Dr. Lars Algermissen
Geschäftsführer

+49 (0)251 1 31 23 79-0

Montag - Freitag 9-17 Uhr

lars.algermissen@picture-gmbh.de

News

Hochschulnetzwerk erfolgreich gestartet
Viele Hochschulen haben erkannt, welche individuellen Vorteile sie aus einer Kooperation ziehen können …

24. Mai

Treffen Sie uns auf dem dbb-Kongress
Auf dem Kongress neueVerwaltung am 4. und 5. Juni in Leipzig ist die PICTURE GmbH mit dem Thema der prozessorientierten Verwaltungsmodernisierung vertreten …

29. Mai

Die PICTURE GmbH stellt die 20. Installation der PICTURE-Prozessplattform im Freistaat Sachsen bereit.
Der Freistaat Sachsen versteht die Staatsmodernisierung unter anderem prozessorientiert.

15. Juli

PICTURE GmbH mit BITMi-Gütesiegel „Software Made in Germany“ ausgezeichnet
Die Münsteraner PICTURE GmbH ist vom Bundesverband IT-Mittelstand e.V. (BITMi) mit dem Gütesiegel „Software Made in Germany“ ausgezeichnet worden.

29. Juli

PICTURE auf dem 8. Rostocker eGovernment-Forum 2013
Ergebnisorientiertes Prozessmanagement mit der PICTURE-Methode anhand eines Beispiels aus dem kommunalen Prozessnetzwerk

24. Oktober

„Butter bei die Fische.“ - PICTURE auf dem Prozesstag der NPB
Die PICTURE GmbH ist auch beim dritten Prozesstag der „Nationalen Prozessbibliothek“ als Hersteller einer XProzess-Schnittstelle dabei.

19. November

Möglichkeiten für Prozessmanagement in der Wirtschaftsförderung
Die PICTURE GmbH ist auch in diesem Jahr beim Informationstag des WiföLAB an der Hochschule Harz vertreten

16. Januar

PICTURE auf dem ITOF - Kongress Staatsmodernisierung Sachsen 2014
Vom 17. bis 18. März 2014 präsentiert sich die PICTURE GmbH gemeinsam mit ihren Partnern brain-SCC GmbH und ITM Gesellschaft für IT-Management mbH auf der ITOF in Dresden.

10. März

ITOF 2014: Rückblick auf zwei erfolgreiche Kongresstage in Dresden
Positive Bilanz dank wertvoller Gespräche und interessanter Fachvorträge

21. März

Kongress neueVerwaltung liefert neue Impulse
Der diesjährige Kongress neueVerwaltung stand unter dem Motto „Verwaltung im Zusammenspiel“

8. Mai

Halberstädter Studierende pilotieren sichere E-Mail
Lehr- und Praxisprojekt „De-Mail für öffentliches Prozess- und Kundendatenmanagement“ mit Unternehmen an der Hochschule Harz gestartet

14. Mai

PICTURE auf dem Process Solution Day in Köln
Zum ersten Mal waren wir in diesem Jahr als Aussteller auf dem PSD in Köln vertreten.

15. Mai

PICTURE-Prozessplattform: Preisträger beim Innovationspreis-IT 2014
Die PICTURE GmbH freut sich in diesem Jahr besonders über die Nominierung für den Innovationspreis-IT von der Initiative Mittelstand in der Kategorie BPM und die Auszeichnung mit dem 2. Platz.

20. Mai

Prozessmanagement – Die Organisation im Takt mit PICTURE
PICTURE GmbH auf der MEMO-Tagung in Münster

30. Mai

Jede fünfte Behörde setzt auf die PICTURE-Methode
Aktuelle Studie beleuchtet Status quo und bietet Handlungsanweisungen für Prozessmanagement von öffentlichen Verwaltungen

20. Juni

Großer Erfolg bei der Aktion
24 Teilnehmer aus 10 Organisationen im Emsland tauschten sich Ende Juli zu aktuellen Themen rund um DMS und Wissensmanagment aus.

1. August

Rückblick: Anwenderworkshop „Prozessmanagement mit der PICTURE-Methode“ in Münster
Vom 22. bis 24. September 2014 trafen sich bei der PICTURE GmbH in Münster rund 10 Vertreter u.a. aus Städten und Gemeinden zum Anwenderworkshop „Prozessmanagement mit der PICTURE-Methode“.

21. Oktober

PICTURE Prozessplattform wird zur neuen Basiskomponente im Freistaat Sachsen
Mehr als 500 sächsische Verwaltungen profitieren von einheitlicher Software und Methodik bei der Prozessoptimierung

22. Oktober

TSA integriert PICTURE Prozessplattform in Servicecentersoftware ps::Servicecenter
Halle (Saale), 22.09.2014 – TSA integriert die PICTURE Prozessplattform in sein Servicecenterprodukt ps::Servicecenter.

22. Oktober

Qualität lohnt sich: PICTURE-Prozessplattform erhält Gütesiegel
Der Bundesverband IT-Mittelstand e.V. (BITMi) zeichnet PICTURE GmbH mit Gütesiegel aus

24. Oktober

PICTURE GmbH und DVZ GmbH gehen Kooperation ein
Die PICTURE GmbH wird Partner der Nationalen Prozessbibliothek.

31. Oktober

PICTURE GmbH engagiert sich in DIN Arbeitsgruppe
Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer des Software- und Beratungsunternehmens PICTURE GmbH engagiert sich in der DIN-Arbeitsgruppe zur Überarbeitung des DIN-Fachberichts 158

6. November

PICTURE GmbH gewinnt Ausschreibung der Stadt Erkelenz
Stadt Erkelenz führt die PICTURE-Prozessplattform aus Münster ein

7. November

Sächsische Innovationskommune Brandis setzt auf Prozessmanagement mit PICTURE
Als Modellkommune für die Staatsmodernisierung in Sachsen wird die Verwaltung der Stadt Brandis mit Unterstützung der PICTURE GmbH modernisiert

14. November

Rückblick: PICTURE GmbH auf dem NPB „Prozesstag für die öffentliche Verwaltung 2014“ in Berlin
Am 13. November 2014 trafen sich Prozessexperten der öffentlichen Verwaltung unter dem Motto „Ko-Interaktion: Prozess-Community – mehr Erfolg durch Kolla-boration und Interaktion“ im Bundeshaus Berlin.

18. November

Sächsischer Landkreistag, Sächsischer Städte- und Gemeindetag und PICTURE GmbH kooperieren beim Ausbau des Prozessmanagements in kommunalen Verwaltungen im Freistaat Sachsen
Land und Kommunen in Sachsen kooperieren beim Ausbau des Prozessmanagements in kommunalen Verwaltungen

27. November

Gfo Regionalmeeting 27.11.2014: Rückblick auf erfolgreichen Workshop in Berlin
Am 27. November 2014 trafen sich 15 Teilnehmer aus Unternehmen und Behörden trafen sich auf Einladung der Gfo...

28. November

PICTURE improve: Mitglieder profitieren von Anwenderschulung
3-tägige PICTURE improve-Anwenderschulung mit Prozessexpertin Laura Oeing (PICTURE GmbH)

1. Dezember

Saalekreis teilt Kita-Prozesse im Netzwerk für Kommunen (PICTURE improve )
Der Landkreis Saalekreis mit der PICTURE-Methode im Rahmen einer Ausschreibungsvorbereitung für ein Online-Kita-Portal eine Prozessuntersuchung durchgeführt.

10. Dezember

Buchveröffentlichung: „Strategische Haushaltskonsolidierung in Kommunen“
Prozessorientierte Verwaltungsmodernisierung mit der PICTURE-Methode

11. Dezember

Prozessmanagement-Tag Meißen: 21.01.2015
Sächsisches Staatsministerium des Innern (SMI) & Anstalt für Kommunale Datenverarbeitung (SAKD) laden ein

16. Januar

PICTURE engagiert sich in Arbeitsgruppe zu förderalem Informationsmanagement (FIM)
Im Projekt FIM werden Informationen über Verwaltungsvorgänge harmonisiert und standardisiert

19. Februar

1. Prozessmanagement-Tag für Hochschulen in Münster
Prozessmanagement schnell und zielführend an Hochschulen umsetzen

25. Februar

7 Neukunden in 7 Tagen
Prozessmanagement-Tag Meißen war ein voller Erfolg

9. März

PICTURE GmbH gewinnt Landkreis München als Neukunden
Landratsamt München führt die PICTURE-Prozessplattform aus Münster ein

7. April

Neues Videotutorial: Anlegen und modellieren von Prozessnetzen in der Prozesslandschaft
Um die Prozesslandschaft Ihrer Organisation grafisch zu modellieren, stehen Ihnen in der PICTURE-Prozessplattform die Prozessnetze zur Verfügung.

8. April

Treffen Sie PICTURE auf dem Kongress neueVerwaltung
Treffen Sie uns auf dem Kongress neueVerwaltung vom 02.-03.06.2015 in Leipzig.

8. Mai

PICTURE GmbH gewinnt Verbandsgemeinde Kandel als Neukunden
Verbandsgemeinde Kandel führt die PICTURE-Prozessplattform aus Münster ein

26. Juni

Zusammenarbeit zwischen PICTURE GmbH und Fachhochschule Münster in der Lehre

29. Juni

Jetzt neu in der PICTURE-Prozessplattform: PICTURE-BPMN und verbesserter Editor
Seit Anfang der Woche präsentiert sich die PICTURE-Prozessplattform im neuen Glanz.

3. Juli

Erste Fachtagung „Regieren in Kommunen“ war ein Erfolg
Hochschule Nordhausen lud zur Fachtagung

2. Oktober

PICTURE GmbH gewinnt drei Neukunden für das improve Netzwerk
Die Gemeinde Herzebrock-Clarholz (Nordrhein-Westfalen), die Stadt Lörrach (Baden-Würtemberg) ebenso wie die Hochschule Düsseldorf (Nordrhein-Westfalen) nutzen für den Ausbau und die Weiterentwicklung des verwaltungsweiten Prozessmanagements die PICTURE-Methode und die PICTURE-Prozessplattform.

6. Oktober

Kreis Groß-Gerau hinterlegt neue Prozesse im improve-Netzwerk zum Thema BAföG
Jahr für Jahr steigt die Zahl der Schüler in Deutschland an und mit ihr auch die Zahl der BAföG-Anträge.

3. November

PICTURE improve: Erfahrungsaustausch in der Flüchtlingsunterbringung
Kooperativer Themenworkshop mit der KGSt und improve-Mitgliedern

18. November

Screencast-Angebot zur PICTURE-Prozessplattform ausgebaut
Acht neue Screencasts zur PICTURE-Prozessplattform online

9. Februar

Treffen Sie PICTURE auf dem Kongress neueVerwaltung 2016
Treffen Sie uns auf dem Kongress neueVerwaltung vom 28.-29.04.2016 in Bonn.

24. Februar

Erste IT(IL) PICTURE Informationsveranstaltung findet große Resonanz
Am 17.März 2016 lud die PICTURE GmbH Interessenten und Kunden aus verschiedensten Verwaltungsinstitutionen zu einer ersten IT(IL) PICTURE Informationsveranstaltung nach Münster ein.

23. März

PICTURE und KISA kooperieren bei der kommunalen IT- und Prozessgestaltung in Sachsen
Sächsische Kommunen sollen auf dem Weg zu einer zukunftssicheren, flexiblen und anwenderfreundlichen IT-Landschaft unterstützt werden

12. April

Team aus E-Government-Experten berät zukünftig den Freistaat Sachsen
Das Konsortium aus Cassini Consulting, Moysies & Partner, PICTURE GmbH und Westernacher Solutions AG erhielt zusammen mit 2 weiteren Unternehmenskonsortien den Zuschlag für einen „Rahmenvertrag über Beratungsleistungen zu IT- und E-Governmentthemen“ des Freistaates Sachsen.

2. Juni

Experte berichtet: Die PICTURE-Methode als effektives Instrument für den Bürokratieabbau in der öffentlichen Verwaltung
Sitzung des AWV „Arbeitskreis 1.3“ am 15. Juni 2016 in Berlin

9. Juni

neuere News

ältere News

Veranstaltungen

Management & Team:
120 Jahre gemeinsame Prozess-Erfahrung

Lernen Sie die Prozess-Experten persönlich kennen!
Wir freuen uns, Sie bei allen Fragen rund um die
Prozessdokumentation und der Optimierung von
anspruchsvollen Abläufen bestmöglich zu unterstützen.


Mit mehr als 30 Mitarbeitern in den Bereichen Produktentwicklung,
Kundenbetreuung und Projektberatung stehen wir Ihnen
umfassend zur Seite. Als Ihre Ansprechpartner stehen wir
Ihnen jederzeit für Ihre Fragen zur Verfügung.


Das Management:

  • Dr. Lars Algermissen
    Geschäftsführer
    Marketing, Vertrieb, Beratung
    lars.algermissen@picture-gmbh.de
  • Dr. Thorsten Falk
    Geschäftsführer
    Entwicklung, Personal, Controlling

Ihre Fragen beantworten:

  • Nadine Harkötter
    Assistenz Geschäftsführung
  • Katja Spenrath
    Marketingreferentin
  • Detlef Bäumer
    Kundenberater
  • Niels Kohrt
    Kundenberater
  • Andreas Wichmann
    Kundenberater

Unsere Testversionen sind zur professionellen Anwendung zur Evaluation gedacht. Gerne stellen wir auch für Studierende Testversionen zur Verfügung. Hierfür muss eine gültige Hochschul-E-Mail-Adresse angegeben werden.

Methode, Software und Prozessberatung
aus einer Hand …

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Um Ihre Prozesse einfacher zu machen,
haben wir bei uns selbst angefangen:
Mit PICTURE wird Prozessmanagement
so einfach wie das Spielen mit Bausteinen.


PICTURE entstand 2007 aus einem Forschungsprojekt
der Westfälischen Wilhelms-Universität Münster.
Dr. Algermissen und Dr. Falk haben dabei Schwachstellen
klassischer Ansätze im Prozessmanagement erkannt
und die PICTURE-Methode entwickelt.
Mit der Unterstützung des Bundesministeriums für
Wirtschaft und Technologie und durch die Förderung
des 6. Rahmenprogramms (ICT) der Europäischen
Kommission ist PICTURE schnell von einem Start-Up
zu einem erfolgreichen Unternehmen gewachsen.


Unsere Methode basiert deshalb nicht nur auf
einem stabilen wissenschaftlichen Fundament,
sondern hat sich in den vergangenen 8 Jahren
gemeinsamer Arbeit auch in der Praxis als
erfolgreiches Vorgehen bewiesen.


Unser Ziel ist es Sie dabei zu begleiten,
Ihre Arbeitsabläufe vereinfacht darzustellen,
zu analysieren und zu verbessern. Bei allen
Modernisierungsprojekten von der Konzeption
bis zur erkennbar erfolgreichen Umsetzung stehen
wir Ihnen zur Seite. Dazu beraten wir Sie anhand
unseres Praxiswissens mit der PICTURE-Methode
und stellen als Werkzeug die online-basierte
Software der PICTURE-Prozessplattform bereit.


Erst wenn Sie und alle Mitarbeiter
Ihrer Organisation gemeinsam mit uns
eine Arbeitserleichterung erwirkt haben,
sind wir zufrieden.

Willkommen in bester Gesellschaft:
Über 8.000 Prozesse beschrieben und verbessert

Egal ob Verwaltungen von der Kommunal-
bis zu Bundesebene oder Organisationen
großer Einrichtungen und Institutionen:


Die Liste unserer Referenzen zeugt von einem
umfangreichen Wissensvorsprung bei der
Optimierung von tausenden Prozessen.
Insgesamt haben wir den Arbeitsalltag von
insgesamt rund 100.000 Mitarbeitern
vereinfacht.


Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie
Erfolgreiche Einführung des elektronischen Dienstwegs im BMWi

Staatskanzlei Schleswig-Holstein
Analyse der Personalprozesse für kooperatives Personalmanagement in Shared-Service-Center

Freie und Hansestadt Hamburg – Finanzbehörde
Reorganisation des Amtes für Immobilienmanagement

Bayerisches Landesamt für Umwelt
Prozesserhebung und -optimierung im Bereich Abfluss

Landkreis Ortenau
Aufbau eines Prozessregisters im Landratsamt Ortenaukreis

Volkshochschule Frankfurt a.M.
Erstellung eines Organisationshandbuchs & Identifikation von 30 Verbesserungen

IHK Kiel
Erstellung eines Prozessregisters mit allen 100 Prozessen

Landkreis Siegen-Wittgenstein
Haushaltskonsolidierung realisiert langfristige Einsparpotenziale von 1,5 Millionen Euro

Sächsisches Staatsministerium der Justiz und für Europa
Prozessoptimierungsprojekte auf Basis eines Verfahrensscreening im Freistaat Sachsen

enerson

ARCHIKART

Gemeinde Westoverledingen
Handlungsfähigkeit und Klärung von Aufgaben in Standes- und Ordnungsamt

Universität Münster
Evaluierung schafft Transparenz über die Prozesslandschaft

Technische Universität Dortmund
Basis für hochschulübergreifendes Identitätsmanagement

Im Rahmen des Regierungsprogramms „Vernetzte und transparente Verwaltung“ hat sich die Bundesregierung mit dem Modernisierungsprojekt „Prozessmanagement“ zum Ziel gesetzt, den ressortübergreifenden Erfahrungsaustausch zu fördern und das große Potenzial des Prozessmanagements für die Bundesverwaltung zu erschließen und nutzbar zu machen. Mit dem Projekt wurde das Ziel verfolgt, den aktuellen Status der Prozessorientierung in deutschen Verwaltungen festzustellen und die damit verbundenen Stärken und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Zudem wurde bezweckt, auf Basis eines 5-stufigen Modells die Reife von Prozessmanagement im öffentlichen Sektor transparent zu machen und konkrete Handlungsempfehlungen zu dessen Ausbau abzuleiten.


Ziele
Die Schwerpunkte der Studie lagen darin herauszufinden,
  • mit welchen Prozessmanagementaktivitäten sich die öffentlichen Verwaltungen derzeit beschäftigen;
  • welche Aktivitäten sie für die nähere Zukunft geplant haben;
  • welche Hemmnisse für eine effiziente Gestaltung von Prozessen in Form von technischen, organisatorischen oder verwaltungskulturellen Randbedingungen derzeit herrschen;
  • welches Potenzial bei den öffentlichen Verwaltungen vorhanden ist, Geschäftsprozesse weiterhin zu verbessern.
Vorgehen
  • Die Befragung wurde als Online-Studie basierend auf einem Fragebogen unter ca. 126 Bundesbehörden im Zeitraum von April bis Mitte August 2011 durchgeführt
  • Teilnehmer waren hauptsächlich IT- und Organisationsleiter
  • Es wurden alle Bereiche und erfolgskritischen Faktoren einer Verwaltung berücksichtigt
  • Die Untersuchungsergebnisse wurden analysiert, ausgewertet und in Form einer Studie aufbereitet
Ergebnisse und Kundennutzen
  • Studie zum aktuellen Entwicklungsstand des Prozessmanagements in Bundesverwaltungen in Deutschland, inkl. Optimierungspotenzialen und konkreten Handlungsempfehlungen
  • Überblick darüber, wie öffentliche Verwaltungen auf Bundesebene Prozessmanagement verstehen, mit welchen Aktivitäten in diesem Bereich sie sich derzeit befassen, und wie die Pläne und Trends für die nahe Zukunft aussehen
  • Systematische Identifikation von Stärken und Schwächen sowie Ver-besserungspotenzialen

Länderübergreifende Geschäftsprozessanalyse zur Errichtung eines Shared-Service-Centers und der Einführung eines gemeinsamen Personalmanagementsystems als integrierte Lösung für die Personalverwaltung und Personalabrechnung. Im Rahmen des Projektes wurden insbesondere ein strategischer Ordnungsrahmen als Übersichts- und Steuerungsinstrument für den Veränderungsprozess und die Planung und Durchführung der Geschäftsprozessanalyse erarbeitet. Die dezentral vorliegenden Prozessinformationen für den Bereich der Personalverwaltung wurden länderübergreifend erhoben, aus unter-schiedlichen Systemen extrahiert und in einen Ordnungsrahmen zusammengeführt. Ausgehend von der Zusammenführung der Prozessinformationen wurden die Organisations- und Auswahlentscheidungen für das Personalmanagementsystem und die Entscheidungen zur Ausgestaltung des Shared-Service-Centers vorbereitet.


Ziele
  • Einrichtung eines Shares-Service-Centers
  • Einführung eines gemeinsamen Personalmanagementsystems
Vorgehen
  • Erstellung eines Ordnungsrahmens als Steuerungsinstrument für die gemeinsamen Aktivitäten in Schleswig-Holstein und der Freien und Hansestadt Hamburg
  • Zusammenführung der stark verteilten Informationen zum Prozessmanagement zur Entscheidungsvorbereitung (für die Verwaltung und die politische Ebene)
  • Abstimmung der Prozessinformationen und Harmonisierung der Prozessinformationen in Schleswig-Holstein und Hamburg.
  • Optimierung der Personalprozesse für einen Betrieb im Shared-Service-Center
Ergebnisse und Kundennutzen
  • Ordnungsrahmen als Steuerungsinstrument und Orientierungsrahmen für die Zusammenführung der Prozessinformationen in Schleswig-Holstein und der Freien und Hansestadt Hamburg
  • Gemeinsames Prozessregister als zentraler Informationsspeicher für die Geschäftsprozesse und die weiteren Prozessinformationen. Dieser kann auch über das Projekt hinaus als Wissensbasis für Entscheidungen genutzt werden
  • Detailmodelle für alle ca. 135 Personalprozesse inkl. der relevanten Prozessinformationen als Entscheidungsgrundlage für die Organisationsentscheidungen im Rahmen der Gründung des Shared-Service-Centers
  • Transparenz über die in Behörden verteilten Prozessinformationen in einem zentralen System.

Das Immobilienmanagement der Freien und Hansestadt Hamburg hat sich 2010 zu einer Neuorganisation seiner Abläufe und Strukturen entschlossen. Im Vordergrund der Neuorganisation stand die Schaffung einer neuen Abteilung zur Gewährleistung eines integrativen, strategischen Portfoliomanagements für sämtliche städtischen Grundstücke. Hierzu war es notwendig, eine vollständige Prozessuntersuchung aller relevanten Prozesse durchzuführen, diese in Bezug auf ein zentrales Portfoliomanagement zu optimieren und daraus eine auf die neue Ablauforganisation abgestimmte Aufbauorganisation zu entwickeln. Flankiert wurde diese Umorganisation durch den Aufbau eines übergreifenden Qualitätsmanagementsystems sowie eines strategischen Controllings. Die PICTURE GmbH unterstützte das zweijährige Projekt in den Bereichen Projektmanagement, Prozesserfassung und –neudesign, Personalbemessung und der Entwicklung von abgestimmten Stellenprofilen für die über 160 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Amtes. Außerdem unterstützte sie bei der Entwicklung von Qualitätsmanagement und Controllingsystemen sowie der Durchführung der Stellenbesetzung. Zudem begleitete PICTURE das Rollout der neuen Prozesse und die Anpassung der im Immobilienmanagement eingesetzten IT-Anwendungen.


Ziele
  • Effektivere Aufgabenwahrnehmung
  • Dienstleistungsorientierter und professioneller Außenauftritt
  • Einrichtung eines Portfoliomanagements
  • Einrichtung eines Qualitätsmanagements
Vorgehen
  • Durchführung eines vollständigen Prozessscreenings im Amt für Immobilienmanagement (über 600 Prozesse)
  • Anpassung der Prozesse an das neue, zentrale Portfoliomanagement
  • Entwicklung einer auf die Prozesse abgestimmten Aufbauorganisation inkl. Personalbemessung
  • Klärung von neuen und veränderten Prozessen mit Hilfe von PICTURE-Prozessmodellen
  • Entwicklung eines auf die Prozesse abgestimmten Qualitätsmanagementsystems
  • Entwicklung eines auf die Ablauf- und Aufbauorganisation abgestimmten strategischen Control-lingsystems
  • Entwicklung von Stellenprofilen für alle Aufgabenbereiche des Amtes
  • Durchführung eines Interessenbekundungsverfahrens zur Stellenbesetzung im Amt
  • Rollout der neuen Organisationsstrukturen und Prozesse
Ergebnisse und Kundennutzen
  • Am Ende des Projekts steht die vollständige Reorganisation von fünf Abteilungen mit 15 Referaten und über 160 Mitarbeitern im Amt für Immobilienmanagement
  • Durch die Einführung eines strategischen Portfoliomanagements ist das Hamburger Immobilienma-nagement für aktuelle und zukünftige strategische Aufgaben gewappnet
  • Durch die Analyse der Prozesse mit der PICTURE-Methode wird die Basis für ein kontinuierliches und umfassendes Prozess- und Qualitätsmanagement geschaffen
  • Die erstellten Prozessmodelle dienen als Basis für Wissensmanagement in Form eines prozessorien-tierten Immobilienhandbuches

Das Referat 87 des Bayerischen Landesamtes für Umwelt ist für die Abflussermittlung und die Abflussbilanzierung und damit für die Qualitätssicherung im Bereich Abfluss zuständig. Mit diesem Projekt wurde der konzeptionelle Rahmen geschaffen, um eine schnellere, effektivere und qualitativ hochwertigere Bereitstellung von Abflusszeitreihen zu ermöglichen und den Anforderungen an eine zeitlich hochaufgelöste, teilautomatisierte und zügige Qualitätssicherung gerecht zu werden.

Im Bereich der Qualitätssicherung sollten bestehende Verfahren modernisiert und angepasst werden. Dadurch sollte die Effektivität, die verbunden ist mit gestiegenen Qualitätsanforderungen und Budgetrestriktionen, gesteigert werden. Außerdem bestand der Anspruch, den Arbeitsbereich langfristig mit weniger Personal abzudecken und so Kosten zu sparen.

Eine umfassende, ganzheitliche Analyse der aktuellen Situation war Voraussetzung für ein erfolgreiches Qualitätsmanagement im Bereich der Abflussermittlung. Als Grundlage der Qualitätssicherung wurden alle Prozesse und Strukturen im Bereich der Abflussermittlung erfasst und analysiert, Schwachstellen aufgezeigt und Optimierungsvorschläge entwickelt, um letztlich eine verbesserte Prozesskette zu erhalten.


Ziele
  • Steigerung der Effektivität bei gleichzeitiger Senkung der Kosten
  • Qualitätssicherung
Vorgehen
  • Festlegung der Ziele und Rahmenbedingungen des Projekts in einem Zielworkshop
  • Erstellung einer Prozesslandkarte als grafischer Ordnungsrahmen zur Diskussionsgrundlage und zur Schaffung einer einheitlichen Sprache
  • Identifikation von abflussrelevanten Prozessen und Aufbau eines Prozessregisters
  • Erhebung der identifizierten Prozessmodelle zur Darlegung der Koordinationspunkte und als Basis für Optimierungspotenziale
  • Identifizierung möglicher Schwachstellen im Prozessablauf und Erarbeitung der Grundlage für Optimierungspotenziale
  • Dokumentation der Untersuchungsergebnisse
Ergebnisse und Kundennutzen
  • Prozesslandkarte als grafischer Ordnungsrahmen zur Diskussionsgrundlage und zur Schaffung einer einheitlichen Sprache
  • Identifikation von abflussrelevanten Prozessen und Aufbau eines Prozessregisters
  • Kenntnis über die identifizierten Aufgaben/Abläufe
  • Dokumentierte Ist-Prozesse als Wissensbasis
  • Konkrete Handlungsempfehlungen als Basis für Optimierungsbemühungen
  • Erste Schritte zur Etablierung eines nachhaltigen Prozessmanagements

Das Landratsamt Ortenaukreis hat in früheren Projekten gemeinsam mit der PICTURE GmbH bereits in großem Umfang Prozesse aus unterschiedlichen Bereichen aufgenommen und analysiert. Seit der Ausbildung von Prozessexperten nimmt das Landratsamt regelmäßig in Eigenregie weitere Prozesse auf und identifiziert weitere Verbesserungspotenziale. Zur Vorbereitung auf die EU-Dienstleistungsrichtlinie hat das Landratsamt in relevanten Ämtern und Sachgebieten gemeinsam mit der PICTURE GmbH Prozessscreenings zum Aufbau eines EU-DLR-Prozessregisters auf Basis der PICTURE-Prozessplattform durchgeführt. Dabei wurden diejenigen Prozesse identifiziert, die eine hohe Relevanz für die EU-Dienstleistungsrichtlinie besitzen. Die zusätzlich erhobenen Informationen über den Prozess unterstützen den Einheitlichen Ansprechpartner bei der Ausübung seiner Koordinationsfunktion. Die identifizierten Prozesse haben zudem als Ausgangspunkt für weitere Verbesserungsmaßnahmen im Sinne der EU-Dienstleistungsrichtlinie gedient.


Ziele
  • Identifizierung der EU-DLR-relevanten Prozesse im Landratsamt
  • Identifikation der vor- und nachgelagerten sowie beteiligten Behörden und der Dokumentabhängigkeiten
  • Abbildung und Nutzbarmachung der Inhalte in einem Prozessregister auf Basis der PICTURE-Prozessplattform
Vorgehen
  • Analyse von vorhandenen Unterlagen zur Erstellung von initialen Prozesslisten
  • Erstellung von initialen Prozesslisten zu jedem Sachgebiet
  • Durchführung von Interviews mit den Mitarbeitern der Ämter und Sachgebiete zum Abgleich und zur Vervollständigung der Prozessliste
  • Erhebung von Prozessattributen durch Mitarbeiter der Verwaltung
  • Hinterlegung der Prozesse in der PICTURE-Prozessplattform
  • Priorisierung der Prozesslisten bzgl. ihrer EU-DLR-Relevanz
Ergebnisse und Kundennutzen
Im Rahmen der Prozessuntersuchungen wurden folgende Ergebnisse herausgearbeitet:
  • Zu jedem definierten Prozess wurden die beteiligten sowie vor- und nachgelagerten Behörden identifiziert
  • Zu jedem definierten Prozess wurden die ein- und ausgehenden sowie internen Arbeitsdokumente identifiziert
  • Die Kommunikationskanäle mit den beteiligten und nachgelagerten Behörden wurden erfasst
  • Sämtliche untersuchten Prozesse stehen nach Projektabschluss in ei-nem elektronischen Prozessregister auf der PICTURE-Prozessplattform der Verwaltung zur Verfügung
  • Schnelle Projektergebnisse durch Screeningverfahren
  • Fokussierung auf relevante Sachgebiete
  • Identifizierung von hochrelevanten Prozessen für die EU-DLR
  • Ablage und Nutzung in einem Prozessregister

Die VHS Frankfurt unterzieht sich bereits seit einigen Jahren einem kontinuierlichen Qualitätsverbesserungsprozess. Zur Schaffung von Qualität in der Vermittlung von Bildung ist bei einer Organisation wie der VHS Frankfurt insbesondere die Qualität der Menschen, Ressourcen und Prozesse, die die Bildung „erzeugen“ bzw. den Erwerb von Wissen organisieren und unterstützen, von wichtiger Bedeutung.

Einer der wichtigsten Erfolgsfaktoren zur Qualitätsattestierung ist in diesem Zusammenhang die Erstellung eines verwaltungsweiten Organisationshandbuchs als Basis einer konstruktiven Organisationsentwicklung. Die prozessorientierte Sichtweise auf die Organisation und deren Gestaltung war daher Kernpunkt des Modernisierungsprojektes PICTURE@VHS. Das Projektziel bestand darin, die Kernprozesse in der VHS zu identifizieren und einheitlich zu beschreiben, um einerseits direkte Verbesserungsmaßnahmen ableiten zu können, und andererseits die Voraussetzungen für die kommenden Qualitätsattestierungen zu schaffen sowie den Grundstein für ein kontinuierliches Prozessmanagement zu legen.


Ziele
  • Erstellung eines prozessorientierten Organisationshandbuchs
  • Beschreibung der Ablauforganisation in den verschiedenen Organisationseinheiten und -bereichen
  • Zentrale Bereitstellung von prozessorientiertem Wissen und Inhalten in einem Prozessregister
  • Vermittlung von Wissen bezüglich Prozessmanagement und -optimierung
Vorgehen
  • Vorbereitung der Einführung der PICTURE-Methode (Projektinitialisierung und laufendes Projektmanagement, Zielworkshop, Bereitstellung des Modellierungswerkzeuges und integrierter Informationsbestände)
  • Identifikation der Kernprozesse durch die VHS Frankfurt
  • Durchführung von ca. 40 Interviews zur Prozessaufnahme
  • Modellierung und Beschreibung der aufgenommenen Prozesse
  • Prozessanalyse (Analyse auf fachliche/organisatorische Potenziale und Vereinfachungen)
Ergebnisse und Kundennutzen
  • Internes Prozesshandbuch der Volkshochschule Frankfurt auf Basis der PICTURE-Prozessplattform
  • Erstellung eines prozessorientierten Ordnungsrahmens für die Aufgaben und Tätigkeiten der VHS Frankfurt
  • 40 dokumentierte Kernprozesse aus allen Bereichen der VHS
  • Identifikation von mehr als 30 Verbesserungsvorschlägen
  • Hohe Akzeptanz von Methode, Werkzeug und Inhalten
  • Schärfung einer prozessorientierten Sichtweise auf die Abläufe und Zusammenhänge bei Führungspersonal und Mitarbeitern
  • Entwicklung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen zur Durchführung der Kursplanung und -abwicklung

Die IHK Kiel beabsichtigte, das hausinterne prozessorientierte Qualitätsmanagement weiter auszubauen und die dafür relevanten Themenbereiche prozessorientiert aufzuarbeiten und zu dokumentieren. Die hausinternen Aktivitäten sollten dabei mit den EU-DLR-Aktivitäten des Landes Schleswig-Holstein integriert werden und zum Aufbau einer abgestimmten Strategie beitragen.

Als Basis für die Entwicklung einer langfristigen Strategie wurden dafür in dem Projekt zunächst alle Prozesse in der IHK Kiel erfasst und in einem Prozessregister zusammen geführt. Das Register wurde mit den Inhalten des Qualitätsmanagementsystems sowie dem Leistungskatalog der IHK Kiel abgeglichen, wodurch die Vollständigkeit der verschiedenen Kataloge sichergestellt werden konnte. Dabei wurden auch die EU-DLR-relevanten Inhalte identifiziert. In einem zweiten Schritt wurden fünf EU-DLR-relevante Prozesse ausgewählt und basierend auf Interviews im Detail modelliert. Die Darstellung von Vorgehen und Nutzen der PICTURE-Methode dient der IHK Kiel für die Entwicklung einer langfristigen Prozessmanagement-Strategie, einer Abstimmung mit den landesweiten EU-DLR-Aktivitäten und darauf aufbauend der Planung des weiteren Vorgehens zur Nutzung von Prozessmanagement in der IHK Kiel.


Ziele
  • Identifikation aller Prozesse in der IHK-Kiel
  • Identifikation der EU-DLR-relevanten Prozesse
  • Verdeutlichung des Vorgehens und der Darstellungsmethodik von PICTURE
Vorgehen
  • Systematische Vorbereitung der Prozessidentifikation durch die Erarbeitung von initialen Screeninglisten basierend auf bereits in anderen IHK erarbeiteten Prozesslisten
  • Identifikation von 100 Prozessen in der IHK Kiel im Rahmen eines Screenings
  • Auswahl von fünf EU-DLR-relevanten Prozessen für eine Detailmodellierung
  • Erfassung der Prozesse im Rahmen von Interviews
  • Detailmodellierung der Prozesse auf der PICTURE-Prozessplattform
  • Qualitätssicherung der Ergebnisse durch die IHK Kiel
Ergebnisse und Kundennutzen
  • Ein Prozessregister mit allen Prozessen der IHK Kiel (ca. 100 Prozesse)
  • Integration des Prozessregisters mit dem QMS der IHK Kiel
  • Integration des Prozessregisters mit dem Leistungskatalog der IHK Kiel
  • Detailmodelle für fünf ausgesuchte Prozesse der IHK Kiel
  • Ein elektronisches Prozessregister auf Basis der PICTURE-Prozessplattform
  • Schaffung der Basis für eine langfristige Prozessmanagement-Strategie

Die PICTURE GmbH hat gemeinsam mit dem Kreis Siegen-Wittgenstein ein Projekt zur Haushaltskonsolidierung durchgeführt, mit dem Ziel, jährlich 10 % der Gesamtkosten einzusparen. Die Kreisverwaltung hat sich dieser Herausforderung gemeinsam mit der PICTURE GmbH sowie in Kooperation mit dem Institut für Verwaltungswissenschaften und mit Hilfe eines durchdachten Vorgehens, der PICTURE-Methode gestellt. Im Rahmen einer aufgabenkritischen Untersuchung wurden auf der einen Seite kurzfristig wirkende Einsparpotenziale identifiziert, auf der anderen Seite aber auch langfristige und nachhaltige Einsparpotenziale aufgedeckt. Die Untersuchung lag schwerpunktmäßig auf 18 Produkten, die anhand des Merkmals einer geringen strategischen Bedeutung priorisiert wurden. Es handelte sich dabei um Produkte aus fast allen Verwaltungsbereichen. Dabei galt es, nicht einfach Leistungen pauschal zu kürzen, sondern als erstes Mittel nach Wegen kostengünstigerer Aufgabenwahrnehmung zu suchen. Nach Analyse aller Produkte erfolgte eine Festlegung von Prozessen für sich anschließende Einzeluntersuchungen, mit dem Ziel, Optimierungspotenziale zu identifizieren und eine Personalbemessung durchzuführen. Die in diesem Rahmen identifizierten Verbesserungspotenziale ergänzten dieses Projekt hinsichtlich der identifizierten Einsparpotenziale.

Ziele
Vorrangiges Ziel war die nachhaltige Personaleinsparung von 10 % p. a. durch Aufgabenkritik und Prozessoptimierung. Darüber hinaus wurde ein einheitliches Vorgehen zu Aufgabenkritik und Prozessoptimierung für sich anschließende kooperative Untersuchungen erarbeitet.

Vorgehen
In einem ersten Schritt wurden die Prozesse aus zuvor 18 ausgewählten Produkten identifiziert (ca. 800 Prozesse) und zu jedem Prozess ein sog. Prozesssteckbrief erstellt. In diesem Steckbrief wurden zu jedem Prozess Attribute gesammelt, die hinsichtlich der nachfolgend durchzuführenden Aufgabenkritik wertvolle Hinweise lieferten. In gemeinsamen Gesprächen mit den Führungskräften wurden die Prozesslisten hinsichtlich der Vorschläge im Rahmen der Aufgabenkritik besprochen, Prozesse bzw. Teile von Prozessen wegfallen zu lassen, die Aufwände zu reduzieren oder alternativ durch Dritte wahrnehmen zu lassen. Im Anschluss daran wurde ein umfangreicher Katalog an Vorschlägen zur Aufgabenkritik erarbeitet, der mit der Politik abgestimmt wurde. Als letzten Schritt galt es, in Vorbereitung auf die anstehenden Einzeluntersuchungen, auf Basis der Attribute diejenigen Prozesse zu filtern, die das höchste Einsparpotenzial hinsichtlich der Prozessoptimierung aufweisen.

Ergebnisse und Kundennutzen
Ein umfangreicher Katalog an Vorschlägen zur Aufgabenkritik mit einem kurzfristig umsetzbaren Einsparpotenzial von 650.000 Euro. Das langfristig umsetzbare Einsparpotenzial beträgt 1,5 Millionen Euro. Über alternative Aufgabenwahrnehmungen, die Aufgabe überschüssiger Leistungen etc. wird darüber hinaus ein Einsparpotenzial von ca. 55 Vollzeitäquivalenten (brutto) eröffnet. Es besteht als Wissensgrundlage eine Prozesslandkarte mit über 800 identifizierten Prozessen für ein weiterführendes Prozessmanagement.

Der Freistaat Sachsen hat im Rahmen der Staatsmodernisierung die Definition von verbindlichen Zielwerten vorangetrieben. Um Zielwerte realisierbar zu gestalten, wurde zunächst eine ressortübergreifende Ist-Erhebung sämtlicher relevanten Verwaltungsverfahren beauftragt. Für die Identifizierung und Erhebung der erforderlichen Daten wurde die PICTURE GmbH mit der Durchführung eines Verfahrensscreening beauftragt. Relevante Verfahren (hohe politische Bedeutsamkeit, hohe Personalbindung oder hohe Fallzahl) wurden mit Unterstützung der PICTURE-Prozessplattform in sämtlichen Ressorts inkl. der nachgeordneten Behörden erhoben. Jedes Verfahren wurde durch weitere Informationen beschrieben, wodurch neben der Konkretisierung der Zielwerte des Freistaats auch Verfahren mit Optimierungspotenzialen identifiziert wurden. Der Lenkungskreis Staatsmodernisierung hat auf dieser Basis die Durchführung von Projekten zur Verfahrensoptimierung beschlossen. Anfang 2012 sind hierzu sieben Projekte in verschiedenen Ressorts mit dem Ziel gestartet, Optimierungspotenziale aufzudecken und Beiträge zu den Zielwerten des Freistaats zu leisten


Ziele
  • Erfassung relevanter Verwaltungsverfahren des Freistaats
  • Definition konkreter Zielwerte
  • Identifikation von Verfahren mit Optimierungspotenzialen
  • Definition von Handlungsempfehlungen zur Prozessoptimierungen in den einzelnen Ressorts

Vorgehen
  • Definition der Klassifikationsparameter zur Identifikation relevanter Verfahren
  • Durchführung einer excelbasierten Erfassung in sämtlichen Ressorts zur Benennung der relevanten Verfahren
  • Bestimmung der erforderlichen Informationen über die relevanten Verfahren
  • Erfassung der Informationen zu jedem Verfahren mittels der PICTURE-Prozessplattform
  • Bestimmung der passenden Zielwerte für den Freistaat
  • Identifikation von Verfahren mit Optimierungspotenzialen
  • Erhebung und Analyse der Prozesse zu den einzelnen Verfahren in Optimierungsprojekten

Ergebnisse und Kundennutzen
  • 217 relevante Verwaltungsverfahren des Freistaats zur Definition der Zielwerte
  • Fixierte und verbindliche Zielwerte des Freistaats
  • Identifizierte Optimierungsprojekte in den einzelnen Ressorts
  • Prozessorientierte Handlungsempfehlungen zur Optimierung der Verwaltungsverfahren
  • Verbreitung der Prozessbasis in der Prozessplattform Sachsen
  • Definierte Verwaltungsverfahren als Basis für die Bewertung der aktuellen Zielerreichung
  • Konkrete Handlungsempfehlungen zur Verbesserung der einzelnen Prozesse
  • Etablierung des Prozessmanagementgedankens in den einzelnen Behörden des Freistaats

Die enerson-Gruppe hat sich auf vertikale Lösungen für die Energiewirtschaft, die Telekommu-ni­kations­branche und konvergente Märkte spezialisiert. Hierzu gehören einzelne sowie gebün-delte Leistungen in den Bereichen Beratung, Planung, IT-Entwicklung, Umsetzung, Betrieb und Schulung. Ergänzt wird das enerson-Portfolio durch die Personalberatung Hartmann & Company, ein mit enerson verbundenes Unternehmen. Zu unseren Kunden zählen die führenden Branchenkonzerne als auch mittelständige Unternehmen.

Unsere Berater und Experten verfügen über langjährige Expertise aus ihren jeweiligen Fachbereichen. Wir besitzen die Werkzeuge und die Erfahrung komplexe Anforderungen des Marktes in effektive und effiziente Lösungen umzusetzen. Die Mitglieder unseres Führungsteams sind handverlesen, blicken auf umfassende Erfahrungen aus allen Wertschöpfungsstufen und Funktionsbereichen in Führungspositionen zurück und haben bereits in unterschiedlichen Funktionen erfolgreiche unternehmerische Verantwortung nachgewiesen. Das Führungsteam verbindet eine gemeinsame Handlungsweise: Gestalten und Bewegen!

enerson bietet mit den Geschäftsbereichen der Gruppe ein ganzheitliches Lösungsportfolio aus einer Hand: Wir entwickeln Strategien, Geschäftsmodelle und Konzepte, begleiten bei der Umsetzung oder setzen bei Bedarf auch in Verantwortung um. Hierbei sichern wir unseren Kunden kostenoptimierte und praxiserprobte bzw. umsetzbare Konzepte und hohe Umsetzungsgeschwindigkeiten mit ganzheitlichen Lösungsangeboten zu.

Mit 25 Jahren Erfahrung im Gepäck kommt die vollständig workflow-orientierte Software ARCHIKART in der Version 4 mit optimierter ergonomischer Benutzeroberfläche zum Einsatz. Ursprünglich als ämterübergreifende liegenschaftsbezogene Vorgangsbearbeitung für Kommunen und Landratsämter auf der Basis der amtlichen ALB/ALKIS-Daten entwickelt, wird inzwischen der gesamte Bereich der kommunalen Planung und Ordnung der Bodennutzung sowie des kommunalen, kirchlichen und privatwirtschaftlichen Facility Mangements mit fast 100 verschiedenen Modulen umfassend abgedeckt.
Je nach Nutzerkontext kommen PC- oder Web-Oberflächen sowie Outdoor-Mobilanwendungen zum Einsatz. Verschiedene Datenbanken wie MS-SQL, Oracle, MySQL und PostgreSQL werden unterstützt. Virtualisierung beispielsweise mit CITRIX erlaubt mandantenfähigen Rechenzentrumsbetrieb.
Neben der Integration von GIS- und Dokumentenmanagementsystemen sind leistungsfähige Schnittstellen zum Finanz- und Einwohnermeldewesen ein Markenzeichen. Die Interoperabilität von ARCHIKART zu anderen Fachverfahren im Hause ist auf der Basis von Web-Services gesichert. Alle relevanten ARCHIKART Fachverfahren wurden medienbruchfrei ins Internet verlängert, so dass auch externe Verfahrensbeteiligte wie Antragsteller oder Träger öffentlicher Belange in die elektronische Vorgangsbearbeitung integriert sind. Dabei werden zentrale Dienste wie Formularserver, digitale Signatur, ePayment, Kollaborationsplattform und Geodateninfrastrukturen nahtlos eingebunden. Verwaltungsprozesse können mit picture modelliert und in die ARCHIKART-Workflow-Engine importiert werden. Oder es werden aus der ARCHIKART Picture-Prozess-Bibliothek Workflows als direkt nachnutzbare Blaupausen mit der Möglichkeit der kundenspezifischen Anpassung heruntergeladen.
Über 700 Kunden im gesamten Bundesgebiet, darunter mehrere Landeshauptstädte, werden vom 80-köpfigen ARCHIKART Team, verteilt auf vier Niederlassungen betreut. Ein kompetenter Beratungs-, Schulungs- und Dienstleistungsservice, ein fachkundiges Support-Team sowie ein regional verteiltes Netz von ARCHIKART-Vertriebs-, Dientleistungs- und Beratungspartnern ergänzen das Softwareangebot.
http://www.archikart.de/

Seit mehreren Jahren hatte sich die Arbeit im Westoverledinger Standes- und Ordnungsamt weiterentwickelt, ohne dass die Beschreibung, Bemessung und Bewertung der dort angesiedelten Stellen angepasst wurden. So entstanden Unklarheiten in den Zuständigkeiten, z. B. im Katastrophenschutz, und der Einfluss der Verwaltungsleitung auf die Arbeitsinhalte ging stark zurück. Mitarbeiter übernahmen freiwillige Zusatzaufgaben und erweiterten diese ohne offiziellen Auftrag. Pflichtaufgaben unbekannten Umfangs wurden von Kreis und Land auf diese Bereiche übertragen, wie z. B. eine neue Regelung bei der Hundeüberwachung und Änderungen im Niedersächsischen Gaststättengesetz.


Ziele
  • Identifikation und Beschreibung der Aufgaben in Standes- und Ordnungsamt und Sicherstellung der Handlungsfähigkeit
  • Bemessung des zur Durchführung notwendigen Stellenumfangs
  • Erstellung von Vorschlägen für einen aktualisierten Stellenzuschnitt und Klärung von Zuständigkeiten
  • Schaffung einer Datengrundlage zur Stellenbewertung
  • Verbesserung der Außendarstellung durch klarere Kommunikation
Vorgehen
  • Zunächst wurden alle 144 Prozesse, sowie Projekte und Aufgaben aus Standes- und Ordnungsamt identifiziert und in der PICTURE-Prozessplattform erfasst. In Prozesssteckbriefen wurden Kernkennzahlen (z. B. Fallzahl und Bearbeitungszeit) erhoben und es wurde eine Einschätzung zur Datengenauigkeit getroffen. Insgesamt 26 besonders personalintensive oder noch ungenau geschätzte Prozesse wurden zur genaueren Betrachtung ausgewählt werden, für die dann in gemeinsamen Workshops PICTURE-Modelle erstellt wurden.
  • Die erfassten Daten wurden über projektspezifische Berichte aggregiert. Eine Analyse führte zur Darstellung der Ist-Situation den betrachteten Ämtern und es konnten Prozesse, Projekte und Aufgaben identifiziert werden, die bei entsprechender Entscheidung des Verwaltungsvorstands auf andere Stellen übertragbar sind. Ergänzend wurden neu hinzukommende Tätigkeiten erfasst, um verschiedene Szenarien zum Stellenzuschnitt simulieren zu können.
  • Über 15 neu zu den Steckbriefen hinzugefügte Attribute zu TVöD-Kriterien wurde die Möglichkeit zur Bewertung aller Prozesse in der Prozessplattform geschaffen, die wiederum über einen Bericht zu Arbeitsvorgängen aggregiert und so als Grundlage für eine Stellenbewertung nutzbar wurden. Der aktuelle Stellenbedarf wurde für die Führungsebene aufbereitet sowie Szenarien für den zukünftigen Zuschnitt der Tätigkeiten entwickelt und dargestellt.
Ergebnisse und Kundennutzen
  • Alle 144 Prozesse des Standes- und des Ordnungsamtes wurden erfasst, mit Kernattributen versehen und liegen mit entsprechenden Steckbriefen beschrieben vor.
  • Die derzeitige Personalbindung der Prozesse in Standes- und Ord-nungsamt wurde festgestellt, Prozesse und Aufgaben dokumentiert und die entsprechenden Stellen im Ist-Zustand beschrieben.
  • Für die Weiterentwicklung der Stellen wurden Möglichkeiten aufgezeigt, die sowohl Raum für unterschiedliche zukünftige Entwicklungen als auch für politische Schwerpunktsetzung lassen. Vorstellbar sind beispielsweise die Reduktion oder Verlagerung von freiwilligen Aufgaben aus dem Agenda-Bereich sowie verschiedene Varianten zur Aufgabenverteilung bei der Durchführung von Wahlen.

Die Westfälische Wilhelms-Universität Münster hat sich zur Unterstützung ihrer strategischen Ziele für die Einführung von Prozessmanagement mit der PICTURE-Methode entschieden. Vor dem Hintergrund verschiedener konkreter Zielsetzungen wurden Prozesse in der Zentralverwaltung der Universität untersucht. Zur Sicherstellung eines strukturierten Vorgehens wurde der 3-stufige Ansatz der PICTURE GmbH gewählt, der eine zielgerichtete Auseinandersetzung mit Geschäftsprozessen im öffentlichen Sektor ermöglicht. Im Rahmen der Projektaktivitäten wurden in kürzester Zeit ca. 1.000 Universitäts-Verwaltungsprozesse identifiziert und beschrieben. Bereits hierdurch wurden wertvolle Erkenntnisse über die Aufbau- und Ablauforganisation gewonnen und Verbesserungspotenziale aufgedeckt. Mittelfristig soll die Effektivität, die Effizienz und der Kundennutzen gesteigert werden. Hierzu werden die Prozesse unter Einbeziehung der Dezernenten und Abteilungsleiter priorisiert und im Folgenden mit der PICTURE-Methode dokumentiert. Eine Herangehensweise, die bei geringem Aufwand und unter Einbeziehung der Mitarbeiter zu schnellen Ergebnissen führt.

Die erzielten Ergebnisse werden für die Umsetzung der Evaluationsordnung an der Universität Münster genutzt. Die Auseinandersetzung mit den Geschäftsprozessen, welche zunächst in der Breite erfolgte, bildet die optimale Basis für die strukturierte und transparente Auswahl von Schwerpunkten für eine tiefgehende Prozessanalyse.

Ziele
Der gewählte Ansatz hatte zum Ziel, möglichst schnell und effektiv einen Überblick über die Prozesslandschaft in der Zentralverwaltung zu bekommen. Ferner sollten die Mitarbeiter aktiv in die Erhebung eingebunden und in die Lage versetzt werden, die aus der Evaluationsordnung geforderte Eigenbewertung für die Prozesse vornehmen zu können. Aus der Erhebung sollten klare Aussagen zu Optimierungspotenzialen, Stärken und Schwächen erwachsen, um Bereiche zu identifizieren, die einer tiefergehenden Analyse durch ein externes Unternehmen unterzogen werden.


Vorgehen
  • Definition von Kriterien für die Eigenbewertung
  • Aufbau eines Prozessregisters für alle Abteilungen und Stabsstellen der Zentralverwaltung in Form von Screeninginterviews mit 1.000 Prozessen
  • Bewertung der identifizierten Prozesse durch die Mitarbeiter der Universitätsverwaltung im Sinne einer Eigenevaluation
  • Erarbeitung einer „Servicelandkarte“, der eine von der Aufbauorganisation losgelösten Prozessdiskussion folgt
  • Priorisierung von Services, die ihm Rahmen einer externen Evaluation weiter zu untersuchen sind
Ergebnisse und Kundennutzen
  • Strategische Servicelandkarte für die Zentralverwaltung der Universität Münster
  • Elektronisches Prozessregister inkl. Bewertungskennzahlen zu jedem Prozess der Zentralverwaltung
  • Aufdeckung von Optimierungspotenzialen sowie Stärken und Schwächen in den erbrachten Dienstleistungen

Die drei Hochschulen der Universitätsallianz Metropole Ruhr (Ruhr-Universität Bochum, Technische Universität Dortmund, Universität Duisburg-Essen) beabsichtigen eine weitere Verstärkung der Kooperation durch den Aufbau eines übergreifenden Identitätsmanagements. Ein übergreifendes Identitätsmanagement ist die Basis für die Integration zahlreicher weiterer Dienstleistungen wie z. B. integrierter Bibliotheksleistungen, die gemeinsame Nutzung von Hochschulressourcen wie PC-Pools oder eine integrierte E-Learning- und Campus Management-Infrastruktur. Die Ergebnisse sollen langfristig auch auf weitere Universitäten übertragbar sein.

Zur Konzeption und prototypischen Implementierung der übergreifenden Infrastruktur wurde ein gemeinsames Projekt der Universitäten initiiert, das in drei Phasen eingeteilt ist. Gegenstand der abgeschlossenen ersten Phase ist die Identifikation der Anforderungen anhand der Identifikation möglicher Anwendungsbereiche sowie der Konkretisierung anhand ausgewählter Anwendungsfälle. Die PICTURE GmbH hat die TU Dortmund dabei durch die Konzeption und Durchführung von Workshops sowie durch die Dokumentation der erarbeiteten Ergebnisse unterstützt. Im Rahmen der Anforderungserhebung konnte die TU von den Erfahrungen der PICTURE GmbH in der Anforderungserhebung mit technischem Fokus sowie von der vollständigen Entlastung von operativen Tätigkeiten profitieren. Bereits in der ersten Phase wurden mögliche technische Lösungsansätze identifiziert. Mit der Erhebung wurde dadurch die Basis für die Konzeption und Bewertung der Lösungsansätze in der zweiten Phase geschaffen.

Ziele
Der gewählte Ansatz hatte zum Ziel, möglichst schnell und ressourceneffizient einen Überblick über mögliche Anwendungsbereiche zu bekommen und die Anforderungen an ein gemeinsames Identitätsmanagement zu identifizieren. Weiterhin sollten Leitungskräfte und ausgewählte Mitarbeiter mit technischem Fokus der beteiligten Rechenzentren und Bibliotheken in die Konzeption eingebunden werden, um einerseits die strategischen Anwendungsbereiche in der Breite und andererseits die technischen Anforderungen in der Tiefe identifizieren zu können.


Vorgehen
  • Identifikation, Beschreibung und Priorisierung möglicher Anwendungsbereiche im Rahmen eines Workshops
  • Detailbetrachtung der drei am höchsten priorisierten Anwendungsbereiche in weiteren Einzelworkshops
  • Ableitung von Anforderungen aus der Detailbetrachtung ausgewählter Anwendungsfälle
  • Dokumentation der Ergebnisse als Basis für die Bewertung möglicher Lösungsansätze
    Ergebnisse und Kundennutzen
  • 8 perspektivische Anwendungsbereiche für mehr und besseren Service der Universitäten
  • 4 konkrete Anwendungsfälle als Basis für die Evaluation technischer Lösungsansätze
  • mögliche technische Lösungsansätze
Bundesministerium für
Wirtschaft und Technologie
Staatskanzlei Schleswig-Holstein
Hamburg – Finanzbehörde
Bayerisches Landesamt für Umwelt
Landkreis Ortenau
Volkshochschule Frankfurt a.M.
IHK Kiel
Landkreis Siegen-Wittgenstein
Stadt Konstanz
Gemeinde Westoverledingen
Universität Münster
Technische Universität Dortmund
Freistaat Sachsen
enerson
ARCHIKART

PICTURE improve: Prozessmanagement-Netzwerk
für Kommunen und Hochschulen

Mitglieder im Netzwerk PICTURE improve arbeiten gemeinsam
an der Entwicklung und Verbesserung ihrer Prozesse.
Sie profitieren dabei von vielen Sonderleistungen:


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Netzwerk für
- Kommunen
- Hochschulen
  • Plattform mit gemeinsamen Wissen für mehr Synergieeffekte
  • nochmal 50% schneller Prozesse modellieren
  • Software-Service mit Updates und technischem Support
  • thematische (Kooperations-)Workshops und Webinare,
    z.B. zur Hauhaltskonsolidierung, DMS-Einführung, etc.
  • Trainings und Coaching zu Methodenkompetenz
  • individuelle Beratung, z.B. für jährliche Review,
    Schnittstellenanalyse, Aufbau Qualitätsmanagement etc.

Für den bestmöglichen Erfahrungsaustausch wurde ein
Netzwerk speziell für Kommunen und die öffentliche Verwaltung,
und ein Netz für Hochschulen und wissenschaftliche Forschungs-
und Bildungseinrichtungen von der PICTURE GmbH gegründet.

Unser Bestseller für erfolgreiches Prozessmanagement:
„Automatisierter Unsinn bleibt Unsinn“

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Das Werk erläutert den innovativen Ansatz
der PICTURE-Methode bei der Modernisierung
und Reorganisation von Prozessen.
Dank standardisierter Prozessbausteine gelingt
die Beschreibung der Prozesslandschaft mit ihr
5x schneller als bei anderen Methoden.
IT- und Organisationsverantwortliche erreichen
ihre Ziele damit ressourcenschonender
und qualitativ hochwertiger.


Die Erfinder der Methode erläutern in ihrem Buch,
wie Sie damit u.a. die Organisationsdokumentation,
Produktbildung, Einführung von Prozesskosten-
und Wirtschaftlichkeitsberechnungen bewältigen.
Gestaltungsempfehlungen und Anwendungsleitfäden,
Beispiele, Referenzen, Abbildungen und Checklisten
unterstützen die Verantwortlichen bei der Umsetzung.


Prozessmanagement spielerisch lernen:
Mit Modellierungskarten Prozesse einfach zusammenbauen

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der PICTURE-Methode. Testen Sie 14 Tage kostenfrei
die Modellierungskarten:

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    alle Ihre Prozesse ab
  • 60 Modellierungskarten aus hochwertigem Kunststoff
    unterstützen Sie beim ersten Brainstorming und
    in Workshops bzw. Schulungen
  • Die wiederbeschreibbaren Karten geben Gestaltungs-
    möglichkeiten für unterschiedliche Prozess-Attribute
  • Modellieren und Reorganisieren Sie tägliche Abläufe,
    um Prozesse sichtbar und besser zu machen
  • Das Methoden-Poster liefert als Ergänzung einen
    Gesamtüberblick über alle 24 Bausteine

Modellierungskarten per
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Unsere Testversionen sind zur professionellen Anwendung zur Evaluation gedacht. Gerne stellen wir auch für Studierende Testversionen zur Verfügung. Hierfür muss eine gültige Hochschul-E-Mail-Adresse angegeben werden.

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IT-Einführung, kostenlosen Rechts-
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Geodaten oder neuen BPM-Impulsen
aus Forschung und Lehre.


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einem starken Partnernetzwerk aus
IT-Dienstleistern, Hochschulen
und Unternehmensberatungen zusammen.



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Prozess-Profi bei PICTURE werden

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PICTURE ist ein junges, dynamisch wachsendes
Unternehmen und Spezialist von Lösungen für
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Initiativbewerbungen
Auch wenn aktuell nicht in allen Bereichen Stellen ausgeschrieben sind,
freuen wir uns über spannende Kandidaten mit Initiativbewerbungen.


Promotion, Bachelor, Master und Praktikum
Gemeinsam mit dem „European Research Center
for Information Systems“ bieten wir Ihnen die
Möglichkeit zur Promotion bei uns an.


Ebenso können Sie bei uns Ihre praxisbezogene
Bachelor- oder Masterarbeit schreiben, oder Praktika
und Abschlussarbeiten in folgenden Bereichen absolvieren:

Abschlussarbeiten


Projektunterstützung
Methodenentwicklung im Bereich
   Prozessmanagement und Prozessmodellierung
Softwareentwicklung im Bereich konzeptionelle
   Modellierung und Web 2.0
Marketing und Öffentlichkeitsarbeit

Praktika


Projektunterstützung
Marketing und Öffentlichkeitsarbeit


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