Digitalisierungsdiskussionen zwischen Brot und Bier: Ein Rückblick auf unser Netzwerktreffen „Interkommunales bijeenkomst“ 2024

Vertreter aus sowohl deutschen als auch niederländischen Gemeinden, Städten und Landkreisen innerhalb der Ems Dollart Region kamen am 29. Februar 2024 zu unserem Netzwerktreffen „Interkommunales bijeenkomst“ in Bad Neuschanz zusammen. Bei diesem Veranstaltungsformat fand ein interaktiver Austausch über die Fortschritte der Verwaltungsdigitalisierung in dieser Region statt sowie bewährte Methoden und Projekte wurden vorgestellt.

Herzliche Begrüßung aus der Ferne von der Bürgermeisterin Cora-Yfkes Sikkema

Mit großen Augen betraten die Teilnehmer das liebevoll modernisierte Denkmal, das vor einigen Jahren in einen großzügigen Veranstaltungsort mit einer Bäckerei, Brennerei und Brauerei verwandelt wurde – die perfekte Umgebung für ein Digitalisierungstreffen unter Gleichgesinnten.

„Goedemorgen dames en heren, guten Morgen meine Damen und Herren“, mit diesen Worten begrüßte Bürgermeisterin Cora-Yfkes Sikkema der Gemeinde Oldambt (Niederlande) in ihrem Video die Teilnehmer. „Eines der wichtigsten Themen ist im Moment die Digitalisierung. Wir machen das nicht nur von der Regierungsseite aus, sondern ich denke, es ist großartig, hier mit der Wirtschaft zusammenzuarbeiten.“

Nach diesem warmen, digitalen Willkommensgruß folgten die Präsentationen der Repräsentanten deutscher und niederländischer Stadt- und Kreisverwaltungen. Dabei reichten die Themen von der Diskrepanz zwischen der Digitalisierung und dem Fehlen von persönlichem Bürgerkontakt bis zur Prozessoptimierung in kommunalen Fachbereichen. Auch wurde der Umgang mit der anstehenden steigenden Nachfrage nach Reisepässen in den Niederlanden (sog. „paspoortpiek“) diskutiert.

Mensch vor Technologie: Interaktive Kommunikation und individuelle Beratung im Fokus

„Arbeiten wir datengesteuert oder menschengesteuert?“, das fragte Jody Hovingh, Teamleiter für Kundenservice der Stadt Midden-Groningen (Niederlande) in seinem Vortrag. „Es fühlt sich so an, dass die Digitalisierung der Unternehmen uns gezwungen hat, einen Großteil des menschlichen Kontakts gegen Automatisierung, 24/7-Erreichbarkeit und Benutzerfreundlichkeit einzutauschen. Heutzutage fehlt der persönliche Kontakt im Bürgerservice. Haben wir für die Digitalisierung den persönlichen Kontakt aufgegeben?“ Damit versuchte Jordy Hovingh ein Bewusstsein für das ethische Dilemma aufzuzeigen und, dass „die menschliche Komponente bei der Erbringung von Dienstleistungen ganz oben stehen muss.“

„Digitalisierung ist erforderlich, aber der persönliche Kontakt zu den Bürgern darf dabei nicht vergessen werden.“
– Jordy Hovingh, Teamleiter Kundenservice, Gemeinde Midden-Groningen

Eine persönliche Komponente war bei dieser Veranstaltung auch das interaktive Übersetzen der Vorträge. So wurde die Sprachbarriere überwunden und trug zu einer lockeren Atmosphäre bei, sodass Hemmungen abgebaut und auch komplexe Themen offen angesprochen werden konnten. Dabei nutzten die Teilnehmer die Gelegenheit während der Präsentationen und in den Pausen Anekdoten von bürokratischen Absurditäten zu teilen.

Erst optimieren dann digitalisieren: VerwALTungsprozesse überdenken und Digitalisierungsbarrieren überwinden

„Als ich für meine Tochter in Hamburg Kindergeld beantragen wollte, musste ich digital einen Antrag ausfüllen, ihn ausdrucken, unterschreiben und dann per Post an die Kindergeldstelle schicken.“ Diese Erzählung von Niels Kohrt, Hauptorganisator der Veranstaltung und Prozessmanagement-Experte der PICTURE GmbH, veranschaulichte mit dieser Geschichte den Umstand, der aktuell häufig in Deutschland zu finden ist – nur einzelne Schritte werden digitalisiert, aber es werden keine Digitalisierungslösungen für den gesamten bürokratischen Prozess gefunden.

Erst optimieren dann digitalisieren: VerwALTungsprozesse überdenken und Digitalisierungsbarrieren überwinden

„Die Prozessoptimierung ist das, was Sie vor der Digitalisierung angehen sollten – aber in der Praxis erleben wir häufig das Gegenteil.“
– Niels Kohrt, Prozessmanagement-Experte, PICTURE GmbH

„Heute haben wir ein Haus gebaut, ein Menü gekocht und nun steigen wir in den Flieger ein.“ Mit diesem Satz leitete Christoph Winkelmann von SmartDocuments Deutschland GmbH, Mitorganisator dieser Veranstaltung, die letzten Vorträge ein. Diese Analogien lassen die Digitalisierungsprozesse in der eigenen Verwaltung einfach erscheinen. Doch hemmen die sich stetig ändernden Gesetze und Datenschutzrichtlinien sowie Ausschreibungsrichtlinien unter anderem den Anfang dieser Reise.

Abschluss und Ausblick: Neue Impulse für die Verwaltungsdigitalisierung in der Ems Dollart Region

Ein zwangloser Rundgang durch das einstige Lokhaus schloss den geselligen und inspirierenden Tag ab. Die Veranstaltung setzte einen Impuls für die Verwaltungsdigitalisierung in der bescheidenen Ems Dollart Region, um neue Wege für eine zukunftsorientierte Verwaltung zu finden. Über eine Wiederholung dieses Veranstaltungsformates auf Wunsch der Teilnehmer findet voraussichtlich im März 2025 statt.

An dieser Stelle bedanken wir uns bei allen Teilnehmern, die sowohl ihre Projekte, Erfahrungen und Ratschläge mit uns geteilt haben, als auch den Tag mit uns verbracht und diesen erst ermöglicht haben!

Dieses Netzwerktreffen wurde gemeinschaftlich von den Unternehmen PICTURE GmbH, SmartDocuments Deutschland GmbH und uns organisiert. Wir bedanken uns für die enge Zusammenarbeit mit unseren Partnern und freuen uns sehr auf eine Wiederholung dieses Formates!

Über SmartDocuments Deutschland GmbH

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Über die PICTURE GmbH

Die PICTURE GmbH bietet mit der Kombination aus erfahrenen Mitarbeitenden, selbst entwickelten und betriebenen Softwarewerkzeugen, einem Schulungsprogramm sowie einem umfangreichen Werkzeugkoffer aus Methoden alle Bestandteile zur Problemlösung aus einer Hand.