanagements.

Sie erhalten Ihren individuellen Einführungsplan für Prozessmanagement innerhalb von 6-8 Wochen – und das zum Festpreis.

Unsere erfahrenen Beraterinnen und Berater unterstützen Sie selbstverständlich auch bei der Umsetzung: Sie bringen ihr umfangreiches Expertenwissen aus anderen Projekten beim Aufbau von Prozessregistern sowie bei der Durchführung von Prozessuntersuchungen ein, führen projektbegleitende Coachings durch und bauen das Wissen Ihrer Mitarbeitenden durch Schulungen und Weiterbildungen konsequent aus.

Unser Vorgehen

Vorgespräch

  • Klärung des Verfahrens
  • Identifikation von Treiberthemen
  • Erhebung von Basisdaten

Datenerhebung

  • Sammlung relevanter Dokumente
  • Identifikation der Projektakteure
  • Strukturierten Fragebogen bearbeiten

Workshop vor Ort

  • Herausforderungen und Ziele definieren
  • Ressourcen & Potenziale identifizieren
  • Fragen klären und Aufgaben bearbeiten

Analyse & Auswertung

  • Datenauswertung und Potenzialanalyse
  • Entwicklung von Szenarien
  • Erstellung einer Roadmap

Analyse & Auswertung

  • Vorstellung Ihrer Potenziale & Szenarien
  • Darstellung von Nutzen & Ressourcen
  • Festlegung der nächsten Schritte

Umsetzbare Szenarien

A

B

C

“Herr Bäumer, seitdem Sie da waren, machen wir Prozessmanagement und das ist so einfach…”

Detlef Bäumer, Kundenberater & Prozessmanagement-Experte

sprechen sie mich an

Strategische Prozessregister:
Zusammenhänge erkennen und Antworten finden

Die größte Herausforderung bei jeglicher Art von Organisationsgestaltung ist es, den Überblick über die vielfältigen Aufgaben, Prozesse und Zuständigkeiten zu haben, die das Aufgabenspektrum einer Verwaltung ausmachen.

Eine Verwaltung mittlerer Größe hat erfahrungsgemäß je nach Aufgabe und Verwaltungsebene zwischen 500 und 2.000 unterschiedliche Geschäftsprozesse.

Die aktuellen Themen wie Digitalisierung oder Wissensmanagement betreffen in unterschiedlicher Stärke alle Prozesse.
Viele Verwaltungen haben gleichwohl noch keinen zentralen Überblick über ihre Prozesse.

So fällt es schwer, angesichts knapper Ressourcen die richtigen Prioritäten zu setzen und einen klaren Umsetzungsplan zu entwickeln.

Ein Prozessregister bringt Licht ins Dunkel und beantwortet zwei Kernfragen:

  • Welche Prozesse haben wir im Haus und wer ist wofür zuständig?
  • Welche davon sind für jeweils welche Fragestellung in welcher Reihenfolge wie relevant?

Passend dazu besteht ein Prozessregister aus zwei Komponenten:

  • einer Übersicht aller Prozesse.
  • einem Prozesssteckbrief pro Prozess, der unterschiedliche Informationen zum Prozess in Form von Attributen enthält.

Machen Sie sich selbst ein Bild.

zu den referenzen

Ein Prozessregister schafft somit die Basis zur Planung und Steuerung:

  • Zeige mir alle Prozesse aus dem Bereich Personal und Organisation… sortiert nach Fallzahlen
  • Zeige mir alle Prozesse im Haus, die wir für Bürgerinnen und Bürger erbringen… und alle, bei denen wir uns mit uns selbst beschäftigen
  • Zeige mir alle Prozesse mit hohem Digitalisierungspotenzial… gegliedert nach ihrem Umsetzungsstand

Ein Prozessregister klingt nützlich, aber wie aufwändig ist der Aufbau?

Das Ganze ist einfacher, als Sie vielleicht denken: Denn unser Team unterstützt Sie systematisch beim Aufbau Ihres Prozessregisters:

  • Für viele Verwaltungstypen verfügen wir bereits über fertige Prozessübersichten, die wir für Sie bereitstellen und anpassen – dadurch liegen bereits bis zu 80% der notwendigen Daten vor.
  • Die Inhalte der Prozesssteckbriefe bestimmen Sie in einem Workshop – von uns erhalten Sie auch hier bewährte Beispiele, die Sie für sich passgenau gestalten können – dadurch wird für Sie der Zeitaufwand minimiert.
  • Zur Befüllung des Registers sind Interviews mit der mittleren Führungsebene erforderlich – auch bei diesen unterstützen wir Sie gern mit unserer Kapazität und Erfahrung.
  • Und nicht zuletzt erhalten Sie mit der PICTURE-Prozessplattform das technische Werkzeug, um Ihr Prozessregister im Haus für alle einfach nutzbar zu machen.
prozesssteckbrief grafik

Kurzum: Mit einem Prozessregister sind Sie Ihren Herausforderungen immer einen Schritt voraus:

  • Alle Prozesse und Zuständigkeiten sind bekannt und transparent verfügbar.
  • Sie priorisieren und planen per Knopfdruck.
  • Sie können bessere Entscheidungen treffen.
  • Sie können Entscheidungen schneller treffen und nachvollziehbar begründen.
  • Sie kommen systematisch ins Tun.

“Mit einem Prozessregister sparen Sie bereits Kosten, bevor der erste Prozess modelliert wurde. Erfahren Sie, wie!”

Dr. Lars Algermissen,
Geschäftsführer

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Prozesse dokumentieren & optimieren

Prozesse dokumentieren

Unser Team ist darauf spezialisiert, Prozesse zügig und präzise zu dokumentieren. Profitieren Sie von unserer Erfahrung aus mehreren tausend Prozessdokumentationen:

  • Unsere Interviews sind gut planbar durch strukturierte Interviewleitfäden.
  • Die PICTURE-Methode ist enorm effizient und kinderleicht zu verstehen. So braucht es keine Zeit für lange Erklärungen – es geht gleich in das fachliche Gespräch. Das spart Zeit und schafft Akzeptanz.
  • Wir stellen die richtigen Fragen.
  • Wir kommunizieren wertschätzend und haben ein offenes Ohr sowohl für die Sorgen und Nöte als auch für die guten Ideen und Anregungen Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.
  • Wir bringen Prozessmodelle anderer Verwaltungen mit und erleichtern so den Einstieg in die Prozessdokumentation enorm.
  • Angepasst auf Ihre Zielgruppe erheben wir Prozesse im direkten Gespräch, als Moderationsworkshop, mit den Modellierungskarten oder direkt interaktiv in der Prozessplattform.

Prozesse analysieren & optimieren

Wir haben bereits hunderte Prozesse verbessert und so einen Blick für die üblichen Schwachstellen und Optimierungsmöglichkeiten entwickelt. Nutzen Sie unsere Erfahrung auch für Ihre Prozesse:

  • Unser Team erarbeitet mit Ihren Mitarbeitenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Schwachstellen und Verbesserungskonzepte – dabei wird der Prozessablauf kritisch hinterfragt, niemals der Mensch.
  • Wir blicken als Externe neutral auf die Prozesse – Sie erhalten objektive und realistische Verbesserungsvorschläge.
  • Sie erhalten von uns Hilfsmittel, um dauerhaft selbstständig Ihre Abläufe verbessern zu können. Dazu gehören u.a. unsere Modellierungskarten, Analyseschemata für Schwachstellen sowie Checklisten zur Prozessverbesserung.
  • Gleichzeitig stehen wir Ihnen dauerhaft als Partner zur Verfügung: sowohl für die „kniffligen Fälle“ als auch als verlängerte Werkbank zur Erweiterung Ihrer Kapazität.
  • Die PICTURE-Prozessplattform ist als Softwarewerkzeug optimal darauf ausgelegt, Sie bei der Dokumentation und Optimierung Ihrer Prozesse zu begleiten.
  • Abgerundet wird unser Angebot durch die größte Prozessbibliothek Deutschlands, in der Sie Anregungen zur Prozessverbesserung von hunderten anderer Behörden finden.

Sie haben Fragen?
Sprechen Sie uns an! Wir helfen Ihnen gerne.

Experten fragen

Martin Instinsky,
Teamleiter Beratung

Martin Instinsky

Vom Strohfeuer zum Leuchtturm
– Prozessmanagement fest verankern

  • Wir definieren gemeinsam ein klares Rollenmodell auf allen Verwaltungsebenen im Spannungsfeld zwischen Querschnitts- und Fachbereichen: Wer macht was wozu und wie mit welchen Ressourcen?
  • Sie verankern messbare Ziele, z.B. in Personalgesprächen und Strategiepapieren.
  • Wir erarbeiten einen Informations- und Qualifizierungsplan über die Vorteile von Prozessverbesserungen für die gesamte Belegschaft.
  • Sie vereinbaren mit Hilfe unserer Vorlagen Regelprozesse in der Geschäftsordnung über die Nutzung von Prozessmanagement, z.B. durch die verbindliche Vorgabe, jeder Strukturveränderung eine Prozessanalyse vorzuschalten.
  • Sie erstellen mit unserer Unterstützung regelmäßige Fortschrittsberichte über die positiven Effekte des Prozessmanagements: vom Newsletter über das Intranet bis hin zu Präsentationen vor der Verwaltungsleitung.
  • Gemeinsam erarbeiten wir Prozesshandbücher als Leitfaden für die Organisationsarbeit.
  • Wir beantworten für Sie die Frage, wieviel Personal und Budget dauerhaft für das Thema Prozessmanagement genutzt werden sollte, um erfolgreich zu sein.

Gemeinsam statt einsam:
Coaching und Projektarbeit im Partnermodell

Sie haben Schulungen zum Prozessmanagement besucht und wollen jetzt mit der Arbeit beginnen?
Eine gute Idee, denn am besten vertieft man neu gelerntes Wissen durch Ausprobieren.
Doch niemand springt gern direkt ins kalte Wasser.

Geht es Ihnen ähnlich?
Dann lassen Sie uns ein Tandemteam bilden und gemeinsam in die Projektarbeit starten:

  • Wir bilden gemischte Teams aus Ihren und unseren Mitarbeitenden.
  • Die Aufgaben des Prozessmanagement, z.B. das Führen von Interviews, gehen wir gemeinsam an.
  • Im ersten Schritt übernimmt unser Team die Hauptarbeit und Sie halten sich im Hintergrund – dadurch bauen Sie direkt Praxiswissen auf.
  • Im zweiten Schritt tauschen wir die Rollen und Sie wenden Ihr Wissen direkt an – unser Team bleibt im Hintergrund und gibt Ihnen hilfreiches Feedback direkt im Projekt.
  • Nach kurzer Zeit sind Sie komplett eigenständig unterwegs und werden Schritt für Schritt zum Prozessprofi.
  • Unser Team steht Ihnen dauerhaft zur Verfügung: Für die „schwierigen Fälle“, für Feedback und gern auch als zusätzliche Kapazität bei großen Prozessprojekten.

Sie haben Fragen?
Sprechen Sie uns an! Wir helfen Ihnen gerne.

Experten fragen

Johannes Schwall,
stellvertr. Teamleiter Beratung

johannes schwall