Prozesslandkarten zur prozessorientierten Darstellung
Ihrer gesamten Organisation
Stellen Sie prozessübergreifende Zusammenhänge mithilfe von Prozesslandkarten dar.
- Zeigen Sie Abhängigkeiten zwischen den Prozessen und ihrer organisatorischen und technischen Umgebung auf.
- Schnittstellen können auf größerer Ebene bildlich dargestellt werden, die Kommunikation wird fokussiert.
- Ein interaktiver grafischer Ordnungsrahmen der Organisation weist Mitarbeitenden und Führungskräften übersichtlich den Weg zu einzelnen Prozessmodellen.
Prozesse der betrachteten Organisation werden in der Regel nach Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen kategorisiert.
Für ausgewählte Prozessbereiche werden Einzelprozesse und Prozesskontexte im Zusammenhang visualisiert.
Verwalten Sie Ihre Prozesslandschaft
mithilfe des Prozessregisters
Der Aufbau eines Prozessregisters ist die strategische Grundlage für ein nachhaltig erfolgreiches Prozessmanagement. Es schafft einen strukturierten Überblick über alle Prozesse im Untersuchungsbereich und ermöglicht eine objektive und nachvollziehbare Priorisierung und Filterung von Prozessen für die unterschiedlichen Anwendungsfälle des Prozessmanagements.
Bilden Sie Ihre Organisationsstruktur ab & verbinden Sie diese mit Ihren Prozessen.
- Nutzen Sie umfangreiche Suchmechanismen.
- Verwalten, filtern und publizieren Sie Ihre Prozesse oder beschränken Sie den Zugriff auf bestimmte Prozesse.
- Priorisieren Sie systematisch.
- Sichern Sie die Nachhaltigkeit Ihrer Arbeitsabläufe.
- Verwenden Sie Steckbriefe als Grundlage für die Erstellung Ihrer grafischen Prozessmodelle.
- Steckbriefe enthalten die zentrale Prozessbeschreibung, z.B. verantwortliche Organisationseinheiten, Prozessauslöser und -ergebnis, Fallzahl pro Jahr, benötigte Software & Dokumente etc.
- Stellen Sie Zugriffs- und Bearbeitungsrechte je nach Bedarf passgenau ein.
- Identifizieren Sie Gemeinsamkeiten z.B. eingesetzte Software, Rechtsgrundlagen, Abhängigkeiten.
- Nutzen Sie die Filterfunktion um das Prozessregister nach bestimmten Prozessen oder Prozesslandkarten zu durchsuchen und eine zielorientierte Auswahl zu erstellen.
- Realisieren Sie sowohl einfache Filter über ein Suchkriterium als auch komplexe Filterbündel über mehrere Kriterien.
- Nutzen Sie Filterbündel, um einmal benutzte Filter für später zu speichern.
Strukturanalyse
Visualisieren Sie ausgewählte Informationen aus dem Prozessregister pro Organisationseinheit. Passen Sie die Auswertungen individuell auf Ihre Bedürfnisse an.
Nutzwertanalyse
Bewerten Sie Ihre Prozesse nach eigenen Kriterien. Das Prozessregister liefert Ihnen eine Priorisierung für die verschiedenen Themen (E-Akte-Einführung, OZG-Umsetzung).
Steuern Sie Ihre Prozessmanagement-Aktivitäten
mit Aufgaben, sowie Redaktions- und Freigabe-Workflows
An Erstellung, Fortschreibung und Nutzung der Prozessdokumentation einer Organisation sind oft viele Personen in unterschiedlichen Rollen beteiligt (Organisator*innen, Prozessmanager*innen, prozessverantwortliche Führungskräfte, Mitarbeiter*innen in den Fachbereichen usw.). Die integrierten Funktionen zur Aufgabenverwaltung und Workflow-Steuerung helfen Ihnen dabei, die Aktivitäten dieser Akteure zu koordinieren und dabei den Überblick zu behalten.
Behalten Sie die Aufgaben rund um die Arbeit an Ihrer Prozessdokumentation im Blick
- Erfassen Sie Aufgaben (inkl. verantwortlicher Personen und Fristen) direkt an den Prozessen, Prozesslandkarten und sonstigen Informationsobjekten.
- Die Prozessplattform erstellt automatisch persönliche To-Do-Listen und erinnert auf Wunsch per E-Mail an fällige Aufgaben.
Lassen Sie wiederkehrende, mehrschrittige Arbeitsabläufe im Prozessmanagement automatisch durch die Prozessplattform steuern
- Erstellen Sie benutzerdefinierte Workflow-Vorlagen für die typischen Arbeitsabläufe (Freigabe & Inkraftsetzung durch Prozessverantwortliche, turnusmäßige Aktualitätsprüfung).
- Legen Sie beim Starten eines Workflows im „virtuellen Laufzettel“ fest, welche Akteure in welcher Phase des Workflows mitwirken sollen.
- Die Prozessplattform benachrichtigt diese Personen dann zu gegebener Zeit automatisch, sobald sie mit ihrer Aufgabe „an der Reihe“ sind und erteilt ihnen die dazu benötigten Zugriffsrechte.
Nutzen Sie die integrierte Datenbank offener und abgeschlossener Aufgaben und Workflows um den Überblick über Ihre Prozessmanagement-Aktivitäten zu behalten
- Nutzen Sie die Such- und Filterfunktionen für Aufgaben und Workflows zur Ad-hoc-Recherche.
- Behalten Sie mit der Phasenverlaufsansicht für Workflows den Überblick über erteilte Zustimmungen und Kenntnisnahmen.
