Vorteile der PICTURE-Prozessplattform im Rahmen der Organisationsgestaltung

Mit der PICTURE-Prozessplattform ist es erstmals möglich, Prozessmanagement systematisch in die Fläche einer Organisation zu tragen. Insgesamt bieten sich durch die strukturierte Auseinandersetzung mit Geschäftsprozessen folgende Nutzenpotenziale im Rahmen der Organisationsgestaltung:

Schaffung von Transparenz

• Identifikation vorhandener Geschäftsprozesse
• einheitliche Dokumentation der Geschäftsprozesse
• Einführung von Wissensmanagement
• Erstellung von prozessorientierten Organisations- und Qualitätshandbüchern
• vereinfachte Einarbeitung neuer Mitarbeiter

Verbesserte Steuerung der Organisation

• Identifikation von Steuerungsdefiziten (z.B. durch fehlende Zuständigkeiten)
• Verzahnung von Prozessen/Leistungen mit Produkten
• Schaffung einer Prozesskostenrechnung

Reorganisation von Geschäftsprozessen

• Effektivitätsverbesserung durch Weglassen von Aufgaben (Aufgabenkritik)
• Effizienzsteigerung durch organisatorisches Vereinfachen
• Effizienzsteigerung durch technische Unterstützung
• Erfolgsmessung von Reorganisationsmaßnahmen

Vorteile der PICTURE-Prozessplattform gegenüber anderen Modellierungswerkzeugen

Neben den oben genannten Vorteilen der PICTURE-Prozessplattform, die sich auf generelle Aspekte bei der prozessorientierten  Verwaltungsmodernisierung beziehen, gibt es eine Reihe von Vorteilen gegenüber anderen verfügbaren Modellierungswerkzeugen – fachlich wie technisch.

Fachliche Aspekte

Die Prozessplattform wurde für die Belange der öffentlichen Verwaltung zugeschnitten. Sie ist darauf ausgelegt, die Mitarbeiterschaft fachlich in der Breite einzubeziehen und das Thema Prozessmanagement so für weite Teile einer Organisation zu erschließen. Daher ist der Fokus der Prozessplattform nicht nur auf die reine Modellierung von Prozessen ausgelegt, sondern auch auf die methodischen Vorarbeiten (z.B. den Aufbau eines Prozessregisters) und die Nutzungsphase der Prozessmodelle (z.B. Hinterlegung von Verantwortlichkeiten, Auswertungen etc.):

• intuitive Nutzbarkeit auch für unerfahrene Anwender
• einfache Modellierung durch Nutzung vorgefertigter, fachlicher Prozessbausteine
• Nutzbarkeit von vorgefertigten Inhalten in Form von Standardattributen und Referenzprozessen
• Reduktion der Komplexität auf das Wesentliche
• Auswertbarkeit fachlicher Prozessmuster durch Gegenüberstellung, Mustervergleich, Kennzahlenanalyse

Technische Aspekte

Die PICTURE-Prozessplattform ist komplett als webbasiertes System umgesetzt und basiert auf aktuellen Webtechnologien. Hierdurch kann die Anwendung einfach in der Breite der Organisation eingesetzt werden und erfordert lediglich eine zentrale Installation und keine weiteren Maßnahmen auf Seiten der einzelnen Nutzer in der entsprechenden Verwaltung. Alternativ kann die Prozessplattform als SaaS-Modell (Software-as-a-Service) genutzt werden. Hierbei entsteht für den Kunden kein Installationsaufwand in seiner Organisation, sondern er nutzt ein zentral angebotenes System über das Internet, auf dem speziell für ihn ein Mandant eingerichtet wird.

• webbasierter Zugriff
• neueste Webtechnologien
• plattformunabhängige Implementierung (Nutzung in Windows/Linux-Umgebungen)
• Nutzung von Open-Source-Komponenten und damit Schaffung eines schlanken Lizenzmodells
• Nutzbarkeit als ASP-Modell
• verschlüsselte Datenübertragung