Im Rahmen des Regierungsprogramms „Vernetzte und transparente Verwaltung“ hat sich die Bundesregierung mit dem Modernisierungsprojekt „Prozessmanagement“ zum Ziel gesetzt, den ressortübergreifenden Erfahrungsaustausch zu fördern und das große Potenzial des Prozessmanagements für die Bundesverwaltung zu erschließen und nutzbar zu machen. Mit dem Projekt wurde das Ziel verfolgt, den aktuellen Status der Prozessorientierung in deutschen Verwaltungen festzustellen und die damit verbundenen Stärken und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Zudem wurde bezweckt, auf Basis eines 5-stufigen Modells die Reife von Prozessmanagement im öffentlichen Sektor transparent zu machen und konkrete Handlungsempfehlungen zu dessen Ausbau abzuleiten.

• mit welchen Prozessmanagementaktivitäten sich die öffentlichen Verwaltungen derzeit beschäftigen;
• welche Aktivitäten sie für die nähere Zukunft geplant haben;
• welche Hemmnisse für eine effiziente Gestaltung von Prozessen in Form von technischen, organisatorischen oder verwaltungskulturellen Randbedingungen derzeit herrschen;
• welches Potenzial bei den öffentlichen Verwaltungen vorhanden ist, Geschäftsprozesse weiterhin zu verbessern.

• Die Befragung wurde als Online-Studie basierend auf einem Fragebogen unter ca. 126 Bundesbehörden im Zeitraum von April bis Mitte August 2011 durchgeführt
• Teilnehmer waren hauptsächlich IT- und Organisationsleiter
• Es wurden alle Bereiche und erfolgskritischen Faktoren einer Verwaltung berücksichtigt
• Die Untersuchungsergebnisse wurden analysiert, ausgewertet und in Form einer Studie aufbereitet

• Studie zum aktuellen Entwicklungsstand des Prozessmanagements in Bundesverwaltungen in Deutschland, inkl. Optimierungspotenzialen und konkreten Handlungsempfehlungen
• Überblick darüber, wie öffentliche Verwaltungen auf Bundesebene Prozessmanagement verstehen, mit welchen Aktivitäten in diesem Bereich sie sich derzeit befassen, und wie die Pläne und Trends für die nahe Zukunft aussehen
• Systematische Identifikation von Stärken und Schwächen sowie Ver-besserungspotenzialen

Länderübergreifende Geschäftsprozessanalyse zur Errichtung eines Shared-Service-Centers und der Einführung eines gemeinsamen Personalmanagementsystems als integrierte Lösung für die Personalverwaltung und Personalabrechnung. Im Rahmen des Projektes wurden insbesondere ein strategischer Ordnungsrahmen als Übersichts- und Steuerungsinstrument für den Veränderungsprozess und die Planung und Durchführung der Geschäftsprozessanalyse erarbeitet. Die dezentral vorliegenden Prozessinformationen für den Bereich der Personalverwaltung wurden länderübergreifend erhoben, aus unter-schiedlichen Systemen extrahiert und in einen Ordnungsrahmen zusammengeführt. Ausgehend von der Zusammenführung der Prozessinformationen wurden die Organisations- und Auswahlentscheidungen für das Personalmanagementsystem und die Entscheidungen zur Ausgestaltung des Shared-Service-Centers vorbereitet.

• Einrichtung eines Shares-Service-Centers
• Einführung eines gemeinsamen Personalmanagementsystems

• Erstellung eines Ordnungsrahmens als Steuerungsinstrument für die gemeinsamen Aktivitäten in Schleswig-Holstein und der Freien und Hansestadt Hamburg
• Zusammenführung der stark verteilten Informationen zum Prozessmanagement zur Entscheidungsvorbereitung (für die Verwaltung und die politische Ebene)
• Abstimmung der Prozessinformationen und Harmonisierung der Prozessinformationen in Schleswig-Holstein und Hamburg.
• Optimierung der Personalprozesse für einen Betrieb im Shared-Service-Center

• Ordnungsrahmen als Steuerungsinstrument und Orientierungsrahmen für die Zusammenführung der Prozessinformationen in Schleswig-Holstein und der Freien und Hansestadt Hamburg
• Gemeinsames Prozessregister als zentraler Informationsspeicher für die Geschäftsprozesse und die weiteren Prozessinformationen. Dieser kann auch über das Projekt hinaus als Wissensbasis für Entscheidungen genutzt werden
• Detailmodelle für alle ca. 135 Personalprozesse inkl. der relevanten Prozessinformationen als Entscheidungsgrundlage für die Organisationsentscheidungen im Rahmen der Gründung des Shared-Service-Centers
• Transparenz über die in Behörden verteilten Prozessinformationen in einem zentralen System.

Das Immobilienmanagement der Freien und Hansestadt Hamburg hat sich 2010 zu einer Neuorganisation seiner Abläufe und Strukturen entschlossen. Im Vordergrund der Neuorganisation stand die Schaffung einer neuen Abteilung zur Gewährleistung eines integrativen, strategischen Portfoliomanagements für sämtliche städtischen Grundstücke. Hierzu war es notwendig, eine vollständige Prozessuntersuchung aller relevanten Prozesse durchzuführen, diese in Bezug auf ein zentrales Portfoliomanagement zu optimieren und daraus eine auf die neue Ablauforganisation abgestimmte Aufbauorganisation zu entwickeln. Flankiert wurde diese Umorganisation durch den Aufbau eines übergreifenden Qualitätsmanagementsystems sowie eines strategischen Controllings. Die PICTURE GmbH unterstützte das zweijährige Projekt in den Bereichen Projektmanagement, Prozesserfassung und –neudesign, Personalbemessung und der Entwicklung von abgestimmten Stellenprofilen für die über 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes. Außerdem unterstützte sie bei der Entwicklung von Qualitätsmanagement und Controllingsystemen sowie der Durchführung der Stellenbesetzung. Zudem begleitete PICTURE das Rollout der neuen Prozesse und die Anpassung der im Immobilienmanagement eingesetzten IT-Anwendungen.

• Effektivere Aufgabenwahrnehmung
• Dienstleistungsorientierter und professioneller Außenauftritt
• Einrichtung eines Portfoliomanagements
• Einrichtung eines Qualitätsmanagements

• Durchführung eines vollständigen Prozessscreenings im Amt für Immobilienmanagement (über 600 Prozesse)
• Anpassung der Prozesse an das neue, zentrale Portfoliomanagement
• Entwicklung einer auf die Prozesse abgestimmten Aufbauorganisation inkl. Personalbemessung
• Klärung von neuen und veränderten Prozessen mit Hilfe von PICTURE-Prozessmodellen
• Entwicklung eines auf die Prozesse abgestimmten Qualitätsmanagementsystems
• Entwicklung eines auf die Ablauf- und Aufbauorganisation abgestimmten strategischen Control-lingsystems
• Entwicklung von Stellenprofilen für alle Aufgabenbereiche des Amtes
• Durchführung eines Interessenbekundungsverfahrens zur Stellenbesetzung im Amt
• Rollout der neuen Organisationsstrukturen und Prozesse

• Am Ende des Projekts steht die vollständige Reorganisation von fünf Abteilungen mit 15 Referaten und über 160 Mitarbeitern im Amt für Immobilienmanagement
• Durch die Einführung eines strategischen Portfoliomanagements ist das Hamburger Immobilienma-nagement für aktuelle und zukünftige strategische Aufgaben gewappnet
• Durch die Analyse der Prozesse mit der PICTURE-Methode wird die Basis für ein kontinuierliches und umfassendes Prozess- und Qualitätsmanagement geschaffen
• Die erstellten Prozessmodelle dienen als Basis für Wissensmanagement in Form eines prozessorien-tierten Immobilienhandbuches

Das Referat 87 des Bayerischen Landesamtes für Umwelt ist für die Abflussermittlung und die Abflussbilanzierung und damit für die Qualitätssicherung im Bereich Abfluss zuständig. Mit diesem Projekt wurde der konzeptionelle Rahmen geschaffen, um eine schnellere, effektivere und qualitativ hochwertigere Bereitstellung von Abflusszeitreihen zu ermöglichen und den Anforderungen an eine zeitlich hochaufgelöste, teilautomatisierte und zügige Qualitätssicherung gerecht zu werden.

Im Bereich der Qualitätssicherung sollten bestehende Verfahren modernisiert und angepasst werden. Dadurch sollte die Effektivität, die verbunden ist mit gestiegenen Qualitätsanforderungen und Budgetrestriktionen, gesteigert werden. Außerdem bestand der Anspruch, den Arbeitsbereich langfristig mit weniger Personal abzudecken und so Kosten zu sparen.

Eine umfassende, ganzheitliche Analyse der aktuellen Situation war Voraussetzung für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement im Bereich der Abflussermittlung. Als Grundlage der Qualitätssicherung wurden alle Prozesse und Strukturen im Bereich der Abflussermittlung erfasst und analysiert, Schwachstellen aufgezeigt und Optimierungsvorschläge entwickelt, um letztlich eine verbesserte Prozesskette zu erhalten.

• Steigerung der Effektivität bei gleichzeitiger Senkung der Kosten
• Qualitätssicherung

• Festlegung der Ziele und Rahmenbedingungen des Projekts in einem Zielworkshop
• Erstellung einer Prozesslandkarte als grafischer Ordnungsrahmen zur Diskussionsgrundlage und zur Schaffung einer einheitlichen Sprache
• Identifikation von abflussrelevanten Prozessen und Aufbau eines Prozessregisters
• Erhebung der identifizierten Prozessmodelle zur Darlegung der Koordinationspunkte und als Basis für Optimierungspotenziale
• Identifizierung möglicher Schwachstellen im Prozessablauf und Erarbeitung der Grundlage für Optimierungspotenziale
• Dokumentation der Untersuchungsergebnisse

• Prozesslandkarte als grafischer Ordnungsrahmen zur Diskussionsgrundlage und zur Schaffung einer einheitlichen Sprache
• Identifikation von abflussrelevanten Prozessen und Aufbau eines Prozessregisters
• Kenntnis über die identifizierten Aufgaben/Abläufe
• Dokumentierte Ist-Prozesse als Wissensbasis
• Konkrete Handlungsempfehlungen als Basis für Optimierungsbemühungen
• Erste Schritte zur Etablierung eines nachhaltigen Prozessmanagements

Das Landratsamt Ortenaukreis hat in früheren Projekten gemeinsam mit der PICTURE GmbH bereits in großem Umfang Prozesse aus unterschiedlichen Bereichen aufgenommen und analysiert. Seit der Ausbildung von Prozessexperten nimmt das Landratsamt regelmäßig in Eigenregie weitere Prozesse auf und identifiziert weitere Verbesserungspotenziale. Zur Vorbereitung auf die EU-Dienstleistungsrichtlinie hat das Landratsamt in relevanten Ämtern und Sachgebieten gemeinsam mit der PICTURE GmbH Prozessscreenings zum Aufbau eines EU-DLR-Prozessregisters auf Basis der PICTURE-Prozessplattform durchgeführt. Dabei wurden diejenigen Prozesse identifiziert, die eine hohe Relevanz für die EU-Dienstleistungsrichtlinie besitzen. Die zusätzlich erhobenen Informationen über den Prozess unterstützen den Einheitlichen Ansprechpartner bei der Ausübung seiner Koordinationsfunktion. Die identifizierten Prozesse haben zudem als Ausgangspunkt für weitere Verbesserungsmaßnahmen im Sinne der EU-Dienstleistungsrichtlinie gedient.

• Identifizierung der EU-DLR-relevanten Prozesse im Landratsamt
• Identifikation der vor- und nachgelagerten sowie beteiligten Behörden und der Dokumentabhängigkeiten
• Abbildung und Nutzbarmachung der Inhalte in einem Prozessregister auf Basis der PICTURE-Prozessplattform

• Analyse von vorhandenen Unterlagen zur Erstellung von initialen Prozesslisten
• Erstellung von initialen Prozesslisten zu jedem Sachgebiet
• Durchführung von Interviews mit den Mitarbeitern der Ämter und Sachgebiete zum Abgleich und zur Vervollständigung der Prozessliste
• Erhebung von Prozessattributen durch Mitarbeiter der Verwaltung
• Hinterlegung der Prozesse in der PICTURE-Prozessplattform
• Priorisierung der Prozesslisten bzgl. ihrer EU-DLR-Relevanz

• Zu jedem definierten Prozess wurden die beteiligten sowie vor- und nachgelagerten Behörden identifiziert
• Zu jedem definierten Prozess wurden die ein- und ausgehenden sowie internen Arbeitsdokumente identifiziert
• Die Kommunikationskanäle mit den beteiligten und nachgelagerten Behörden wurden erfasst
• Sämtliche untersuchten Prozesse stehen nach Projektabschluss in ei-nem elektronischen Prozessregister auf der PICTURE-Prozessplattform der Verwaltung zur Verfügung
• Schnelle Projektergebnisse durch Screeningverfahren
• Fokussierung auf relevante Sachgebiete
• Identifizierung von hochrelevanten Prozessen für die EU-DLR
• Ablage und Nutzung in einem Prozessregister

Die VHS Frankfurt unterzieht sich bereits seit einigen Jahren einem kontinuierlichen Qualitätsverbesserungsprozess. Zur Schaffung von Qualität in der Vermittlung von Bildung ist bei einer Organisation wie der VHS Frankfurt insbesondere die Qualität der Menschen, Ressourcen und Prozesse, die die Bildung „erzeugen“ bzw. den Erwerb von Wissen organisieren und unterstützen, von wichtiger Bedeutung.

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren zur Qualitätsattestierung ist in diesem Zusammenhang die Erstellung eines verwaltungsweiten Organisationshandbuchs als Basis einer konstruktiven Organisationsentwicklung. Die prozessorientierte Sichtweise auf die Organisation und deren Gestaltung war daher Kernpunkt des Modernisierungsprojektes PICTURE@VHS. Das Projektziel bestand darin, die Kernprozesse in der VHS zu identifizieren und einheitlich zu beschreiben, um einerseits direkte Verbesserungsmaßnahmen ableiten zu können, und andererseits die Voraussetzungen für die kommenden Qualitätsattestierungen zu schaffen sowie den Grundstein für ein kontinuierliches Prozessmanagement zu legen.

• Erstellung eines prozessorientierten Organisationshandbuchs
• Beschreibung der Ablauforganisation in den verschiedenen Organisationseinheiten und -bereichen
• Zentrale Bereitstellung von prozessorientiertem Wissen und Inhalten in einem Prozessregister
• Vermittlung von Wissen bezüglich Prozessmanagement und -optimierung

• Vorbereitung der Einführung der PICTURE-Methode (Projektinitialisierung und laufendes Projektmanagement, Zielworkshop, Bereitstellung des Modellierungswerkzeuges und integrierter Informationsbestände)
• Identifikation der Kernprozesse durch die VHS Frankfurt
• Durchführung von ca. 40 Interviews zur Prozessaufnahme
• Modellierung und Beschreibung der aufgenommenen Prozesse
• Prozessanalyse (Analyse auf fachliche/organisatorische Potenziale und Vereinfachungen)

• Internes Prozesshandbuch der Volkshochschule Frankfurt auf Basis der PICTURE-Prozessplattform
• Erstellung eines prozessorientierten Ordnungsrahmens für die Aufgaben und Tätigkeiten der VHS Frankfurt
• 40 dokumentierte Kernprozesse aus allen Bereichen der VHS
• Identifikation von mehr als 30 Verbesserungsvorschlägen
• Hohe Akzeptanz von Methode, Werkzeug und Inhalten
• Schärfung einer prozessorientierten Sichtweise auf die Abläufe und Zusammenhänge bei Führungspersonal und Mitarbeitern
• Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen zur Durchführung der Kursplanung und -abwicklung

Die IHK Kiel beabsichtigte, das hausinterne prozessorientierte Qualitätsmanagement weiter auszubauen und die dafür relevanten Themenbereiche prozessorientiert aufzuarbeiten und zu dokumentieren. Die hausinternen Aktivitäten sollten dabei mit den EU-DLR-Aktivitäten des Landes Schleswig-Holstein integriert werden und zum Aufbau einer abgestimmten Strategie beitragen.

Als Basis für die Entwicklung einer langfristigen Strategie wurden dafür in dem Projekt zunächst alle Prozesse in der IHK Kiel erfasst und in einem Prozessregister zusammen geführt. Das Register wurde mit den Inhalten des Qualitätsmanagementsystems sowie dem Leistungskatalog der IHK Kiel abgeglichen, wodurch die Vollständigkeit der verschiedenen Kataloge sichergestellt werden konnte. Dabei wurden auch die EU-DLR-relevanten Inhalte identifiziert. In einem zweiten Schritt wurden fünf EU-DLR-relevante Prozesse ausgewählt und basierend auf Interviews im Detail modelliert. Die Darstellung von Vorgehen und Nutzen der PICTURE-Methode dient der IHK Kiel für die Entwicklung einer langfristigen Prozessmanagement-Strategie, einer Abstimmung mit den landesweiten EU-DLR-Aktivitäten und darauf aufbauend der Planung des weiteren Vorgehens zur Nutzung von Prozessmanagement in der IHK Kiel.

• Identifikation aller Prozesse in der IHK-Kiel
• Identifikation der EU-DLR-relevanten Prozesse
• Verdeutlichung des Vorgehens und der Darstellungsmethodik von PICTURE

• Systematische Vorbereitung der Prozessidentifikation durch die Erarbeitung von initialen Screeninglisten basierend auf bereits in anderen IHK erarbeiteten Prozesslisten
• Identifikation von 100 Prozessen in der IHK Kiel im Rahmen eines Screenings
• Auswahl von fünf EU-DLR-relevanten Prozessen für eine Detailmodellierung
• Erfassung der Prozesse im Rahmen von Interviews
• Detailmodellierung der Prozesse auf der PICTURE-Prozessplattform
• Qualitätssicherung der Ergebnisse durch die IHK Kiel

• Ein Prozessregister mit allen Prozessen der IHK Kiel (ca. 100 Prozesse)
• Integration des Prozessregisters mit dem QMS der IHK Kiel
• Integration des Prozessregisters mit dem Leistungskatalog der IHK Kiel
• Detailmodelle für fünf ausgesuchte Prozesse der IHK Kiel
• Ein elektronisches Prozessregister auf Basis der PICTURE-Prozessplattform
• Schaffung der Basis für eine langfristige Prozessmanagement-Strategie

Die PICTURE GmbH hat gemeinsam mit dem Kreis Siegen-Wittgenstein ein Projekt zur Haushaltskonsolidierung durchgeführt, mit dem Ziel, jährlich 10 % der Gesamtkosten einzusparen. Die Kreisverwaltung hat sich dieser Herausforderung gemeinsam mit der PICTURE GmbH sowie in Kooperation mit dem Institut für Verwaltungswissenschaften und mit Hilfe eines durchdachten Vorgehens, der PICTURE-Methode gestellt. Im Rahmen einer aufgabenkritischen Untersuchung wurden auf der einen Seite kurzfristig wirkende Einsparpotenziale identifiziert, auf der anderen Seite aber auch langfristige und nachhaltige Einsparpotenziale aufgedeckt. Die Untersuchung lag schwerpunktmäßig auf 18 Produkten, die anhand des Merkmals einer geringen strategischen Bedeutung priorisiert wurden. Es handelte sich dabei um Produkte aus fast allen Verwaltungsbereichen. Dabei galt es, nicht einfach Leistungen pauschal zu kürzen, sondern als erstes Mittel nach Wegen kostengünstigerer Aufgabenwahrnehmung zu suchen. Nach Analyse aller Produkte erfolgte eine Festlegung von Prozessen für sich anschließende Einzeluntersuchungen, mit dem Ziel, Optimierungspotenziale zu identifizieren und eine Personalbemessung durchzuführen. Die in diesem Rahmen identifizierten Verbesserungspotenziale ergänzten dieses Projekt hinsichtlich der identifizierten Einsparpotenziale.

Ziele
Vorrangiges Ziel war die nachhaltige Personaleinsparung von 10 % p. a. durch Aufgabenkritik und Prozessoptimierung. Darüber hinaus wurde ein einheitliches Vorgehen zu Aufgabenkritik und Prozessoptimierung für sich anschließende kooperative Untersuchungen erarbeitet.

Vorgehen
In einem ersten Schritt wurden die Prozesse aus zuvor 18 ausgewählten Produkten identifiziert (ca. 800 Prozesse) und zu jedem Prozess ein sog. Prozesssteckbrief erstellt. In diesem Steckbrief wurden zu jedem Prozess Attribute gesammelt, die hinsichtlich der nachfolgend durchzuführenden Aufgabenkritik wertvolle Hinweise lieferten. In gemeinsamen Gesprächen mit den Führungskräften wurden die Prozesslisten hinsichtlich der Vorschläge im Rahmen der Aufgabenkritik besprochen, Prozesse bzw. Teile von Prozessen wegfallen zu lassen, die Aufwände zu reduzieren oder alternativ durch Dritte wahrnehmen zu lassen. Im Anschluss daran wurde ein umfangreicher Katalog an Vorschlägen zur Aufgabenkritik erarbeitet, der mit der Politik abgestimmt wurde. Als letzten Schritt galt es, in Vorbereitung auf die anstehenden Einzeluntersuchungen, auf Basis der Attribute diejenigen Prozesse zu filtern, die das höchste Einsparpotenzial hinsichtlich der Prozessoptimierung aufweisen.

Ergebnisse und Kundennutzen
Ein umfangreicher Katalog an Vorschlägen zur Aufgabenkritik mit einem kurzfristig umsetzbaren Einsparpotenzial von 650.000 Euro. Das langfristig umsetzbare Einsparpotenzial beträgt 1,5 Millionen Euro. Über alternative Aufgabenwahrnehmungen, die Aufgabe überschüssiger Leistungen etc. wird darüber hinaus ein Einsparpotenzial von ca. 55 Vollzeitäquivalenten (brutto) eröffnet. Es besteht als Wissensgrundlage eine Prozesslandkarte mit über 800 identifizierten Prozessen für ein weiterführendes Prozessmanagement.

Der Freistaat Sachsen hat im Rahmen der Staatsmodernisierung die Definition von verbindlichen Zielwerten vorangetrieben. Um Zielwerte realisierbar zu gestalten, wurde zunächst eine ressortübergreifende Ist-Erhebung sämtlicher relevanten Verwaltungsverfahren beauftragt. Für die Identifizierung und Erhebung der erforderlichen Daten wurde die PICTURE GmbH mit der Durchführung eines Verfahrensscreening beauftragt. Relevante Verfahren (hohe politische Bedeutsamkeit, hohe Personalbindung oder hohe Fallzahl) wurden mit Unterstützung der PICTURE-Prozessplattform in sämtlichen Ressorts inkl. der nachgeordneten Behörden erhoben. Jedes Verfahren wurde durch weitere Informationen beschrieben, wodurch neben der Konkretisierung der Zielwerte des Freistaats auch Verfahren mit Optimierungspotenzialen identifiziert wurden. Der Lenkungskreis Staatsmodernisierung hat auf dieser Basis die Durchführung von Projekten zur Verfahrensoptimierung beschlossen. Anfang 2012 sind hierzu sieben Projekte in verschiedenen Ressorts mit dem Ziel gestartet, Optimierungspotenziale aufzudecken und Beiträge zu den Zielwerten des Freistaats zu leisten

• Erfassung relevanter Verwaltungsverfahren des Freistaats
• Definition konkreter Zielwerte
• Identifikation von Verfahren mit Optimierungspotenzialen
• Definition von Handlungsempfehlungen zur Prozessoptimierungen in den einzelnen Ressorts

• Definition der Klassifikationsparameter zur Identifikation relevanter Verfahren
• Durchführung einer excelbasierten Erfassung in sämtlichen Ressorts zur Benennung der relevanten Verfahren
• Bestimmung der erforderlichen Informationen über die relevanten Verfahren
• Erfassung der Informationen zu jedem Verfahren mittels der PICTURE-Prozessplattform
• Bestimmung der passenden Zielwerte für den Freistaat
• Identifikation von Verfahren mit Optimierungspotenzialen
• Erhebung und Analyse der Prozesse zu den einzelnen Verfahren in Optimierungsprojekten

• 217 relevante Verwaltungsverfahren des Freistaats zur Definition der Zielwerte
• Fixierte und verbindliche Zielwerte des Freistaats
• Identifizierte Optimierungsprojekte in den einzelnen Ressorts
• Prozessorientierte Handlungsempfehlungen zur Optimierung der Verwaltungsverfahren
• Verbreitung der Prozessbasis in der Prozessplattform Sachsen
• Definierte Verwaltungsverfahren als Basis für die Bewertung der aktuellen Zielerreichung
• Konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der einzelnen Prozesse
• Etablierung des Prozessmanagementgedankens in den einzelnen Behörden des Freistaats

Seit mehreren Jahren hatte sich die Arbeit im Westoverledinger Standes- und Ordnungsamt weiterentwickelt, ohne dass die Beschreibung, Bemessung und Bewertung der dort angesiedelten Stellen angepasst wurden. So entstanden Unklarheiten in den Zuständigkeiten, z. B. im Katastrophenschutz, und der Einfluss der Verwaltungsleitung auf die Arbeitsinhalte ging stark zurück. Mitarbeiter übernahmen freiwillige Zusatzaufgaben und erweiterten diese ohne offiziellen Auftrag. Pflichtaufgaben unbekannten Umfangs wurden von Kreis und Land auf diese Bereiche übertragen, wie z. B. eine neue Regelung bei der Hundeüberwachung und Änderungen im Niedersächsischen Gaststättengesetz.

• Identifikation und Beschreibung der Aufgaben in Standes- und Ordnungsamt und Sicherstellung der Handlungsfähigkeit
• Bemessung des zur Durchführung notwendigen Stellenumfangs
• Erstellung von Vorschlägen für einen aktualisierten Stellenzuschnitt und Klärung von Zuständigkeiten
• Schaffung einer Datengrundlage zur Stellenbewertung
• Verbesserung der Außendarstellung durch klarere Kommunikation

• Zunächst wurden alle 144 Prozesse, sowie Projekte und Aufgaben aus Standes- und Ordnungsamt identifiziert und in der PICTURE-Prozessplattform erfasst. In Prozesssteckbriefen wurden Kernkennzahlen (z. B. Fallzahl und Bearbeitungszeit) erhoben und es wurde eine Einschätzung zur Datengenauigkeit getroffen. Insgesamt 26 besonders personalintensive oder noch ungenau geschätzte Prozesse wurden zur genaueren Betrachtung ausgewählt werden, für die dann in gemeinsamen Workshops PICTURE-Modelle erstellt wurden.
• Die erfassten Daten wurden über projektspezifische Berichte aggregiert. Eine Analyse führte zur Darstellung der Ist-Situation den betrachteten Ämtern und es konnten Prozesse, Projekte und Aufgaben identifiziert werden, die bei entsprechender Entscheidung des Verwaltungsvorstands auf andere Stellen übertragbar sind. Ergänzend wurden neu hinzukommende Tätigkeiten erfasst, um verschiedene Szenarien zum Stellenzuschnitt simulieren zu können.
• Über 15 neu zu den Steckbriefen hinzugefügte Attribute zu TVöD-Kriterien wurde die Möglichkeit zur Bewertung aller Prozesse in der Prozessplattform geschaffen, die wiederum über einen Bericht zu Arbeitsvorgängen aggregiert und so als Grundlage für eine Stellenbewertung nutzbar wurden. Der aktuelle Stellenbedarf wurde für die Führungsebene aufbereitet sowie Szenarien für den zukünftigen Zuschnitt der Tätigkeiten entwickelt und dargestellt.

• Alle 144 Prozesse des Standes- und des Ordnungsamtes wurden erfasst, mit Kernattributen versehen und liegen mit entsprechenden Steckbriefen beschrieben vor.
• Die derzeitige Personalbindung der Prozesse in Standes- und Ord-nungsamt wurde festgestellt, Prozesse und Aufgaben dokumentiert und die entsprechenden Stellen im Ist-Zustand beschrieben.
• Für die Weiterentwicklung der Stellen wurden Möglichkeiten aufgezeigt, die sowohl Raum für unterschiedliche zukünftige Entwicklungen als auch für politische Schwerpunktsetzung lassen. Vorstellbar sind beispielsweise die Reduktion oder Verlagerung von freiwilligen Aufgaben aus dem Agenda-Bereich sowie verschiedene Varianten zur Aufgabenverteilung bei der Durchführung von Wahlen.

Die Westfälische Wilhelms-Universität Münster hat sich zur Unterstützung ihrer strategischen Ziele für die Einführung von Prozessmanagement mit der PICTURE-Methode entschieden. Vor dem Hintergrund verschiedener konkreter Zielsetzungen wurden Prozesse in der Zentralverwaltung der Universität untersucht. Zur Sicherstellung eines strukturierten Vorgehens wurde der 3-stufige Ansatz der PICTURE GmbH gewählt, der eine zielgerichtete Auseinandersetzung mit Geschäftsprozessen im öffentlichen Sektor ermöglicht. Im Rahmen der Projektaktivitäten wurden in kürzester Zeit ca. 1.000 Universitäts-Verwaltungsprozesse identifiziert und beschrieben. Bereits hierdurch wurden wertvolle Erkenntnisse über die Aufbau- und Ablauforganisation gewonnen und Verbesserungspotenziale aufgedeckt. Mittelfristig soll die Effektivität, die Effizienz und der Kundennutzen gesteigert werden. Hierzu werden die Prozesse unter Einbeziehung der Dezernenten und Abteilungsleiter priorisiert und im Folgenden mit der PICTURE-Methode dokumentiert. Eine Herangehensweise, die bei geringem Aufwand und unter Einbeziehung der Mitarbeiter zu schnellen Ergebnissen führt.

Die erzielten Ergebnisse werden für die Umsetzung der Evaluationsordnung an der Universität Münster genutzt. Die Auseinandersetzung mit den Geschäftsprozessen, welche zunächst in der Breite erfolgte, bildet die optimale Basis für die strukturierte und transparente Auswahl von Schwerpunkten für eine tiefgehende Prozessanalyse.

Ziele
Der gewählte Ansatz hatte zum Ziel, möglichst schnell und effektiv einen Überblick über die Prozesslandschaft in der Zentralverwaltung zu bekommen. Ferner sollten die Mitarbeiter aktiv in die Erhebung eingebunden und in die Lage versetzt werden, die aus der Evaluationsordnung geforderte Eigenbewertung für die Prozesse vornehmen zu können. Aus der Erhebung sollten klare Aussagen zu Optimierungspotenzialen, Stärken und Schwächen erwachsen, um Bereiche zu identifizieren, die einer tiefergehenden Analyse durch ein externes Unternehmen unterzogen werden.

• Definition von Kriterien für die Eigenbewertung
• Aufbau eines Prozessregisters für alle Abteilungen und Stabsstellen der Zentralverwaltung in Form von Screeninginterviews mit 1.000 Prozessen
• Bewertung der identifizierten Prozesse durch die Mitarbeiter der Universitätsverwaltung im Sinne einer Eigenevaluation
• Erarbeitung einer „Servicelandkarte“, der eine von der Aufbauorganisation losgelösten Prozessdiskussion folgt
• Priorisierung von Services, die ihm Rahmen einer externen Evaluation weiter zu untersuchen sind

• Strategische Servicelandkarte für die Zentralverwaltung der Universität Münster
• Elektronisches Prozessregister inkl. Bewertungskennzahlen zu jedem Prozess der Zentralverwaltung
• Aufdeckung von Optimierungspotenzialen sowie Stärken und Schwächen in den erbrachten Dienstleistungen

Die drei Hochschulen der Universitätsallianz Metropole Ruhr (Ruhr-Universität Bochum, Technische Universität Dortmund, Universität Duisburg-Essen) beabsichtigen eine weitere Verstärkung der Kooperation durch den Aufbau eines übergreifenden Identitätsmanagements. Ein übergreifendes Identitätsmanagement ist die Basis für die Integration zahlreicher weiterer Dienstleistungen wie z. B. integrierter Bibliotheksleistungen, die gemeinsame Nutzung von Hochschulressourcen wie PC-Pools oder eine integrierte E-Learning- und Campus Management-Infrastruktur. Die Ergebnisse sollen langfristig auch auf weitere Universitäten übertragbar sein.

Zur Konzeption und prototypischen Implementierung der übergreifenden Infrastruktur wurde ein gemeinsames Projekt der Universitäten initiiert, das in drei Phasen eingeteilt ist. Gegenstand der abgeschlossenen ersten Phase ist die Identifikation der Anforderungen anhand der Identifikation möglicher Anwendungsbereiche sowie der Konkretisierung anhand ausgewählter Anwendungsfälle. Die PICTURE GmbH hat die TU Dortmund dabei durch die Konzeption und Durchführung von Workshops sowie durch die Dokumentation der erarbeiteten Ergebnisse unterstützt. Im Rahmen der Anforderungserhebung konnte die TU von den Erfahrungen der PICTURE GmbH in der Anforderungserhebung mit technischem Fokus sowie von der vollständigen Entlastung von operativen Tätigkeiten profitieren. Bereits in der ersten Phase wurden mögliche technische Lösungsansätze identifiziert. Mit der Erhebung wurde dadurch die Basis für die Konzeption und Bewertung der Lösungsansätze in der zweiten Phase geschaffen.

Ziele
Der gewählte Ansatz hatte zum Ziel, möglichst schnell und ressourceneffizient einen Überblick über mögliche Anwendungsbereiche zu bekommen und die Anforderungen an ein gemeinsames Identitätsmanagement zu identifizieren. Weiterhin sollten Leitungskräfte und ausgewählte Mitarbeiter mit technischem Fokus der beteiligten Rechenzentren und Bibliotheken in die Konzeption eingebunden werden, um einerseits die strategischen Anwendungsbereiche in der Breite und andererseits die technischen Anforderungen in der Tiefe identifizieren zu können.

• Identifikation, Beschreibung und Priorisierung möglicher Anwendungsbereiche im Rahmen eines Workshops
• Detailbetrachtung der drei am höchsten priorisierten Anwendungsbereiche in weiteren Einzelworkshops
• Ableitung von Anforderungen aus der Detailbetrachtung ausgewählter Anwendungsfälle
• Dokumentation der Ergebnisse als Basis für die Bewertung möglicher Lösungsansätze

Ergebnisse und Kundennutzen

• 8 perspektivische Anwendungsbereiche für mehr und besseren Service der Universitäten
• 4 konkrete Anwendungsfälle als Basis für die Evaluation technischer Lösungsansätze
• mögliche technische Lösungsansätze