Funktionen

Die PICTURE-Prozessplattform ist neben einem allgemeinen Verwaltungs- und Konfigurationsbereich in vier Funktionsbereiche aufgeteilt: Das Prozessregister sortiert und strukturiert die in der PICTURE-Prozessplattform abgelegten Prozessbeschreibungen anhand allgemeiner und verwaltungsspezifischer Kriterien. Im Bereich Prozessmodellierung lassen sich mit Hilfe des PICTURE-spezifischen, bausteinbasierten Modellierungsansatzes einfach und schnell neue Prozesse in das Register einpflegen. Im Bereich Prozessvisualisierung lassen sich die einzelnen Prozessbeschreibungen auf verschiedenen Beschreibungsebenen darstellen und drucken. Im Bereich Auswertung und Berichte lassen sich prozessübergreifend Kennzahlen (z.B. Fallzahlen, Druckvolumen, Medienbrüche etc.) definieren und auswerten.

Prozessregister

Prozessregister

  • einfache Ablage und Sortierung nach Name, Modellierungsstatus, Verantwortlichkeit und Änderungsdatum
  • einfache Auffindbarkeit beliebig vieler Prozesse durch alphabetische Suche, Stichwortsuche, Volltextsuche
  • Strukturierung der Prozesse anhand verwaltungsspezifischer Organisationsstrukturen und Produkthierarchien sowie eines frei definierbaren Ressourcenmodells inkl. einer organisatorischen, technischen und rechtlichen Perspektive
  • Hinterlegung von fachlichen und methodischen Zuständigkeiten auf Basis eines Organisationsmodells

Prozessmodellierung

Prozessmodellierung

  • vorgefertigte Referenzkataloge von Prozessbezeichnungen zur vereinfachten Identifikation und Benennung von Verwaltungsprozessen
  • Verknüpfung der Modellierung mit dem Prozessregister durch strukturiertes Einhängen der Prozessbeschreibungen in Produktstruktur, Organisationsstruktur und Ressourcenmodell
  • Modellierung auf Prozessebene, Teilprozessebene, Bausteinebene
  • Vorgabe von 24 standardisierten, auf die öffentliche Verwaltung angepassten Prozessbausteinen
  • Hinterlegung entsprechender Prozessattribute (z.B. Fallzahl), Teilprozessattribute (z.B. zuständige Organisationseinheit) und Bausteinattribute (z.B. Druckvolumen, Prüfgegenstände)
  • flexible Anpassung der Attribute je nach Untersuchungsgegenstand und Modellierungsziel
  • Modellierung von Ablaufvarianten und Gewichtung mittels prozentualer Verteilung
  • Kommentierungsfunktion zu Prozessen (z.B. Problemfelder und Verbesserungsvorschläge) und dynamische Verschlagwortung
  • Modellierung von Vorgänger- und Nachfolgerbeziehungen zwischen einzelnen Teilprozessen
  • Verknüpfung inhaltlich zusammengehöriger Prozesse über ein verwaltungsspezifisches Ankerkonzept
  • Dokumenten-Upload an Prozessen und einzelnen Prozessbausteinen

Prozessvisualisierung

Prozessvisualisierung

  • Prozessübersicht mit Kurzbeschreibung, personellen Zuständigkeiten, hinterlegten Teilprozessen, Kommentaren, Stichwörtern und Dokumenten
  • automatische Aufbereitung und grafische Darstellung der Prozessstruktur sowie Verbindungen zu nachgelagerten Prozessen innerhalb einer Organisation
  • dynamisch einblendbare Voransichten einzelner Teilprozesse
  • parallele Darstellung verschiedener Teilprozessvarianten (z.B. Istmodell vs. Sollmodell)
  • Detailansicht von Teilprozessen mit Attributen, Bausteinen und Bausteinattributen
  • Visualisierung und Gegenüberstellung verschiedener Prozesse, Teilprozesse bzw. Varianten aus dem Prozessregister
  • Druckfunktionalität und Export in PDF (z.B. Prozessübersichten und komplette Prozessdarstellungen inkl. der Bausteinattribute)

Prozessanalyse

Prozessanalyse

  • Spezifikation von Basiskennzahlen, berechneten Kennzahlen sowie fachlichen Ablaufmustern
  • Formelgenerator zur Kombination verschiedener Kennzahlen und Muster
  • Bewertung von Kennzahlen mit Kostensätzen
  • Darstellung von Projektstatistiken (z.B. modellierte Prozesse eines Projektes, Bausteine etc.)
  • projektübergreifende Auswertungen auf Basis der Kennzahlen und Ablaufmuster
  • dynamische Aggregation und Verfeinerung (sog. Drill-Down, Roll-up) von Auswertungen auf Basis von Organisationsstruktur und Produkthierarchie
  • dynamische Zusammenstellung von Kennzahlen zu Listen sowie deren dynamische Filterung und Sortierung (z.B. Selektion aller Prozesse in einem Projekt mit Fallzahlen >1000)
  • projektübergreifendes Benchmarking einzelner Prozesse durch Visualisierung und Gegenüberstellung einzelner Kennzahlen (z.B. Durchlaufzeiten, Fallzahlen)

Verwaltungsfunktionen

Verwaltungsfunktionen – Architektur-/Konfigurierbarkeit

  • Repository zur Verwaltung der Prozessmodelle
  • Anlage von Mandanten und Projekten zur Kapselung einzelner Modellierungsaktivitäten
  • Steuerung von Zugriffen auf bestimmte Prozessmodelle
  • Pflege von Organisations- und Produktstruktur sowie Mitarbeitern und Stellentypen
  • Aufgabenverwaltung zur Zuordnung von Modellierungsaufträgen
  • persönlicher Nutzerbereich zur Pflege von Stammdaten sowie zur Übersicht eigener Prozesse, Aufträge und Projekte