Einfache und effiziente Prozessmodellierung mit dem PICTURE-Prozessregister

Das PICTURE-Prozessregister ist eine Spezialanfertigung der PICTURE-Prozessplattform zur Erfüllung der EU-DLR-Informationsanforderungen für den Einheitlichen Ansprechpartner sowie für den Behördenruf D115. Die PICTURE-Prozessplattform ermöglicht, Informationsanfragen an den Einheitlichen Ansprechpartner und an das D115-Call-Center umfassend zu beantworten.

Referenzprozesse

Im PICTURE-Prozessregister werden Referenzprozesse modelliert und visualisiert. Referenzprozesse stellen allgemein gültige, behördenunabhängige Verfahrensbeschreibungen dar. Sie enthalten neben einem Prozesssteckbrief mit allgemeinen Prozess- und Verfahrensinformationen auch Detailmodelle des Prozesses. Anstelle von konkreten Organisationseinheiten werden aufgabenbezogene Behördentypen (z.B. Gewerbeamt) zugeordnet, die mit einem Zuständigkeitsfinder gekoppelt werden können. Der Referenzprozess stellt die Schablone für eine lokale Anpassung durch die Behörden dar.

Lebenslagen und Anliegen mit Prozessnetzen

Das PICTURE-Prozessregister verfügt über eine Prozessnetzkomponente, die es ermöglicht, Kundenanliegen und Lebenslagen übersichtlich darzustellen. Referenzprozesse werden hier zu Referenzprozessnetzen verbunden. Prozessübergänge können mit Bedingungen (Anliegenkontexten) versehen werden. Die erstellten Netze erlauben die Verfahrenserklärung von Kundenanliegen.

Die Verfahrenserklärung erfolgt über eine Checkliste, die Rahmenbedingungen in Form von Anliegenkontexten abfragt. Diese führen dazu, dass nicht relevante Prozesse ausgeblendet werden. Zusätzlich werden nicht erforderliche Dokumente für die einzelnen Prozesse ebenfalls ausgeblendet. Die Betrachtung wird so auf die relevanten Prozesse und Dokumente gelenkt. Über eine Druckfunktion kann die Liste der für das Anliegen erforderlichen Dokumente ausgedruckt oder per PDF an den Kunden gesendet werden. Die Verfahrensklärungskomponente kann aus dem Prozessregister herausgelöst und in andere webbasierte Anwendungen integriert werden.

Projektbeispiel

Der Freistaat Sachsen hat mit dem Einsatz des PICTURE-Prozessregisters die Anforderungen der EU-DLR mit großem und nachhaltigem Mehrwert umgesetzt. Bereits während der Erhebungsphase hat sich die Verwendung des Prozessregisters als zentrales Erfassungsmedium für die lokalen Verfahrens-/Prozessinformationen bewährt. Über die Abbildung von Kundenanliegen mittels Bündelung von Prozessen in Prozessnetze wurde dem prozess- und behördenübergreifenden Ansatz Rechnung getragen. Mit der Möglichkeit die Prozessnetze und die erforderlichen Dokumentenanforderungen auf die für Kundenanfragen relevanten Informationen einzuschränken, können diese sowohl schnell als auch umfassend beantwortet werden. Neben der Abbildung der Informationsanforderungen für den Einheitlichen Ansprechpartner wurde auch der Weg für ein landesweites Prozessmanagement geebnet. So können auf dieser Basis weitere Themen wie D115, Qualitäts- und Wissensmanagement sowie behördenübergreifende Prozessoptimierungsansätze realisiert werden.

Nutzenbeitrag der Verfahrensklärung mit dem PICTURE-Prozessregister

Das PICTURE-Prozessregister Sachsen enthält sämtliche erforderlichen Informationen, um die Informationsbedürfnisse des Einheitlichen Ansprechpartners oder eines D115-Call-Centers abzudecken. Der Einstieg über die Prozessnetze ermöglicht komplexe Anliegen auf den relevanten Ausschnitt zu reduzieren. Prozessinformationen können direkt über das Prozessnetz abgerufen werden. PDF-Ausgaben ermöglichen eine geeignete Informationsversorgung für den Kunden.