Münster/Paderborn, 14.07.2025 – Der Kreis Paderborn hat in Zusammenarbeit mit der Münsteraner PICTURE GmbH erfolgreich ein systematisches Prozessmanagement eingeführt und legt damit den Grundstein für eine zukunftsfähige Verwaltung.

Wie viele öffentliche Verwaltungen sieht sich auch der Kreis Paderborn mit einer Vielzahl an Anforderungen und Aufgaben konfrontiert: demografischer Wandel und drohender Wissensverlust, steigender Digitalisierungsdruck sowie wachsende Erwartungen der Bürgerinnen und Bürger. Um diesen Entwicklungen wirksam zu begegnen, Abläufe zu optimieren und Wissen zu sichern, setzt der Kreis auf professionelles Prozessmanagement. Professionell dokumentierte und optimierte Abläufe sparen nicht nur Ressourcen, sondern entlasten zudem die Mitarbeitenden und verbessern die Dienstleistungsqualität für Bürgerinnen und Bürger.

Rund 18 Monate arbeitete ein engagiertes Projektteam – bestehend aus der Amtsleitung Zentrale Dienste, den beiden Prozessmanagern im Sachgebiet Organisation und weiteren Kolleginnen und Kollegen – gemeinsam mit den Expertinnen und Experten der PICTURE GmbH an der systematischen Analyse und Optimierung der Verwaltungsprozesse. In praxisnahen Workshops bauten die Beteiligten zunächst ein zentrales Prozessregister auf und werteten dieses aus. Auf dieser Basis modellierten sie anschließend ausgewählte Prozesse und optimierten diese gezielt. Für die dauerhafte Verankerung des Prozessmanagements wurden in der PICTURE-Prozessplattform individuelle Konfigurationen und technische Workflows eingerichtet sowie zentrale Personengruppen innerhalb der Kreisverwaltung im Prozessmanagement befähigt. Mit einem qualitätsgesicherten Prozessregister und individuell eingerichteten technischen Voraussetzungen verfügt der Kreis nun über eine stabile Basis im Prozessmanagement.

Ein zentraler Baustein für den Projekterfolg war die aktive interne Kommunikation in der Kreisverwaltung: „Wir haben regelmäßig offene Informationsveranstaltungen organisiert und mit gezielten Aktionen wie einem verwaltungsweiten Gewinnspiel das Interesse am Prozessmanagement geweckt“, berichtet Dr. Claudia Beverungen, Leitung des Amtes Zentrale Dienste. „So konnten wir viele Mitarbeitende für das Thema begeistern.“

Auch die Unterstützung der Führungsebene war entscheidend: „Die positive Haltung und das Engagement des Verwaltungsvorstandes haben das Projekt maßgeblich ermöglicht“, betont Prozessmanager Lukas Höber. „Ohne diesen Rückhalt wäre der erfolgreiche Verlauf so nicht denkbar gewesen.“

Auch Laura Sophie Weich, Beraterin der PICTURE GmbH, zieht ein positives Fazit: „Das Projektteam des Kreises Paderborn war äußerst engagiert und brachte bereits viele Vorkenntnisse mit. Diese Voraussetzungen haben eine effektive Zusammenarbeit ermöglicht. Der Kreis Paderborn ist im Bereich Prozessmanagement jetzt hervorragend aufgestellt.“

Auch über das Projekt hinaus denkt der Kreis voraus: Mit internen Schulungen werden neue Modellierende qualifiziert. Zudem engagiert sich die Verwaltung in interkommunaler Zusammenarbeit – um gemeinsam mit anderen Kommunen das Thema Prozessmanagement weiter voranzutreiben.

Über die PICTURE GmbH

Die PICTURE GmbH ist ein mittelständisches, inhabergeführtes und unabhängiges Unternehmen mit Sitz in Münster (Westfalen), das sich mit einem Team aus über 60 Branchen- und Methodenexpert*innen und einem umfangreichen Lösungsportfolio auf Organisationsgestaltung und Prozessmanagement im öffentlichen Sektor spezialisiert hat.

Seit Gründung im Jahr 2008 haben wir deutschlandweit über 350 Kundenprojekte erfolgreich umgesetzt. Wir bieten mit der Kombination aus erfahrenen Mitarbeitenden, selbst entwickelten und betriebenen Softwarewerkzeugen, einem Schulungsprogramm sowie einem umfangreichen Werkzeugkoffer aus Methoden, Inhalten und Hilfsmitteln alle Bestandteile zur Problemlösung aus einer Hand, was in dieser Form einmalig für den öffentlichen Sektor in Deutschland ist.

Im Ergebnis unterstützen und befähigen wir Organisationen, Führungskräfte und Mitarbeitende im öffentlichen Sektor dabei, ihre Aufgaben motivierter, zielgerichteter, kostengünstiger, in höherer Qualität, schneller und/oder rechtssicherer erledigen zu können.