Brandis: Innovationskommune schafft Transparenz

Die sächsische Innovationskommune Brandis stellt allen anderen sächsischen Kommunen die Ergebnisse des Gesamt-Prozessscreenings auf der Prozessplattform Sachsen bereit.

Brandis, Münster, 15.03.2016 – Als Innovationskommune hat sich die Stadt Brandis verpflichtet, eine Prozessuntersuchung ihrer Gesamtverwaltung durchzuführen. Doch für Brandis ist diese Untersuchung von internen Abläufen und Arbeitsweisen nicht nur Verpflichtung: Hauptamtsleiter Robert Kröber sieht in der Untersuchung eine große Chance. „Wir haben hier die Möglichkeit, eine wertvolle Wissensgrundlage zu schaffen, die uns in vielerlei Hinsicht helfen wird“, so Kröber. Nach der Identifikation der über 700 Prozesse wurden bereits einige für eine detailliertere Betrachtung ausgewählt und erste Ergebnisse erzielt. So konnten deutliche Verbesserungspotenziale durch einen verbesserten Einsatz von Fachsoftware aufgedeckt werden. Die Brandiser Verwaltung ist sofort aktiv geworden und hat die Umsetzung eingeleitet.

Darüber hinaus sieht Kröber weitere Vorteile: In einem internen Portal stehen alle Prozesse für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung bereit. „Hier kann jeder Mitarbeiter nachvollziehen, wie wir arbeiten und zusammenarbeiten“, erläutert Kröber. In kleineren Verwaltungen wie in Brandis und vielen anderen sächsischen Kommunen ist jeder Mitarbeiter für ein Spezialgebiet verantwortlich. Bei Krankheit oder Urlaub muss daher dafür gesorgt sein, dass die wichtigsten Tätigkeiten dennoch ausgeführt werden können. Eine leicht verständliche Prozessbeschreibung stellt dafür die Arbeitsgrundlage dar. Mit der PICTURE-Methode setzen die sächsischen Verwaltungen auf einen bildlichen Ansatz zur Beschreibung von Arbeitsabläufen („Prozessen“), der eine Einarbeitung besonders einfach macht. So kann auch im Fall von Personalwechsel das Fachwissen zuverlässig erhalten und weitergegeben werden.

Neben den Mitarbeitern, die eine sichere Wissensbasis für ihre tägliche Arbeit erhalten, profitieren auch die Führungskräfte in den Verwaltungen. Sie erhalten einen besseren Überblick über die verantworteten Tätigkeiten und können so Entscheidungen auf einer fundierten Basis treffen.

Nicht zuletzt profitieren auch die Bürgerinnen und Bürger von besseren Abläufen: Regelmäßig werden Möglichkeiten identifiziert, die zu beschleunigten Verfahren führen. Jeder Prozess wird darüber hinaus auch auf seine Online-Fähigkeit überprüft. So werden zukünftig eine Reihe von Dingen in Brandis auch über die Webseite oder die Brandis-App angestoßen oder sogar durchgeführt werden können. Direkter Effekt: Die Bürger sparen sich Wege in die Verwaltung.

Die Begleitung der Innovationskommune auf Seiten des Sächsischen Staatsministerium des Innern (SMI) verantwortet der dortige Abteilungsleiter für IT und E-Government Peter Sondermann. Aus Sicht des Ministeriums ist insbesondere die Übertragbarkeit auf andere Kommunen wichtig. „Wir haben bereits mehrere Kommunen im ‚Innovationsnetzwerk Sachsen‘ zusammengeführt und sind dabei, ein Prozessmanagement-Netzwerk zu bilden. Die in Brandis erarbeiteten Daten bilden dafür die Grundlage“, so Sondermann. Die Steckbriefe aller 700 Prozesse wurden nun auf der Prozessplattform Sachsen veröffentlicht und stehen den Kommunen des sächsischen Innovationsnetzwerkes zur Verfügung. Weitere sächsische Kommunen stehen schon in den Startlöchern und wollen die Brandiser Vorlagen für eigene Projekte nutzen.

Noch bis zum Jahresende führt Brandis eine Reihe von Projekten zur Verwaltungsmodernisierung und zur Verbesserung der Kommunikation mit den Bürgern durch. Dazu gehören auch weitere Prozessuntersuchungen, von denen neben den Brandisern auch alle anderen sächsischen Kommunen profitieren werden.

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