Wissen, was wir wissen
Fachkräftemangel, Fehler und Verwirrung vermeiden
Mit einem strukturierten Prozessregister dokumentieren Sie sauber Ihre Prozesse und Zuständigkeiten – und Sie wissen genau, an welchen Stellen Sie als nächstes Wissen sichern und dokumentieren sollten.
Prozesswissen sichern
Zukunft sichern
Eine gute Prozessbeschreibung enthält den Ablauf, wichtige Dokumente, Rechtsinformationen, Links zu Fachverfahren und Ansprechpartner – damit wird Ihr Personal schnell und flexibel einsetzbar – auch ohne persönliche Einarbeitung.
Prozesswissen effektiv nutzen
Das Wissen unter die Leute bringen
Es entsteht kein Nutzen, ohne „Be-Nutzen“. Wissen muss leicht aufzufinden und einfach anzuwenden sein. Stellen Sie Ihr Wissen zielgruppengenau im Intranet zur Verfügung und holen Sie sich Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge ein.
Das Prozessregister gegen den Fachkräftemangel, Fehler und Verwirrung: Wissen, was wir wissen
Jeder Vierte im öffentlichen Dienst ist über 55 Jahre alt und geht damit bis 2030 in den Ruhestand
Die öffentliche Verwaltung steht in den kommenden Jahren vor einer der größten Herausforderungen ihrer Geschichte: die Sicherung von Wissen und Handlungsfähigkeit.
Grund hierfür ist der demografische Wandel sowie Fachkräftemangel und sinkende Haushaltmittel. Jeder vierte Mitarbeiter im öffentlichen Dienst ist über 55 Jahre alt und wird bis 2030 in den Ruhestand gehen. Dabei ist Wissen – Fachwissen, Erfahrungswissen und Prozesswissen – die wichtigste Ressource für erfolgreiches Verwaltungshandeln.
Allerdings enthalten klassische Instrumente wie Stellen- und Geschäftsverteilungspläne nur einen Bruchteil des relevanten Verwaltungswissens. Es ist also zu erwarten, dass im großen Umfang Wissen verloren geht.
Um dieser Herausforderung zu begegnen, müssen neue Instrumente und Maßnahmen zur Sicherung von Wissen und Handlungsfähigkeit entwickelt werden. Nur so kann die öffentliche Verwaltung auch in Zukunft erfolgreich agieren.
Nutzen Sie das Prozessregister als Ihre zentrale Wissensdatenbank
In vielen Organisationen schlummert ein enormes Wissenspotenzial. Doch viel zu oft wird dieses Potenzial nicht ausgeschöpft, da Informationen, Handreichungen und Checklisten verstreut auf Laufwerken, in Aktenschränken und in Postfächern lagern und somit ungenutzt bleiben.
Um diesem Problem entgegenzuwirken, bietet sich die Einführung eines strukturierten Prozessregisters an. Ein solches Register enthält Basisinformationen über alle Prozesse im Haus, inklusive ihrer organisatorischen Verortung, Zuständigkeit und Schnittstellen.
Das dokumentierte Wissen kann dadurch leicht gefunden und verwendet werden. Eine sinnvolle Nutzung des Prozessregisters erfordert, dass das Wissen dort hinterlegt wird, wo es gebraucht wird: direkt am Geschäftsprozess.
Nur so kann gewährleistet werden, dass die richtigen Informationen zur richtigen Zeit verfügbar sind und so eine erfolgreiche Umsetzung der Geschäftsprozesse ermöglicht wird. Die Einführung eines Prozessregisters kann somit ein wichtiger Schritt sein, um das vorhandene Wissen im Unternehmen zu sichern und effektiver zu nutzen.
Nutzen Sie ein Prozessregister, um die Sicherung Ihres Wissens zu steuern
- Das Prozessregister zeigt Ihnen auf, wo bereits ausreichend dokumentiert wurde und wo noch Lücken bestehen.
- Sie können Bereiche mit hoher Fluktuation oder anstehenden Personalabgängen identifizieren und Prozesswissen dann gezielt dort sichern.
- Es versetzt Sie in die Lage, zu priorisieren und Ihre Maßnahmen zur Prozessdokumentation über mehrere Jahre stringent zu planen.
Die Zeit drängt und jeden Tag droht weiteres Wissen verloren zu gehen. Bauen Sie sich ein Prozessregister zur Sicherung Ihres Prozesswissens auf – mit unserer Hilfe und Erfahrung ist es innerhalb weniger Wochen einsatzbereit.
Prozesswissen sichern: Zukunft sichern
Um Prozesswissen zu bewahren, dokumentieren wir es in einer Form, die schnell erzeugt und einfach genutzt werden kann: Mit der PICTURE-Methode.
- Die 24 Bausteine der PICTURE-Methode erlauben eine schnelle, intuitive und einheitliche Prozessmodellierung.
- Zu jedem Baustein gibt es Attribute: so stellen Sie zu jedem Prozessschritt die richtigen Fragen und legen die Antworten strukturiert ab.
- Beispiel 1: Beim Prozessschritt “Reisekostenformular ausfüllen” hinterlegen wir eine Dokumentenvorlage als PDF und verlinken direkt zu der relevanten Rechtsgrundlage.
- Beispiel 2: Werden Vorgangsdokumente archiviert (z.d.A.), so hinterlegen wir Aufbewahrungsfristen und auch Schutzbedarfe für die jeweiligen Dokumententypen.
- Beispiel 3: Der Prozessschritt “Anspruchsgrundlage ermitteln” wird direkt mit den verwendeten Datenbanken, Berechnungsvorschriften und gültigen Rechtsprechungen verknüpft. Schaffen Sie mit der PICTURE-Methode besonders schnell eine vollständige und übersichtliche Dokumentation Ihres Prozesswissens.
Unsere erfahrenen Berater*innen unterstützen Sie gerne bei der Planung und Durchführung ihrer Prozesserhebung. Nutzen Sie unsere Erfahrung: So sparen Sie viel Zeit und Geld – insbesondere wenn Sie sehr viele Prozesse in kurzer Zeit dokumentieren wollen.
Prozesswissen effektiv nutzen:
das Wissen unter die Leute bringen
Wissen entfaltet seinen Wert, wenn es von möglichst vielen Menschen angewendet wird (z.B. in Form eines „elektronischen Prozesshandbuches“).
Sie möchten Ihre Inhalte in Software-Systeme integrieren, welche bereits bei Ihren Mitarbeitenden, Kunden und Partnern bekannt sind (z.B. Intranet, Wikis etc.)?
Mit dem PICTURE-Portalmodul können Sie die Inhalte Ihrer PICTURE-Prozessplattform ganz einfach in einem von Ihnen vorgegebenen Rahmen – per Hyperlink, iFrame oder E-Mail – veröffentlichen und so Ihr Wissens- und Qualitätsmanagement auf- und ausbauen.
- Schaffen Sie einen aktiven Wissensaustausch, indem Sie Ihr Prozesswissen außerhalb der Prozessplattform z. B. in Ihrem Intranet oder Wiki veröffentlichen.
- Sie können die Darstellung so gestalten, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter gar nicht wahrnehmen, dass die betrachteten Inhalte aus einem Drittsystem zugeliefert werden – alles wirkt wie aus einem Guss.
- So kann jederzeit im Rahmen der normalen Verwaltungsarbeit auf die dokumentierten Wissensressourcen zurückgegriffen werden.
Halten Sie Ihr Wissen frisch und aktuell!
- Ändert sich etwas im Prozess, können Sie die Veränderung über eine Kommentarfunktion direkt in der Prozessbeschreibung vermerken.
- Die für die Dokumentation zuständigen Kolleginnen und Kollegen werden direkt informiert und können das Prozessmodell aktualisieren.
- Somit ist sichergestellt, dass das einmal dokumentierte Wissen nicht direkt wieder veraltet und stets aktuell ist – nur dann wird es auch benutzt.
Lassen Sie sich von uns zum Aufbau eines prozessorientierten Wissensmanagements beraten. Wir entwickeln mit Ihnen eine passgenaue Struktur und schaffen die Feedback- und Steuerungsprozesse, damit Wissensmanagement fast wie von selbst ablaufen kann!
