Motivation

Das grundlegende Instrument zur Dokumentation und Analyse von Verwaltungsprozessen ist die Prozessmodellierung. Für industrielle Geschäftsprozesse wurden in den 90er Jahren Methoden zur Prozessmodellierung entwickelt. Diese Methoden sind allerdings als „Universalmethoden“ einzustufen, da sie den strukturellen und ablauforientierten Spezifika der öffentlichen Verwaltung nicht gerecht werden. Die unreflektierte Anwendung dieser Universalmethoden führt zu Problemen bezüglich der Wirtschaftlichkeit derartiger Projekte sowie der Verständlichkeit und Analysierbarkeit der erstellen Prozessmodelle. Diese Probleme werden durch die PICTURE-Methode aufgegriffen, welche speziell für die Anwendung in der öffentlichen Verwaltung entwickelt worden ist.

Mit der PICTURE-Methode wollen wir der öffentlichen Verwaltung ein Werkzeug an die Hand geben, welches sie in die Lage versetzt, die Auseinandersetzung mit Verwaltungsprozessen auf pragmatische Art und Weise zu beginnen und die damit verbundenen Potenziale schnell und effizient ausschöpfen zu können.
Die PICTURE-Methode dient der effizienten Erfassung und Auswertung von Verwaltungsprozessen anhand von standardisierten, vorgefertigten Prozessbausteinen. Sie wurde am European Research Center for Information Systems speziell für die Anwendung in der öffentlichen Verwaltung entwickelt und zeichnet sich durch ihre Anpassbarkeit, Wirtschaftlichkeit und Verständlichkeit im Verwaltungsumfeld aus.

Mit der PICTURE-Methode wird es erstmalig möglich, in großem Maßstab Prozessmodellierung wirtschaftlich durchzuführen und so Transparenz zu schaffen, um den Blick für übergreifende Zusammenhänge zu schärfen.

Funktion und Vorteile der PICTURE-Methode

• Verständlich und spezifisch für die öffentliche Verwaltung
  Zur Prozessbeschreibung werden vordefinierte Prozessbausteine verwendet, welche direkt Begriffe aus dem Verwaltungsalltag verwenden und von den Mitarbeitern direkt verstanden werden können, wie z. B. „Formelle Prüfung“, „Vorgang weiterleiten“ oder „Rückfrage“. Mithilfe dieser Bausteine können die Verwaltungsprozesse nach dem „LEGO-Prinzip“ zusammengesteckt werden. Die Modellerstellung wird hierdurch einfach und verständlich.
• Standardisierung der Prozessbeschreibung
  Durch die Verwendung der Prozessbausteine und die Festlegung der Beschreibungsebenen „Produkt“, „Prozess“ und „Teilprozess“ wird die Prozessbeschreibung nicht nur formell, sondern auch inhaltlich standardisiert. Dies führt zu einer erhöhten Vergleichbarkeit und Analysierbarkeit der Prozessmodelle und somit zur Reduktion von Willkür.
• Mitarbeiterintegration
  Die einheitliche und einfache Beschreibung der Verwaltungsprozesse durch die Bausteine ermöglicht es, dass Leitungsstellen und Mitarbeiter selbstständig ihre Prozesse aufnehmen und mit der PICTURE-Methode dokumentieren können. Hierdurch wird die Integration der Mitarbeiter in das Modernisierungsprojekt direkt unterstützt und die Akzeptanz gefördert. Weiterhin wird hierdurch das Prozesswissen dort aufgenommen, wo es vorliegt.
• Wirtschaftliche Modellerstellung und –analyse
  Durch die im Vorfeld vorgenommene Festlegung der Prozessbausteine wird genau das in den Prozessmodellen abgebildet, was für späteren Analysen benötigt wird. Dies führt dazu, dass der Aufwand für die Erstellung der Prozessmodelle möglichst gering gehalten wird und nicht „aus dem Ruder läuft“.
• Transparente Prozesslandschaft
  Durch die standardisierte Beschreibung und die arbeitsteilige Aufnahme der Prozesse durch die Mitarbeiterintegration können nicht nur vereinzelte Prozesse erfasst und dokumentiert werden, sondern nahezu die gesamte „Prozesslandschaft“. Hierdurch können Abhängigkeiten und Gleichförmigkeiten über die gesamte Verwaltung hinweg identifiziert sowie einheitlich und konsistent verbessert werden. Modernisierungsmaßnahmen greifen somit nicht nur lokal, sondern ämterübergreifend.
• Kontrollierte Flexibilität der Prozessbeschreibung
  Je nach Projektziel oder Rahmenbedingungen einer Verwaltung kann die PICTURE-Methode angepasst werden. So kann z. B. frei gewählt werden, ob Arbeits- und Durchlaufzeiten bei der Analyse relevant sind oder doch eher qualitative Aspekte in den Vordergrund gerückt werden sollen.
• Handlungsanleitung zur Anwendung der Methode
  Die PICTURE-Methode beinhaltet ebenfalls eine prozessorientierte Handlungsanleitung, die auf die öffentliche Verwaltung zugeschnitten ist. Diese kann zur konkreten Projektdefinition, der Planung von Arbeitsschritten und der Rollenverteilung herangezogen und angepasst werden.