Einsatzgebiete von DMS-Systemen

Die öffentliche Verwaltung steht in den kommenden Jahren vor verschiedenen Herausforderungen und Veränderungen. Es besteht ein gesteigerter Bedarf, die Produkte, Leistungen und Prozesse der Verwaltung transparent zu machen, um organisatorische und technische Reorganisationspotenziale - insbesondere durch den Einsatz von DMS - nutzbar zu machen.

Die Kosten für die Einführung eines solchen Dokumenten-Management-Systems können dann durch Skaleneffekte kompensiert werden. Durch die Einführung des Systems in weiteren Organisationsbereichen werden bei gleichbleibenden Kosten für die Systemnutzung weitere Einspareffekte realisiert. Dennoch sollten neben der Vereinfachung der Vorgangsbearbeitung auch wirtschaftliche Kriterien bei der Auswahl des Pilotbereiches berücksichtigt werden: Durch die Einführung sollten echte Kosteneinsparungen realisiert werden können, auch um die Akzeptanz unter der Belegschaft zu steigern.

Projektbeispiel

Um diese Kostenvorteile der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems in kommunalen Verwaltungen beziffern zu können, hat die PICTURE GmbH zusammen mit der Gemeinsamen Kommunalen Datenzentrale Recklinghausen in mehreren Gemeinden in Nordrhein-Westfalen Prozesserhebungen im Bereich des Finanzmanagements durchgeführt. Bei der Untersuchung von je 10–15 ausgewählten Prozessen wurden Potenziale im mittleren fünfstelligen Bereich je Behörde aufgedeckt, die auf der Reduktion von Druckkosten, Ablage- und Recherchetätigkeiten sowie einer Beschleunigung des Workflows beruhen. Die Untersuchungszeit vor Ort belief sich dabei auf wenige Tage, so dass eine umfassende Beeinträchtigung der normalen Arbeitsabläufe vermieden wurde.

Grundsätzlich ist die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen mit einem Paradigmenwechsel verbunden. So wird statt des Verteilungsprinzips von Akten, bei dem Vorgänge an jeden potenziell Beteiligten kommuniziert werden, ein Hol-Prinzip etabliert, bei dem Dokumente an zentraler Stelle zur Verfügung stehen und von den Beteiligten eingesehen werden können. Das System verfügt dabei über Benachrichtigungsfunktionen, die auf die Freischaltung einer Akte für einen bestimmten Bereich hinweisen und auch vom normalen Prozessablauf abweichende Dokumentenverteilungsstrategien ermöglichen.

Nutzenbeitrag der prozessorientierten Sichtweise

Als Beispiel für die Auswirkungen eines Dokumenten-Management-Systems auf die Vorgangsbearbeitung wird in der Grafik anhand eines ausgewählten Prozesses aus dem Untersuchungsbereich dargestellt, wie sich die Einführung eines Dokumenten-Management-Systems auf den Prozessablauf auswirkt. Es lassen sich zwei grundsätzlich mögliche Auswirkungen auf bestehende Prozesse identifizieren:

1. Bisher ausgeführte Prozessschritte entfallen zukünftig, da sie vom System übernommen werden oder durch Funktionen des Systems überflüssig gemacht werden.
2. Prozessschritte werden vereinfacht bzw. beschleunigt.