Münster, 14.04.2026 – Seit Februar 2025 kooperieren die Verbandsgemeinden Diez, Kaisersesch, Montabaur und Weißenthurm im Rahmen des Projekts OPTIKOM im Prozessmanagement. Begleitet durch die PICTURE GmbH und gefördert durch Mittel des Ministeriums des Innern und für Sport des Landes Rheinland-Pfalz bündeln die Verwaltungen ihre Ressourcen und arbeiten gemeinsam daran, ihre Abläufe effizienter zu gestalten. Mit der Entwicklung einer gemeinsamen Prozesslandschaft und einer rund 1.000 Prozesse umfassenden Blaupause für ein Prozessregister in der PICTURE-Prozessplattform hat das Projekt nun wichtige Meilensteine erreicht.

Gemeinsame Prozesswerkstatt bringt Klarheit und bündelt Wissen

Im November kamen die Beteiligten zu einer ersten Prozesswerkstatt zusammen und erarbeiteten eine Prozesslandkarte zum Thema „Bauland erschließen“. Prozesslandkarten sind ein zentrales Werkzeug im Prozessmanagement: Sie ermöglichen einen Überblick über die Prozesse einer Organisation und visualisieren Abhängigkeiten. Grundlage der gemeinsamen Landkarte der Verbandsgemeinden war eine bereits vorhandene Prozesslandkarte der Verbandsgemeinde Diez. In der Werkstatt tauschten sich die Fachexpertinnen und Fachexperten über ihre Vorgehensweisen aus, diskutierten fachliche und methodische Fragen und teilten wertvolle Erfahrungen.

„Durch den Austausch in Prozesswerkstätten erfahren alle mehr darüber, wie andere Verwaltungen die Dinge angehen, und man kann viel voneinander lernen“, erklärt Sara Dresselhaus, Projektleiterin und Seniorberaterin der PICTURE GmbH. Konkret wurden in dieser Werkstatt Überlegungen zu Recherchewegen zur Ermittlung von Eigentümern und Überlegungen zur Anpassung von Standarddokumenten getroffen und verglichen. „Zudem ist das Engagement der Teilnehmenden im Projekt OPTIKOM sehr beeindruckend“, so Dresselhaus weiter. „Sehr schnell entstand der Wunsch, auch die Kontakte der Fachämter auszutauschen, damit sich die Sachbearbeitenden, die nicht direkt im Projekt involviert sind, direkt gegenseitig unterstützen können.“

Prozesswerkstätten wie diese entfalten ihren Nutzen auf mehreren Ebenen: Neben der Möglichkeit zur Arbeitsteilung – einer für alle, alle für einen – fördern sie den strukturierten Ideenaustausch, stärken die fachliche Vernetzung und tragen dazu bei, Prozessmanagement dauerhaft und erfolgreich in den Fachabteilungen zu verankern. Im kommenden Jahr sind zwei weitere Prozesswerkstätten geplant.

Gemeinsam erarbeiten die Kommunen ein umfangreiches Prozessregister

Ein weiterer zentraler Meilenstein des Projekts ist eine rund 1.000 Prozesse umfassende Blaupause für ein gemeinsames Prozessregister. Ein solches bietet Verwaltungen eine Übersicht über die Prozesse der einzelnen Bereiche, fungiert als Wissensdatenbank und bildet die Datenbasis für verschiedene Analysen. „Die Verbandsgemeinde Diez hatte bereits vor Projektstart ein Prozessregister aufgebaut, das die ideale Basis darstellte“, so Dresselhaus. „Die zu bearbeitenden Prozesse wurden unter den vier Verbandsgemeinden aufgeteilt und anschließend wieder zusammengeführt. So erhielt jede Verwaltung mit nur 25 Prozent der Arbeit 100 Prozent des Ergebnisses.“ Nun verfügt jede Verwaltung über ein eigenes Prozessregister mit rund 1.000 Prozesssteckbriefen, die mit hilfreichen Standardattributen wie Prozessauslöser und Prozessergebnis, Komplexität und relevanten Rechtsnormen verknüpft sind. Individuelle Anpassungen der Steckbriefe kann jede Verbandsgemeinde für sich vornehmen. Mit dem Prozessregister verfügt jede Verbandsgemeinde über ein Steuerungsinstrument für Mitarbeitende und Führungskräfte, das eine proaktive Gestaltung der Arbeitsweisen von heute und morgen ermöglicht.

Aufnahme weiterer Verwaltungen geplant

Bereits im Jahr 2026 können interessierte Verbandsgemeinden an bestimmten Formaten teilnehmen. Ab 2027 ist auch eine aktive Aufnahme im Projekt möglich. Interessierte Verwaltungen können sich an die PICTURE GmbH unter kundengewinnung@picture-gmbh.de wenden.