Einführung von Dokumentenmanagementsystemen

Das Verwaltungshandeln basiert im Kern auf der Verarbeitung von Dokumenten und Informationen, die unter Verwaltungsakteuren oder mit Bürgern und Unternehmen ausgetauscht werden. Erfolgt die interne Vorgangsbearbeitung zum großen Teil noch in papierbasierter Form, ist beim Kontakt mit Kunden das klassische Antragsformular einer elektronischen Lösung gewichen. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-systems (DMS) lassen sich auch interne Abläufe, die einen erhöhten Dokumentenfluss aufweisen, optimieren und beschleunigen. Dateien können effizient verwaltet, verteilt sowie strukturiert abgelegt und wiederaufgefunden werden. Durch den Wegfall von Papier und dadurch bedingte geringere Lagerkapazitäten werden zudem Kostenvorteile erzielt. Der Grund für die eher ablehnende Haltung, in die notwendigen IT-Infrastrukturen und -Techniken zu investieren, ist häufig in den hohen Kosten für die Anschaffung und den Betrieb zu sehen, die einem nur schwer abschätzbaren Nutzen gegenüberstehen.

PICTURE schafft eine transparente Basis für Investitionsentscheidungen im Rahmen der Einführung von DMS. Durch die Identifikation von relevanten Geschäftsprozessen und deren Einordnung in einen organisationsübergreifenden Ablaufkontext werden zunächst Gesamtzusammenhänge identifiziert, die durch eine anschließende Analyse gezielt Aussagen über das Nutzenpotenzial von DMS ermöglichen. Auf diese Weise lassen sich fundierte Investitionsentscheidungen treffen und der Nutzen von DMS schneller realisieren.

Weitere Informationen: Projektbeispiel DMS

Produktbildung

Das neue Steuerungsmodell (NSM) stellt die Funktionen einer öffentlichen Verwaltung als Dienstleistungsunternehmen in den Vordergrund. Damit fokussiert die Betrachtung verstärkt die Produkte, die angestrebten Wirkungen sowie die damit verfolgten Ziele. Hiermit korrespondierend stehen viele Verwaltungen vor der Herausforderung, die von ihnen erbrachten Produkte zu identifizieren, zu strukturieren und für eine verbesserte Steuerung nutzbar zu machen. Es stellt sich daher die Frage, wie Produkte sinnvoll gebildet und im Anschluss daran Nutzen stiftend eingesetzt werden können. Bei der Top-down-Bildung von Produkten (vorhandene Organisationseinheiten werden als Produkte definiert und nur die relevanten Leistungen der Bereiche werden zur Steuerung herangezogen) ist einerseits zu bemängeln, dass Dienstleistungen übersehen werden, und andererseits führt ein solches Vorgehen zur Zementierung bestehender Organisationsstrukturen und lässt so einen hohen Anteil des mit der Produktbildung realisierbaren Reorganisationspotenzials ungenutzt.

Mit dem Bottom-up-Ansatz der PICTURE-Methode kann den Herausforderungen begegnet und ein Großteil der Probleme gelöst bzw. abgemildert werden. Durch ein standardisiertes Vorgehen ergibt sich bei einer Erhebung der Prozesslandschaft eine einheitliche und strukturierte Beschreibung des gesamten Dienstleistungsportfolios. Dieses kann als Basis der Aggregation zu „größeren“ Produkten zur internen Steuerung dienen. PICTURE stellt eine wertvolle Erfassungs- und Strukturierungshilfe dar, die den Produktbildungsprozess nachvollziehbar und transparent macht und so zu einer erhöhten Akzeptanz beiträgt.

Umsetzung der EU-Dienstleistungsrichtlinie

Mit dem Inkrafttreten der europäischen Dienstleistungsrichtlinie (EU-DLR) am 28.12.2006 werden öffentliche Verwaltungen vor neue Herausforderungen gestellt. Es wird ein Rechtsrahmen geschaffen, der es Betrieben erleichtern soll, in anderen EU-Mitgliedsstaaten Niederlassungen zu gründen, um ihre Dienstleistungen auch über Landesgrenzen hinweg erbringen zu können. Um dem zu entsprechen, müssen die Verwaltungsverfahren einer Prüfung und Neugestaltung unterzogen werden, mit der eine nachhaltige Effizienzsteigerung herbeigeführt werden kann.
Als konkretisierte Kernelemente der EU-DLR sind die folgenden Aspekte zu nennen:

• Einheitliche Ansprechpartner (Art. 6 EU-DLR): Die EU-Mitgliedsstaaten sind verpflichtet, einheitliche Ansprechpartner (EA)zu benennen, über die sämtliche Verfahren und Formalitäten, die für die Genehmigung zur Aufnahme der Dienstleistungstätigkeit eines Dienstleistungserbringers erforderlich sind, abgewickelt werden können.
• Elektronische Verfahrensabwicklung (Art. 8 EU-DLR): Die Abwicklung der Verfahren und Formalitäten muss ohne Hürden aus der Ferne und elektronisch durchführbar sein.
• Genehmigungsfiktion nach Fristablauf (Art. 13 Abs. 4 EU-DLR): Ist ein Antrag innerhalb der in Art. 13 Abs. 3 EU-DLR festgelegten Frist nicht beantwortet, so gilt die Genehmigung als erteilt.

Bis zum 28. Dezember 2009 musste die Dienstleistungsrichtline in den Mitgliedstaaten der EU umgesetzt werden. Mit dem PICTURE-Ansatz werden Träger der öffentlichen Verwaltung in die Lage versetzt, die Anforderungen, die an die Vernetzung der Prozess- und IT-Strukturen gestellt werden, zu erfüllen. Durch eine ganzheitliche Auseinandersetzung mit dem derzeitigen Stand der Verfahrensabläufe können Potenziale zur Neuausrichtung und Effizienzsteigerung identifiziert und nachhaltig umgesetzt werden.

Weitere Informationen: Projektbeispiel EU-DLR, Studie PICTURE@DOL