Prozessmanagement für Führungskräfte

Diese Veranstaltung richtet sich primär an Führungskräfte, die sich mit strategischen Fragen der Organisations- und IT-Gestaltung auseinandersetzen wollen. Hierbei steht vor allem die Frage im Vordergrund, wie Prozessmanagement als strategisches Instrument in einer Organisation aufgesetzt, verankert und nachhaltig genutzt werden kann.
Teilnehmer dieser Qualifizierungsmaßnahme sind nach der Veranstaltung in der Lage, eine verwaltungsweite Prozesslandkarte zu erstellen, Strategien für die Schaffung von Akzeptanz auf Fach- und Querschnittsebene anwenden zu können sowie zu erkennen, welche Kombination aus Werkzeugen und Instrumenten für die jeweiligen Zielsetzungen von Prozessmanagement-Aktivitäten relevant sind und wie diese aktiv in der Organisation verankert werden können.

Details zur Veranstaltung

• Umfang: zwei Tage
• Teilnehmerzahl: maximal sechs Personen
• Adressaten: Führungskräfte aus Fach- und Querschnittsbereichen, die mit strategischen Fragen der Organisations- und IT-Gestaltung betraut sind

Prozessmanagement für Anwender

Zielgruppe dieses Qualifizierungsangebots sind Mitarbeiter aus Fach- und Querschnittsbereichen, die konkrete Geschäftsprozesse untersuchen und verbessern wollen und das dafür notwendige Handwerkszeug kennenlernen wollen. Nachdem wir Sie qualifiziert haben werden Sie in der Lage sein, selbstständig die Prozesse ihrer Verwaltung zu identifizieren, zu erheben, zu analysieren und Verbesserungsvorschläge aufzudecken. Dazu werden in jedem Abschnitt kurz die theoretischen Grundlagen geklärt und darauf aufbauend anhand konkreter Praxisbeispiele und praktischer Übungen vertieft. Die PICTURE-Methode und die PICTURE-Prozessplattform stehen auf dem neusten Stand der Wissenschaft, Technik und Praxis und bieten Ihnen dabei auf allen Stufen des Prozessmanagements die entsprechende Unterstützung – abgestimmt auf die Besonderheiten des öffentlichen Sektors.
Auf Wunsch kann im Anschluss an die Schulungsveranstaltung noch ein zwei- bis dreitägiges Coaching für die Prozesserhebung und -modellierung durchgeführt werden. Hierbei werden die Teilnehmer bei den ersten Schritten der Prozessaufnahme innerhalb der Verwaltung von unseren erfahrenen Mitarbeitern begleitet und unterstützt.

Details zur Veranstaltung

• Umfang: drei bis vier Tage
• Teilnehmerzahl: maximal zehn Personen
• Adressaten: Mitarbeiter aus Fach- und Querschnittsabteilungen, die konkrete Geschäftsprozesse untersuchen und verbessern wollen
• Der Schwerpunkt der Veranstaltung kann nach Absprache durch die Teilnehmer unterschiedlich gesetzt werden.

Qualifizierungsinhalte des operativen und strategischen Prozessmanagements

Die zwei Qualifizierungsveranstaltungen für Mitarbeiter bzw. Führungskräfte aus Fach- und Querschnittsabteilungen orientieren sich am Ablauf des Prozessmanagements. Je nach Veranstaltung sind unterschiedliche Schwerpunkte bei unserem Qualifizierungsangebot gesetzt:

Grundlagen des Prozessmanagements

• Einführung des Prozessbegriffs
• Abgrenzung von Prozessen gegenüber Aktivitäten, Projekten und Produkten
• Übung: Was ist (k)ein Prozess?
• Das Vorgehensmodell zur prozessorientierten Organisationsgestaltung

Zieldefinition und Klärung von Handlungsfeldern

• Die Herausforderung bei der Zieldefinition
• Methoden zur Klärung von Zielen
• Erstellung von Prozesslandkarten zur Identifikation von Handlungsfeldern
• Übung: Erstellung einer Prozesslandkarte

Prozessidentifikation

• Die Prozessscreening-Methode zur Identifikation von Prozessen
• Vorbereitung, Identifikation und Nachbereitung eines Prozessscreenings
• Aufbau eines Prozessregisters zur Verwaltung der identifizierten Prozesse
• Übung: Identifikation von Prozessen auf Basis von Referenzprozesskatalogen

Prozessdokumentation: Methoden und Werkzeuge zur Prozessmodellierung

• Grundlagen der Prozessmodellierung
• Überblick über Methoden und Werkzeuge zur Prozessmodellierung
• PICTURE-Methode und die PICTURE-Prozessplattform als verwaltungsspezifischer Modellierungsansatz
• Übung: Modellierung von Prozessen mit der PICTURE-Methode
• Übung: Abbildung von Prozessen auf der PICTURE-Prozessplattform

Prozessdokumentation: Interviewtechniken und Erfolgsfaktoren

• Die Rolle von Interviews bei der Aufnahme von Prozessen
• Checkliste zur Durchführung erfolgreicher Interviews
• Die Nutzung von Referenzprozessen zur Beschleunigung von Interviews
• Übung: Durchführung eines Interviews zur Prozessaufnahme

Prozessanalyse und Prozessoptimierung

• Vorstellung übergreifender Problemfelder und Optimierungsmuster
• Checkliste zur Aufdeckung von Schwachstellen in Geschäftsprozessen
• Konzeption von Sollprozessen und Nutzung von Referenzprozessen
• Übung: Schwachstellenanalyse und Sollkonzeption

Umsetzung und Übergang zum kontinuierlichen Prozessmanagement

• Messung von Projekterfolg
• Veränderungsmanagement als Instrument einer erfolgreichen Prozessveränderung
• Rollen, Ressourcen und Aufgaben eines kontinuierlichen Prozessmanagements
• Übung: Rollenspiel zur Prozessveränderung

Prozessmanagement Coaching

Zusätzlich zu den Qualifizierungsangeboten des Prozessmanagements bieten wir ein individuelles Coaching  an. Wir begleiten die Schulungsteilnehmer auf Basis der Erkenntnisse der vorangegangenen Methodenschulung in konkreten Projekten. Die Anwendung des Gelernten wird hierbei in echten Szenarien in der eigenen Verwaltung und an eigenen Prozessen trainiert.

Details zur Veranstaltung

• Umfang und Teilnehmerzahl: nach Vereinbarung
• Adressaten: Mitarbeiter aus Fach- und Querschnittsabteilungen, die konkrete Geschäftsprozesse untersuchen und verbessern wollen und bereits an einer Qualifizierungsveranstaltung aus dem Bereich "Prozessmanagement. Einfach. Machen." teilgenommen haben
• Auf Wunsch können auch weitere Personen an diesem Coaching teilnehmen, der Umfang der Veranstaltung erhöht sich dabei entsprechend.

Inhalte des Qualifizierungsangebots

• Auswahl von zu erhebenden Prozessen der Verwaltung
• Interviewführung durch jeweils zwei Qualifizierungsteilnehmer und Mitarbeiter der PICTURE GmbH
  • Beobachtung des Vorgehens
  • Begleiteter Einstieg in die Interviewführung und Protokollierung
  • Selbstständige Interviewführung und anschließende Diskussion
• Unterstützung bei der Modellierung in der PICTURE-Prozessplattform
• Abschlusstermin
  • Präsentation der modellierten Prozesse durch die Qualifizierungsteilnehmer
  • Diskussion über Problembereiche und Verbesserungspotentiale