Wo steht Ihre Verwaltung im Prozessmanagement?
Seit Beginn der 90er Jahre hat die Diskussion über die Modernisierung in öffentlichen Verwaltungen in Deutschland nie aufgehört und Modernisierungskonzepte wie z. B. Aufgabenkritik, Privatisierung, Qualitätsmanagement, Prozessoptimierung mit IKT oder Personalentwicklung wurden auf die öffentlichen Verwaltungen angewandt. Ergebnisse dieser Aktivitäten lassen erkennen, dass die Modernisierung des öffentlichen Sektors als langfristiger, nachhaltiger Prozess angelegt werden muss. Davon sind sowohl die Gesamtorganisation als auch die internen Dienstleistungen öffentlicher Einrichtungen betroffen.
In den letzten Jahren haben öffentliche Verwaltungen die Idee des Prozessmanagements erfolgreich als Mittel für Modernisierung übernommen, auch um das großes Potenzial zur Kostenreduktion auszuschöpfen. Durch ein Reifegradmodells können der aktuelle Entwicklungsstand des Prozessmanagements sowie die Verbesserungspotenziale identifiziert werden. Gleichzeitig kann eine Organisation den Reifegrad und die Kompetenzen einzelner Bereiche oder Ressourcen bestimmen und somit verschiedene interne Bereiche vergleichen.
Bei uns kommt ein domänenspezifisches Reifegradmodell zum Einsatz, das die besonderen Eigenheiten von öffentlichen Verwaltungen berücksichtigt. Dieses Reifegradmodell dient den folgenden Zwecken:
- Messung der Reife des Prozessmanagements und der Prozesse in der öffentlichen Verwaltung
- Überwachung des Fortschritts einer Prozessinitiative und Identifizierung weiterer Handlungsfelder
- Erkennung ähnlicher Referenzprojekte (Best-Practice-Beispiele)
- Auffindung der Motivation, die zur Steigerung des Bewusstseins für Prozessmanagement unter den Beteiligten (z. B. Management, Prozesstreiber und Benutzer) führt
Reifegradstudie Progress 2011
Das Kompetenzzentrum E-Government des European Research Center for Information Systems (ERCIS) der Universität Münster führte in Zusammenarbeit mit der PICTURE GmbH ein deutschlandweites Forschungsprojekt durch. Mit dem Projekt wurde das Ziel verfolgt, den aktuellen Status der Prozessorientierung in deutschen Verwaltungen festzustellen und die damit verbundenen Stärken und Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Zudem wurde bezweckt, auf Basis eines Modells die Reife des Prozessmanagements im öffentlichen Sektor transparent zu machen und konkrete Handlungsempfehlungen zu dessen Aufbau abzuleiten.
Im vorliegenden Endbericht sind das methodische Vorgehen sowie die erzielten Ergebnisse zur Lieferung eines Überblicks darüber, wie öffentliche Verwaltungen Prozessmanagement verstehen, mit welchen Aktivitäten sie sich derzeit in diesem Bereich befassen und wie die Pläne und Trends für die nahe Zukunft aussehen beschrieben.
Hier haben Sie die Möglichkeit, die aggregierten Ergebnisse der großen Umfrage zum Stand von Prozessmanagement inkl. Empfehlungen für nächste Schritte und Trends auf elektronischem Wege oder in Papierform zu erhalten.
Individueller Prozessmanagement-Reifegrad-Check und -Analyse
Um den besten Pfad zum Ziel zu bestimmen, muss man wissen, wo man sich gerade befindet! Mit einem Reifegrad-Check ist es Ihnen möglich, mit wenig Aufwand einen umfassenden Überblick zu gewinnen, wo Sie beim Prozessmanagement stehen und wo es in Ihrer Verwaltung Verbesserungspotenziale gibt. Wir bieten Ihnen eine objektive Orientierungshilfe. Im Reifegrad-Check werden 9 Kernbereiche Ihrer Verwaltung untersucht: Strategie und Ziele, Organisation und Personalwesen, Prozessoptimierung, Verwaltungskultur, IKT, Methoden und Werkzeuge, Dokumentation und Standardisierung, Controlling und Leistungsmessung sowie Kundenorientierung. Wir analysieren die aktuelle Position Ihrer Verwaltung und zeigen Handlungsempfehlungen für den Weg zum optimierten Prozessmanagement auf. Der erste Schritt: eine Analyse des aktuellen Stands des Prozessmanagements in Ihrer Verwaltung:
- Auf Basis eines wissenschaftlich fundierten Fragebogens ermitteln wir die Ausgangssituation für die Reifegradanalyse Ihrer Verwaltung.
- Darauf aufbauend evaluieren wir Ihre Verwaltungsprozesse, -kompetenzen und -ressourcen in verschiedenen Bereichen.
- Im Ergebnis erhalten Sie ein Profil, in dem die Stärken und Schwächen deutlich werden sowie spezifische, konkret für Ihre Verwaltung passende Handlungsempfehlungen bei der kurz- und langfristigen Einführung von Prozessmanagement als ganzheitliche Managementmethode.
- Diese repräsentative und präsentationsfähige Abschlussbeurteilung kann als Führungskräfteinformation, als Grundlage für ein Strategiepapier oder als professioneller Grundstein für eventuell notwendige Optimierungsmaßnahmen dienen.
Workshop zur Reifegradanalyse vor Ort mit individuellen Handlungsempfehlungen
Von der Erkenntnis bis zur nachhaltigen und richtigen Umsetzung des Prozessmanagements ist es oft ein langer Weg, da alte Trampelpfade verlassen werden müssen. Mit unserem Workshop-Angebot vor Ort bieten wir Ihnen gezielte Unterstützung im Bereich des Prozessmanagements. Wir stehen Ihnen als Coach zur Verfügung, um Sie auf dem Weg zur erfolgreichen Umsetzung des Prozessmanagements zu begleiten.
Welche Fragen werden beantwortet?
- Wie schaffe ich ein einheitliches Verständnis von Prozessmanagement in meiner Verwaltung?
- Welche Umsetzungsstrategie für das Prozessmanagement ist für meine Verwaltung richtig?
- Wo sind die kurzfristigen Verbesserungsmöglichkeiten?
- Was funktioniert schon gut in meinem Prozessmanagement?
- Wo stehe ich im Benchmark-Vergleich mit anderen Verwaltungen?
- Welches sind die wichtigsten Verbesserungsnotwendigkeiten, abhängig von meinen Zielen?
- In welchen Punkten wäre eine Weiterbildungsmaßnahme sinnvoll?
Wir skizzieren in einem Workshop das weitere Vorgehen, um systematisch die aufgedeckten Defizite zu beheben. Ergänzend zum Abschlussbericht der individuellen Analyse steht die Erarbeitung einer zielgerichteten strategischen Roadmap im Vordergrund dieses Workshops.