Münster, 13.05.2025 – Der Ennepe-Ruhr-Kreis und die Städte Witten, Hattingen, Gevelsberg, Wetter und Sprockhövel haben sich zusammengeschlossen, um ihr Prozessmanagement gemeinsam voranzutreiben. Begleitet von der PICTURE GmbH aus Münster widmen sich die Verwaltungen im Rahmen des Projekts „Prozessmanagement@ERK“ gezielt der Optimierung und Digitalisierung ihrer Verwaltungsabläufe.

Ende März kamen die Projektbeteiligten mit den Expertinnen und Experten der PICTURE GmbH zu einer Auftaktveranstaltung zusammen und trafen erste strategische Festlegungen. Ziele des auf vier Jahre angelegten Projekts sind unter anderem der arbeitsteilige Aufbau eines gemeinsamen Prozessregisters, das Modellieren, Analysieren und Optimieren identifizierter Prozesse sowie der strukturierte Austausch über die „Prozessbibliothek@ERK“ im Kollaborationsnetzwerk PICTURE improve.

Nahezu alle Verwaltungen sehen sich mit Herausforderungen wie dem drohenden Wissensverlust infolge des demografischen Wandels, dem fortwährenden Digitalisierungsdruck und den steigenden Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger konfrontiert – so auch die am Projekt Beteiligten. Gerade kleinere Verwaltungen verfügen häufig nur über begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen, um diesen Anforderungen zu begegnen. Der interkommunale Zusammenschluss ermöglicht es Verwaltungen, ihre Ressourcen zu bündeln, Synergien zu nutzen und durch Arbeitsteilung mehr zu erreichen – bei gleichem oder sogar geringerem Aufwand.

Neben effizienter Ressourcennutzung steht der Austausch zwischen den Teilnehmenden im Zentrum der interkommunalen Zusammenarbeit: „Für das Projekt ‚Prozessmanagement@ERK‘ planen wir mehrere Prozesswerkstätten in Präsenz“, erklärt Anna-Lena Prüser, Senior-Beraterin der PICTURE GmbH. „Diese Werkstätten bieten Raum für die gemeinsame Diskussion und Optimierung von Prozessen, die in allen beteiligten Verwaltungen in gleicher oder ähnlicher Form vorkommen.“ Der Austausch ist dabei nicht auf die Projektlaufzeit oder auf einzelne Prozesse beschränkt: „In vielen interkommunalen Projekten entstehen starke Netzwerke, die auch über das Projekt hinaus fortbestehen“, so Prüser weiter.

Im Projekt „Prozessmanagement@ERK“ treffen Verwaltungen unterschiedlicher Größen und verschiedener Verwaltungsebenen aufeinander. Insbesondere durch die Schnittstelle von Kreis- und Stadtverwaltungen ergeben sich wertvolle Einblicke in die Prozesse und Arbeitsweisen der jeweils anderen: „Der Rahmen des Projekts ermöglicht es uns, gezielt die Prozesse zu betrachten, bei denen Kreis und Stadt zusammenarbeiten – eine tolle Chance, voneinander zu lernen und die Zusammenarbeit zu fördern“, freut sich Birgit Mai, Leiterin des Sachgebiets Organisation, Personalentwicklung und Digitalisierung beim Ennepe-Ruhr-Kreis. Auch die unterschiedlichen Vorerfahrungen der Teilnehmenden sind ein Gewinn: Während einige Verwaltungen bereits über jahrelange Expertise im Prozessmanagement verfügen, stehen andere noch am Anfang ihrer Reise. „Wir beschäftigen uns bereits seit mehreren Jahren mit Prozessmanagement und freuen uns darauf, unsere Erfahrungen mit anderen Verwaltungen zu teilen – schließlich sitzen wir alle im selben Boot“, so, Jutta Lindner, Abteilungsleitung Strategische Organisationsentwicklung und Organisationsmanagement bei der Stadt Witten. „Gleichzeitig profitieren wir selbst von neuen Impulsen und vom arbeitsteiligen Vorgehen.“

Auch Hendrik Woltering, Teamleiter Beratung bei der PICTURE GmbH, blickt optimistisch auf die kommenden Jahre: „Es ist immer wieder beeindruckend, was aus knappen Ressourcen entstehen kann, wenn Verwaltungen ihre Kräfte bündeln und voneinander lernen. Wir freuen uns darauf, im Projekt ‚Prozessmanagement@ERK‘ eine neue Gruppe engagierter Verwaltungsmitarbeitender auf ihrem gemeinsamen Weg zu begleiten.“

Über die PICTURE GmbH

Die PICTURE GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes und unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Münster (Westfalen), das sich mit einem Team aus über 60 Branchen- und Methodenexpert*innen und einem umfangreichen Lösungsportfolio auf Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor spezialisiert hat.

Seit Gründung im Jahr 2008 haben wir deutschlandweit über 350 Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Wir bieten mit der Kombination aus erfahrenen Mitarbeitenden, selbst entwickelten und betriebenen Softwarewerkzeugen, einem Schulungsprogramm sowie einem umfangreichen Werkzeugkoffer aus Methoden, Inhalten und Hilfsmitteln alle Bestandteile zur Problemlösung aus einer Hand, was in dieser Form einmalig für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist.

Im Ergebnis unterstützen und befähigen wir Organisationen, Führungskräfte und Mitarbeitende im öffentlichen Sektor dabei, ihre Aufgaben motivierter, zielgerichteter, kostengünstiger, in höherer Qualität, schneller und/oder rechtssicherer erledigen zu können.