Der Kreis Siegen-Wittgenstein erreicht ein Einsparpotential von mehr als 1 Million Euro jährlich mit der PICTURE-Methode. Im letzten Jahr begann der Kreis Siegen-Wittgenstein mit einer prozessorientierten Aufgabenkritik mit dem Ziel, jährlich 10 % der Gesamtkosten zu sparen. Gemeinsam mit der PICTURE GmbH und dem Institut für Verwaltungswissenschaften hat die Verwaltung nach derzeitigem Stand Einsparpotentiale von circa 1,5 Millionen Euro pro Jahr herausgearbeitet.

Aktuell wurden 16 Produkte (z.B. das Produkt Abfallentsorgung oder Wohnungsförderung) auf die dahinterliegenden Prozesse analysiert. Insgesamt haben die externen Berater gemeinsam mit den Verwaltungsmitarbeitern über 800 Prozesse identifiziert und mit zusätzlichen Prozessinformationen versehen. Die identifizierten Prozesse durchliefen anschließend eine Zweckkritik. Dabei wurde ein kurzfristig intern umsetzbares Einsparpotential von rund 670.000 Euro identifiziert, langfristig sind Einsparungen in Höhe von 1,5 Millionen Euro jährlich möglich. Über alternative Aufgabenwahrnehmungen, die Aufgabe überschüssiger Leistungen etc. eröffnet sich darüber hinaus ein Einsparpotential von circa 55 Vollzeitäquivalenten. Diese Vorschläge müssen allerdings noch im Detail weitergehend überprüft werden, bspw. dahingehend, ob und ggf. in welchem Umfang die Beauftragung externer Dienstleister konkret zu einer Verbesserung der Wirtschaftlichkeit führt. Auch die Umsetzungskosten wurden noch nicht gegengerechnet.

Kreisdirektor Frank Bender und Projektleiter und Stefan Klein, Fachgebietsleiter im Fachservice IT, Zentrale Dienste und Organisation und Projektgeschäftsführer für die Untersuchung, zeigen sich mit den Ergebnissen zufrieden: „Durch den prozessorientierten Ansatz haben wir eine große Transparenz über die Aufgabenerledigung und die Verteilung der Ressourcen in den einzelnen Organisationseinheiten gewonnen. Es gilt nun, durch gemeinsam getragene Entscheidungen von Verwaltung und Politik die gewonnenen Erkenntnisse und die vorgeschlagenen Empfehlungen in konkrete Maßnahmen umzusetzen, um die aufgezeigten Einsparpotentiale nachhaltig zu realisieren.“ Gleichzeitig sehen sie weiteres Potential für die langfristige Nutzung der erfassten Prozessinformationen in anderen Projekten. Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer der PICTURE GmbH, schätzt den Erfolg des Projektes wie folgt ein: „Das Projekt zeichnete sich durchweg durch eine kooperative Arbeitsweise zwischen der Verwaltung und den externen Beratern aus. Die Einbeziehung der Mitarbeiter als Kompetenz der Verwaltung und das Knowhow der externen Beratung waren entscheidende Erfolgsfaktoren für das Projekt“.

Siegen-Wittgenstein ist schon einen Schritt weiter gegangen: Aufbauend auf den Ergebnissen der Aufgabenkritik geht es nun in die Vollzugskritik. Relevante Prozesse werden mit ihren Prozessabläufen dokumentiert und optimiert. Ziel dabei ist es, zukünftig mit weniger Personal dieselben Leistungen effizienter erbringen zu können und dabei die Servicequalität für die Bürger zu verbessern.