Unsere Leistungen unterstützen die wichtigsten Phasen der prozessorientierten Organisationsgestaltung:

Strategische Zieldefinition

Häufig erliegen Organisationen bei der Umsetzung prozessorientierter Modernisierungsprojekte dem sogenannten „Wir fangen schon mal an“-Syndrom. Abläufe werden beschrieben, Informationen erfasst und damit Ressourcen verbraucht, ohne sicherzustellen, dass mit den Analyseergebnissen auch die Fragen der Führungsebene beantwortet werden können.  Im Rahmen von methodisch auf unser Vorgehen abgestimmten Zielworkshops stellen wir sicher, dass die Informationsbedarfe der Projektakteure im Vorfeld identifiziert und damit auch zum Projektende hin befriedigt werden können.

Werkzeuge/Hilfsmittel:

• Erstellung grafischer Ordnungsrahmen zur Festlegung strategischer Schwerpunkte
• Umfangreiche Wissensbasis mit standardisierten Zieldefinitionen und gekoppelten Informationsbedarfen
• Brainstorming-Techniken

Priorisierung von Handlungsfeldern durch Prozessscreening

Da eine öffentliche Verwaltung je nach Ausrichtung und Größe mehrere hundert bis tausend Geschäftsprozesse aufweist, muss diese Komplexität beherrschbar gemacht werden. Um uns ein Bild von der Prozesslandschaft einer Organisation zu machen, setzen wir daher ein Screening ein, welches zur Identifikation und Priorisierung von potenzialträchtigen Prozessen dient.

Werkzeuge/Hilfsmittel:

• Standardisierte und bewährte Definitionen der Grundsatzfrage: „Was ist ein Prozess“
• Prozessregister mit Referenzbeschreibungen und Prozesssteckbriefen von über 1000 Verwaltungsprozessen – sowohl aus fachlichen Bereichen als auch aus Querschnittsbereichen wie Organisation, Haushalt und Personal.

Prozessanalyse

Im Rahmen der Analyse erarbeiten wir die zur Erreichung der Projektziele erforderlichen Inhalte in enger Abstimmung mit unseren Kunden. Insbesondere beim Thema Prozessanalyse legen wir Wert auf einen partizipativen Ansatz. Mitarbeiter an der Basis werden daher auf breiter Ebene in die Arbeiten einbezogen, da sich gezeigt hat, dass viele sinnvolle Verbesserungsvorschläge von diesen selbst kommen. Unser Vorgehen ist auf eine einfache, fachliche Beschreibung von Prozessen in der Fläche ausgelegt und damit ca. 6-8x schneller als andere Erhebungsmethoden. Dadurch minimieren wir den zeitlichen Aufwand und steigern die Akzeptanz der Mitarbeiter.

Werkzeuge/Hilfsmittel:

• Dokumentenanalyse (Produktpläne, Aufgabengliederungspläne etc.)
• Interviews mit strukturiertem Vorgehen und methodisch abgestimmten Leitfäden
• PICTURE-Methode zur einfachen, verständlichen und schnellen Erfassung von Prozessinformationen

Prozessdokumentation

Häufig ist die Schaffung von Transparenz das primäre Ziel von Organisationsbetrachtungen. Wir unterstützen unsere Kunden in diesem Kontext dabei, prozessorientierte Organisationshandbücher zu erstellen, die zum Aufbau von Wissensmanagement, zur Schulung neuer Mitarbeiter oder auch als Basis einer Qualitätsattestierung (EFQM, CAF, ISO 9001) genutzt werden können. Die Komplexität dieser Aufgabe beherrschen wir dabei, indem wir die Dokumentation mit einheitlichen und vergleichbaren fachlichen Beschreibungselementen vornehmen.

Werkzeuge/Hilfsmittel:

• Die PICTURE-Methode zur flächendeckend einheitlichen Beschreibung von Verwaltungsprozessen
• Die PICTURE-Prozessplattform zur einfachen flächendeckenden Nutzbarmachung der Prozessdokumentation im Inter- und Intranet.

Prozessoptimierung

Auf Basis einer systematischen Prozessanalyse lassen sich auf unterschiedliche Arten Verbesserungen durchführen. In einem ersten Schritt erarbeiten wir regelmäßig gemeinsam mit den Mitarbeitern prozessbezogene und prozessübergreifende Verbesserungsvorschläge. Weiterhin erlaubt es die PICTURE-Prozessplattform, prozessübergreifende Auswertungen über den Prozessbestand einer Organisation durchzuführen, um beispielsweise Medienbrüche, unnötige Postwege und organisatorische Brüche zu identifizieren. Ebenso können wir mit Hilfe eines umfangreichen Registers an Referenzprozessen aus anderen Projekten erfolgreiche und bewährte Reorganisationskonzepte für weitere Verwaltungen nutzbar machen.

Werkzeuge/Hilfsmittel:

• Checklisten für häufig auftretende Schwachstellen in Prozessabläufen
• PICTURE-Prozessplattform zur teilautomatisierten Auswertung von Prozessbeschreibungen
• Prozessbenchmarking auf Basis der PICTURE-Methode

Einführung von Prozessverbesserungen

Zur Umsetzung von Verbesserungspotenzialen kommt eine Reihe von Möglichkeiten in Betracht. Einfache Maßnahmen können direkt umgesetzt werden, wohingegen komplexere Maßnahmen eigene Umsetzungsprojekte erfordern. Je nach Fokus betreffen diese organisatorisches Change-Management, technische Softwareauswahl und -einführung oder die normative Gestaltung von Dienstanweisungen und Verordnungen. Wir führen diese Projekte entweder selbst durch oder unterstützen unsere Kunden bei der Identifikation und Beauftragung geeigneter Dienstleister. Dabei führen wir im Vorfeld von Umsetzungsprojekten Wirtschaftlichkeits- und Potenzialanalysen durch und evaluieren im Nachgang den Projekterfolg.

Werkzeuge/Hilfsmittel:

• Scoring-Modelle und Nutzwertanalyse zur Bewertung von Projektalternativen
• Personalbemessung als Basis der Abbildung neuer Organisationsstrukturen
• Methodiken zur Softwareauswahl

Einführung von kontinuierlichem Prozessmanagement

Die nachhaltige Verankerung von Mechanismen im Prozessmanagement ist eine wichtige Herausforderung, um den einmal getätigten Erhebungs- und Analyseaufwand nicht verpuffen zu lassen. Wir identifizieren zu jedem Prozess die notwendigen Rollen wie z. B. den Prozessverantwortlichen und den Prozessmanager und geben Handlungsempfehlungen zu deren Verortung und Ressourcenausstattung.

Werkzeuge/Hilfsmittel:

• PICTURE-Prozessplattform zur Hinterlegung von Rollen und Verantwortlichkeiten
• PICTURE-Prozessplattform als Datenbasis zur kontinuierlichen Fortschreibung der Prozessdokumentation