• Modellierung von Pilotprozessen: Während der Erstellung der Blaupause wurde die Zeit genutzt, um bereits erste Prozesse zu modellieren. Die interessierten Kommunen konnten mit Unterstützung durch die PICTURE GmbH an konkreten Beispielen erste Prozessmodelle erstellen und analysieren.
• Gemeinsame Priorisierung von Prozessen: Auf Basis der individuell angepassten Prozessregister werden, unter Beachtung der zuvor abgestimmten Zielsetzungen, Prozesse priorisiert. In einem durch PICTURE geleiteten Workshop, können durch den Einsatz von erweiterten Nutzwertanalysen zielgerichtet Prozesse für Dokumentationsvorhaben, Optimierungen oder Digitalisierung ausgewählt werden.
• Modellierung, Optimierung und Digitalisierung ausgewählter Prozesse: Die ausgewählten Prozesse werden schließlich mit Unterstützung durch PICTURE und unter Beachtung der verfügbaren Kapazitäten der teilnehmenden Kommunen detailliert modelliert und untersucht. Zur Modellierung, Analyse und Digitalisierung der Prozesse werden Interviews und Workshops mit den durchführenden Organisationseinheiten geführt. So kann sichergestellt werden, dass die Modelle zum einen fachlich korrekt sind und zum anderen erarbeitete Optimierungen oder Digitalisierungsvorhaben von allen Beteiligten getragen werden.
• Austausch der Prozessmodelle im Netzwerk: Die in den einzelnen Kommunen erstellten und optimierten Prozessmodelle werden anschließend allen teilnehmenden Kommunen im Netzwerk zur Verfügung gestellt. Hier besteht die Möglichkeit des Austauschs von fertigen Modellen und Konzepten zwischen den Kommunen, um Doppelaufwände zu vermeiden. Die optimierten Prozesse können durch die teilnehmenden Kommunen einfach heruntergeladen werden und an die individuellen Gegebenheiten angepasst werden, ohne ein neues Modell erstellen zu müssen oder sich über etwaige Optimierungen Gedanken machen zu müssen, da dies bereits geschehen ist.
• Regelmäßige Workshops zur Prozessbesprechung („Prozesswerkstatt“): In einem durch die PICTURE GmbH geleiten Format wird sich in regelmäßigen, mehrtägigen Workshops zu den erhobenen, optimierten Prozessen ausgetauscht. Diese Workshops sind so konzipiert, dass nicht nur die Prozessmanager der einzelnen Kommunen daran teilnehmen, sondern auch Ansprechpartner aus den einzelnen Fachabteilungen zusammenkommen. In den Workshops werden dann Prozessmodelle vorgestellt, diskutiert und weiterentwickelt. Die so entstandenen Best-Practice-Modelle können dann in der Prozesswerkstatt durch alle teilnehmenden Kommunen des Projekts genutzt werden.

Ergebnisse und Kundennutzen

• Strukturiertes und einheitliches Prozessmanagementvorgehen: Durch die gemeinsam durchgeführte Potenzialanalyse, die gemeinsamen Schulungen und Workshops sowie den Aufbau einer gemeinsamen Prozessregisterbasis kann gewährleistet werden, dass ein einheitliches interkommunales Prozessmanagementverständnis vorliegt. Die strukturierte Vorgehensweise sorgt darüber hinaus dafür, dass die Informationsflüsse innerhalb der Verwaltungen zielgruppengerecht und zu den richtigen Zeitpunkten erfolgt. Durch die Festlegung einheitlicher Prozessmanagementrollen sind Verantwortlichkeiten geklärt und ein an Kapazitäten angepasstes Vorgehen sichergestellt.
• Ressourcenschonender Aufbau von ganzheitlichen Prozessregistern: Durch die Entwicklung eines vollumfassenden Prozessregisters bei zwei Kommunen als Blaupause für alle teilnehmenden Kommunen, konnte eine einheitliche Basis geschaffen werden. Da die Priorisierungskriterien in einem vorangegangenen Workshop gemeinsam festgelegt wurden, wurden auch die Informationen (Attribute) zu einzelnen Prozessen definiert und damit ein einheitliches Prozessregister entwickelt. Da die Blaupause zum einen bereits sämtliche Prozesse einer Stadtverwaltung umfasst und zum anderen bereits ein Großteil der weiteren Informationen zu Prozessen enthält, ist eine individuelle Anpassung des Registers durch alle anderen teilnehmenden Kommunen mit stark reduzierten Aufwänden realisierbar. Im Ergebnis liegen damit 12 individuelle Prozessregister auf der gleichen Basis vor.
• Ressourcenschonende Etablierung von Wissensmanagement und Digitalisierung: Durch die interkommunale Zusammenarbeit kann die gemeinsame Zielsetzung, die Einführung von Wissensmanagement und die Digitalisierung von Verwaltungsprozessen ressourcenschonend umgesetzt werden. Auf Basis der gemeinsamen Prozesspriorisierung und der gemeinsamen zeitlichen Planung können Prozesse arbeitsteilig dokumentiert und/oder digitalisiert werden. Ein anschließender Austausch der Prozesse vermeidet damit Doppelaufwände und stellt eine einheitliche, interkommunale Vorgehensweise sicher. Durch die Entwicklung einheitlicher Vorgehensweisen können nicht nur Ressourcen (Personal, Zeit und Geld) gespart werden, sondern gleichzeitig die Bearbeitungsqualität erhöht werden.
• Förderung der interkommunalen Zusammenarbeit: Im Rahmen des Austauschs von optimierten Prozessmodellen und digitalisierten Vorgehensweisen wird die interkommunale Zusammenarbeit gefördert. Darüber hinaus sorgt das Format der Prozesswerkstätten dafür, dass auch nicht Prozessmanagementexperten aus den Fachabteilungen sich in strukturierten Workshops zu Vorgehensweisen (Prozessen) austauschen und gemeinsam Best-Practices entwickeln, die von allen Beteiligten umgesetzt werden können.